Welche Systemlandschaft brauchen KMU? – Checkliste

Es gibt viele digitale Tools in der Systemlandschaft von Unternehmen. Doch nicht jedes Unternehmen braucht alle Tools gleichermaßen. Manche Systemlandschaften sind in ihrer Ausgestaltung erst ab einer gewissen Unternehmensgröße sinnvoll. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen stehen vor Herausforderungen, wenn sie ihre Systemlandschaft aufbauen. Welche Software braucht es wirklich? Was ist optional? Wir liefern KMU eine Checkliste, welche Systeme sie auf jeden Fall in ihrer Systemlandschaft haben sollten und worauf bei der Auswahl der System-Architektur zu achten ist.

Digitale Infrastrukturen sind nicht mehr nur das Ding großer Konzerne. Kleine und mittelständische Unternehmen investieren zunehmend in die digitale Systemlandschaft und Integration neuer Tools. Verschiedene Unternehmensaufgaben stehen dabei weit oben auf der Digitalisierungsagenda. Bei mehr als der Hälfte der KMU liegt die Priorität auf der Digitalisierung des Kontakts zu Kund:innen und Zulieferern, wie eine Umfrage zur Digitalisierung im deutschen Mittelstand zeigt. Aber auch die Verknüpfung zwischen der IT-Infrastruktur verschiedener Funktionsbereiche und digitale Marketing- und Vertriebskonzepte sind wichtige Digitalisierungspunkte für eine bessere Organisation und mehr Sicherheit in Unternehmen.

Herausforderung bei der Architektur der Systemlandschaft

KMU wollen – und müssen – ihre Prozesse mehr digitalisieren, um weiterhin erfolgreich zu bleiben. Informationen müssen verwertbarer werden, Kund:innen auf immer mehr Kanälen angesprochen werden. Hinzu kommt: Teams unterschiedlicher Abteilungen brauchen zunehmend Tools, die abteilungsübergreifend Daten zur Verfügung stellen. Silo-Denken im jeweiligen Team schränkt die Nutzung von Big Data und damit die Schaffung einer optimalen Customer Experience für Kund:innen ein.

Die größte Herausforderung, gerade für KMU, ist es jedoch, die geeignete Systemlandschaft aufzubauen. Denn die Anforderungen sind groß: Vernetzung von Daten und verschiedenen Absatzkanälen, Berücksichtigung einer Vielzahl an Ausspielungskanälen, die Kompatibilität verschiedener Tools. Das sind nur einige wenige Aspekte. Darüber hinaus ist die Auswahl geeigneter Tools durch die Vielfalt von Anbietern zusätzlich erschwert. Und abgesehen davon ist nicht jedes grundsätzlich mögliche Tool einer Systemlandschaft für KMU notwendig.

Damit KMU die passende Systemlandschaft für ihr Business zusammenstellen können, gibt es drei Säulen, die ihnen bei der Auswahl von Technologien und Software helfen. Denn die Systemlandschaft des Unternehmens muss drei Komponenten richtig miteinander verzahnen. Wir zeigen Dir, welche Komponenten das sind und welche notwendigen Technologien für Deine Systemlandschaft sich daraus ergeben.

Menschen, Daten und Kanäle: Die drei Säulen des Tool Stacks

Damit Marketing Teams Kund:innen bestmöglich erreichen, heißt es, die Komponenten Mensch, Daten und relevante Touchpoints miteinander zu verknüpfen. Und zwar so, dass diese smart genutzt werden können, um Kund:innen entlang der gesamten Customer Journey mit passgenauen Inhalten zu versorgen. Die Systemlandschaft sollte es Unternehmen ermöglichen:

1. Die mit Content bespielten Kanäle nach der Zielgruppe – dem Faktor „Mensch“ – auszurichten. Das macht heute eine gute Customer Experience aus: Kund:innen müssen sich nicht mehr nach den Content-Kanälen richten. Die relevanten Touchpoints werden von ihnen bestimmt. Unternehmen brauchen die Möglichkeit, Inhalte dann genau auf diesen Kanälen bereitzustellen.
2. Daten und Kanäle miteinander nahtlos zu vernetzen. Ziel ist es, Big Data aus unterschiedlichen Tools und Systemen des Tech Stacks zusammenzuführen und zentral für alle relevanten Mitarbeiter:innen des Unternehmens zugänglich zu machen.
3. Data-based Entscheidungen zu treffen. Erst wenn Daten flächendeckend im Unternehmen verfügbar gemacht werden, können Führungskräfte datenbasierte Maßnahmen ergreifen. So wird Marketing deutlich besser von soliden Grundlage aus umgesetzt.

Auf Basis dieser drei Säulen gilt es, die passenden Systeme und Tools in der Systemlandschaft zu definieren. Natürlich richten sich die benötigten Lösungen nach dem Business-Schwerpunkt und den Gegebenheiten in den jeweiligen KMU. Es gibt aber Technologien, ohne die kein KMU mehr auskommt, wenn das Marketing den heutigen Anforderungen gerecht werden soll.

Der optimale Technologie Stack für KMU – diese Tools und Systeme solltest Du haben

Datenverwaltung

Der Aspekt der Datenverwaltung ist einer der wichtigsten für KMU. Wie gesagt: Informationen müssen so zentral wie möglich für alle Beteiligten zugänglich gemacht werden (Single Source of Truth). Daher sollten KMU für die Datenverwaltung vor allem folgende Systeme implementieren:

1. Master Data Management (MDM) 

Über das MDM System können KMU alle relevanten Stammdaten zentral speichern und verwalten. Händische Verwaltung in verschiedenen Abteilungen, Dubletten, fehlende Informationen & Co. werden so vermieden.

2. Digital Asset Management (DAM) 

In jedem Unternehmen gibt es unzählige Daten für digitale Inhalte auf Websites, in Onlineshops, etc. Ein Digital Asset Management System bündelt, speichert und verwaltet digitale Inhalte und Mediendateien. Auch diese Systeme fungieren als Single Source of Truth im Unternehmen. Der Vorteil eines DAM Systems gegenüber einem MAM (Media Asset Management): Es berücksichtigt deutlich mehr Dateiformate.

3. Product Information Management (PIM)

KMU, die im E-Commerce tätig sind, sollten auf jeden Fall auf ein PIM System für die zentrale Speicherung, Verwaltung und Ausspielung von Produktinformationen zurückgreifen. PIM Systeme erleichtern die einheitliche Ausgabe von Produktinformationen auf den unterschiedlichsten Kanälen. Mehr zum PIM System erfahren Sie in unserem Fokus-Beitrag.

Content-Ausspielung

Content Marketing ist essenzieller Bestandteil für alle Unternehmen. Entsprechend gehört ein Content Management System (CMS) zur wichtigsten Komponente des Technologie Stacks. Mit dem CMS verwalten KMU verschiedene Inhalte und Medien für die digitalen Touchpoints der Kund:innen. In unserem Marktüberblick werden haben wir 24 Enterprise Content Management Systeme miteinander verglichen. Du brauchst Unterstützung bei der Auswahl? Unsere Checkliste zur CMS Auswahl liefert Dir wichtige Tipps.

Verkauf und Information

1. E-Commerce-Shopsysteme

Ist Dein Unternehmen im E-Commerce tätig, solltest Du selbstredend ein maßgeschneidertes E-Commerce-Shopsystem für Deinen Onlineshop in die Systemlandschaft integrieren. Eine geeignete Plattform automatisiert den kompletten Bestellprozess. Von der Suche Deiner Kund:innen bis zum Checkout und dem Mail-Verkehr nach Bestelleingang. Worauf Du bei dem Onlineshop-Konzept und der Auswahl des E-Commerce-Systems achten solltest, haben wir in einer Checkliste für Dich detailliert zusammengefasst.

2. Intelligente Suchfunktion: (Enterprise) Search-Lösungen

Nichts ist nervenaufreibender, als eine ewig lange Suche nach Informationen auf einer Website oder in einem Onlineshop. Auch für KMU sind daher intelligente und inhaltsorientierte Suchfunktionen (Search) für Website und Onlineshop ein Muss. Sie unterstützen User:innen und Kund:innen dabei, schnell Inhalte oder Produkte zu finden.

Aber nicht nur User:innen und Kund:innen suchen nach Informationen. Selbiges gilt auch für Mitarbeiter:innen im Intranet. Daher sollten KMU genauso wie große Konzerne eine intelligente, inhaltsorientierte Suchfunktion ebenso im Intranet implementieren (Enterprise Search).

Kundenkontakt

1. Customer Relationship Management (CRM) Systeme

Alternativlos für einen reibungslosen, digitalen Kundenkontakt sind Customer Relationship Management (CRM) Systeme. CRM Systeme unterstützen KMU dabei, den Kundenkontakt nahtlos und zentral zu dokumentieren, Umsätze zu prognostizieren und die Kundenbindung insgesamt zu stärken. Warum auch KMU ein CRM System in ihren Tech Stack einbinden sollten, erfährst Du in unserem Whitepaper „CRM Software in der Praxis„. Darüber hinaus bieten wir Dir eine Übersicht von 20 Enterprise CRM Systemen in unserem CRM Vergleich.

2. Newsletter-Tool für den regelmäßigen Mail-Kontakt

Der Newsletter sollte auf keinen Fall unterschätzt werden. Er ist Türöffner für den Vertrieb und stellt regelmäßig Kontakt zum Kunden her. Gerade für KMU können Newsletter daher einen entscheidenden Unterschied machen, da der Kundenstamm meist kleiner und exklusiver ist. Unternehmen sollten also unbedingt ein geeignetes Newsletter-Tool für die Kundenansprache verwenden. Im besten Fall umfasst das Newsletter-Tool Planung, Steuerung, Erstellung und Datenverwaltung in einer Umgebung. Am besten ist es, wenn das Newsletter-Tool sich zudem direkt mit dem CRM System verknüpfen lässt.

Ressourcenplanung

Ressourcen über Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme sind ebenfalls für KMU relevant. Sie helfen dabei, alle vorhandenen Ressourcen im Unternehmen im Blick zu halten. Seien es personelle Ressourcen oder Betriebsmittel, Materialien, etc. In unserem Marktüberblick ERP-Systeme haben wir für Dich 41 Lösungen gegenüber gestellt, damit Du schnell und einfach die richtige Software findest.

3 Tipps für die Auswahl der Tools und Systeme

Für KMU sind es somit – sofern auch im E-Commerce tätig – neun wichtige Technologien im Tech Stach, die in die Systemlandschaft eingebettet werden sollten. Doch wie lassen sich diese Systeme am besten bei der Vielzahl der Anbieter auswählen? Neben unseren Marktüberblicken können Dir diese 3 Tipps dabei helfen, Deinen Technologie Stack zukunftsfähig aufzubauen:

1. Anforderungen Deines Unternehmens an die einzelnen Tools

Es klingt banal, auf einen Anforderungskatalog zu pochen. Doch allzu oft werden Komplett-Lösungen implementiert, von deren Funktionen am Ende tatsächlich nur ein Bruchteil benötigt wird. Unser Tipp daher: Halte detailliert fest, welchen Funktionsumfang und welche Eigenschaften ein System konkret für Dein Unternehmen haben muss. Soll es zum Beispiel sehr flexibel sein, sodass eigene Entwickler Anpassungen vornehmen können? Brauchen Sie wirklich 10 Sprachen, die das CMS oder PIM System abdecken muss oder reichen beispielsweise Deutsch und Englisch aus?

2. Kompatibilität zwischen einzelnen System-Komponenten

In vielen Bereichen wird der Best-of-Breed-Ansatz immer wichtiger. Damit muss aber auch die Kompatibilität der einzelnen Tools in der Systemlandschaft gewährleistet werden. Deswegen solltest Du hier ein besonderes Augenmerk drauf richten. Wir sagten es bereits: Vernetzte Daten sind die Zukunft – auch für KMU. Schau daher, dass Deine Systeme miteinander harmonieren. Wenn Du eigene Entwickler hast, können diese meist zusätzliche Schnittstellen (APIs) schaffen, sofern die Lösungen eine offene Systemstruktur aufweisen. Hol Dir wenn nötig frühzeitig Expert:innen für Programmiersprachen hinzu und klär gemeinsam mit ihnen, ob und wie sich die einzelnen Systeme harmonisieren lassen, bevor Du einzelne Tools wahllos aussuchst.

3. Tools auch mitarbeiterorientiert auswählen

Dir bringen weder Systeme etwas, die sich nicht richtig miteinander vernetzen lassen, noch Tools, die Deine Mitarbeiter:innen nicht richtig nutzen können. Beziehe daher relevante Mitarbeiter:innen bzw. Abteilungsleiter:innen in die Auswahl der Tools mit ein. Das Change Management nimmt einen erheblichen Einfluss auf die erfolgreiche Digitalisierung Deines Unternehmens.

Fazit

Der richtige Technologie Stack hängt natürlich immer vom jeweiligen KMU ab. Gerade, was die Spezifikationen der einzelnen Lösungen und Tools anbelangt. Allerdings sollten KMU, die die Digitalisierung ihres Business ernsthaft vorantreiben wollen, die genannten Tech Stack-Komponenten berücksichtigen. Denn sie bilden das Grundgerüst für ein solides und digital zukunftsfähiges Geschäft.