HR-Prozesse – Willkommen im Mitarbeiterportal

Das klassische Intranet in dem Informationen bereitgestellt werden, wird vom interaktiven Mitarbeiterportal abgelöst. Dort gibt es Funktionen, die eine muntere Unterhaltung über Chats und Messengers erlauben, das Kommentieren und Bewerten von Inhalten, das Mitdenken der Kollegen beleben und Wissen ins Wikis speichern. Mitarbeiter können in ihrem Unternehmen digital und ohne Medienbrüche zusammenarbeiten.

Auf der Bildschirmoberfläche sind Icons vorhanden, über die sie ihre benötigten Anwendungen erreichen.

Über den täglichen Windows-Login ist der Mitarbeiter bekannt und kann ohne zusätzliche Anmeldung ins Mitarbeiterportal einsteigen. Der Zugriff auf alle relevanten Informationen und Anwendungen ist damit gegeben.

Es ist nichts Neues, dass Betriebsabläufe durch das Digitalisieren vereinfacht werden und zwar im Vertrieb genauso wie in der Produktion und vermehrt im Personalwesen. Auch die Personalabteilung möchte mit ihren Anliegen und Daten ganz dicht am Mitarbeiter sein.

Zunächst sollen Mitarbeiter Zugriff zu ihren persönlichen Daten wie Bankverbindung, Foto und Wohnadresse erhalten und diese selbst verwalten können. Zudem werden Änderungen, die ein Mitarbeiter vornimmt, erst dann für alle Berechtigten sichtbar, sobald der zuständige Personalmanager diese auch freigegeben hat. Bis dahin sind die Informationen nur für den Mitarbeiter selbst einsehbar.

Zusätzlich werden im Mitarbeiterportal die Profile der Mitarbeiter verwaltet. Schulabschlüsse, Akademischer Grad, Hard- und Soft- Skills, Projekterfahrungen und weitere Qualifikationen werden dort gepflegt. HR und Vorgesetzte haben so einen aktuellen Einblick über die Talente ihrer Mitarbeiter und erkennen, in welchen Bereichen diese gewinnbringend eingesetzt werden können oder wo noch Entwicklungsbedarf besteht. Außerdem vereinfacht eine Suche im Mitarbeiterportal die interne Stellenbesetzung und die Teambildung für geplante Aufgaben. Grundvoraussetzung ist, dass Mitarbeiterprofile aktuell sind und die berufliche Entwicklung stets auf den neuesten Stand gebracht wird. Wissen bleibt somit nicht verborgen, sondern wird für alle transparent.

Willkommen an Bord

„Guten Tag sind Sie der Neue? Ich glaube dahinten ist ihr Büro und ihr Arbeitsplatz. Guten Start wünsche ich“. Damit ist die strukturierte Einarbeitung von Kollegen erst einmal beendet. Doch was soll jetzt folgen? Wer macht weiter und welche Themen sind wichtig? Wo sind die Informationen für den Onboarding-Prozess der einzelnen Stellen? Was nun folgt, ist für Konzerne ein standardisierter Prozess, doch Kleinunternehmen und Mittelständler haben häufig keine festen Abläufe, um neue Mitarbeiter im Unternehmen willkommen zu heißen. Es soll schon vorgekommen sein, dass Neulinge sich ihren Stuhl selber aus dem Lager holen mussten und alleine zum Mittagessen gegangen sind. Abhilfe von diesem Desaster schaffen Onboarding-Regeln für den ersten Arbeitstag, die im Mitarbeiterportal veröffentlicht sind. Sind sie vereinheitlicht, können sie einfach vom Vorgesetzen und den direkten Kollegen umgesetzt werden.

Analoge Reisekostenabrechnung ade

Reisekostenabrechnungen und Urlaubsanträge stehen an erster Stelle, wenn die Personalabteilung ihre Prozesse digitalisiert. Ein Freigabeprozess für die Anträge ist im Mitarbeiterportal oder im HR-System zu hinterlegen. Standard ist das vier-Augen-Prinzip. Oft sind aber auch mehrere Personen am Prozess beteiligt. In der Regel läuft die Verwaltung der Urlaubsdaten und die Abrechnungslogik für die Reisekostenabrechnung im HR-System. Den Mitarbeitern werden Antragsformulare im Mitarbeiterportal bereitgestellt und die Daten werden zwischen den Systemen ausgetauscht und synchronisiert. Die technische Umsetzung macht in den Unternehmen keine Probleme, doch müssen die Prozesse verändert werden und alle Mitarbeiter dürfen keine Scheu haben, die digitalen Wege mitzugehen.

Einfach praktisch – Ressourcenkalender im Intranet

Einen Ressourcenkalender für die Verwaltung von z.B. Schulungsräumen, technischen Ausstattungen oder KFZ-Pools in einem Mitarbeiterportal aufzurufen, ist eine erhebliche Vereinfachung der Ressourcen-Reservierungen. Jeder Mitarbeiter hat standortunabhängig Blick auf buchbares Equipment. Zusätzlich werden Termine, aus dem persönlichen Outlook-Kalender angezeigt und synchronisiert. Denn wer sich im Mitarbeiterportal eingeloggt hat, möchte den Ressourcenkalender auch dort pflegen und nicht zwischen verschiedenen Anwendungen hin und her hüpfen.

Ein Ressourcenkalender kann auch das Angebot von Weiterbildungsmaßnahmen für alle Mitarbeiter beinhalten. Hier helfen Voreinstellungen und eine Konfiguration des Kalenders, damit jeder Mitarbeiter nur für ihn relevante Seminare angezeigt bekommt. Eine personalisierte Sicht auf den Kalender ist technisch gut umzusetzen.

eLearning und Weiterbildung über das Intranet

Mitarbeiterportale, die auf Portalsystemen wie Liferay basieren, haben eine offene Infrastruktur, die es ermöglicht, mit eLearning-Systemen zu „sprechen“.

eLearning-Anwendungen bieten eine geschlossene Schulungsumgebung mit Online-Lektionen für Übungs- und Schulungsleiter. Ob sich das Lernziel auf Fachliches oder Softskills konzentriert, eLearning Systeme verfolgen und speichern alle Lernerfahrungen der Mitarbeiter. Sind alle Lernerfahrungen gesammelt, können die Verantwortlichen der Personalabteilung oder auch die Vorgesetzten leicht Lernlücken identifizieren und Verbesserungen quantifizieren.

Im Mitarbeiterportal können die sich daraus abgeleiteten Entwicklungspfade, Weiterbildungs- und Bewertungsziele dargestellt werden. Der Prozess wird mit allen Beteiligten abgebildet. Der Mitarbeiter wird direkt eingebunden und hat Zugriff auf die ihn betreffenden Gesprächsprotokolle und Lernstände. Aus dieser Perspektive kann er seine Ziele betrachten und daran arbeiten. Alle Stakeholder des Weiterbildungsprozesses erhalten Rollen und Rechte, damit der Weiterbildungsprozess nur von berechtigten Personen betrachtet werden kann. Wer im Prozess nicht eingebunden ist hat keinen direkten Zugriff auf die Mitarbeiterdaten. Über einen Workflow wird der Lern- oder Bewertungsprozess gesteuert. Außerdem können, wenn gewünscht, die Mitarbeiter per Email auf offene Tätigkeiten hingewiesen werden.

Weitere getroffene Vereinbarungen sind in einem Formular festzuhalten und werden in einem persönlichen digitalen Postfach abgelegt. Freigabeprozesse und Workflows sind für alle Prozesse sinnvoll. Lernstandkontrolle oder Zielerfüllung werden so gesteuert. Selbständiges und zeit- bzw. ortunabhängiges Lernen wird unterstützt. Darum werden zentral in einem Downloadcenter die Weiterbildungsdokumente mit freiem Zugriff veröffentlicht.

Immer beliebter für den schnellen Wissenstransfer werden animierte Lernvideos. Ein bisschen Humor kommt gut an, denn Lernen macht Spaß.

Gehaltsabrechnung in den persönlichen Posteingangskorb

Höchst brisant sind die Daten in einer Gehaltsabrechnung. Sicher verschlüsselt und zum Beispiel in einem PDF-Format verpackt, wandert sie aus dem HR-System (Payroll) in den persönlichen Posteingangskorb der Mitarbeiter im Portal. Der analoge Papierweg ist damit überflüssig.

„Single Point of Entry“ für Personalprozesse

Ein Single Sign–on (das den Zugriff auf verschiedene Applikationen nach einmaliger Authentifizierung am Portal ermöglicht) spart Zeit und steigert die Mitarbeiterzufriedenheit. Über seinen Browser hat der Nutzer einen zentralen Zugang zu allen für ihn wichtigen Anwendungen. Denn im Portal sind die geschäftsrelevanten Anwendungen, zum Beispiel HR, ERP, CRM, BI etc. integriert. Schnittstellen und Web-Services ermöglichen eine sichere Synchronisation von Daten zwischen Portalwelt und Anwendungen. Über Prozesse werden die einzelnen Elemente orchestriert. Nutzt das Personalwesen diese Techniken und passt ihre Prozesse daraufhin an, so leistet sie einen großen Beitrag auf dem Weg zum digitalen Arbeitsplatz. Eine Voraussetzung für die Agilität von Unternehmen im Bereich der HR-Prozesse.

Pin Pong Partner – Liferay

Liferay Portal, ein Open Source Portalsystem, eignet sich in Unternehmen als mitarbeiter- und prozessorientiertes Enterprise Portal. Die lizenzkostenfreie Open Source Software beeindruckt durch ihre Vielzahl an Funktionen und ihre hervorragende Software-Architektur. Liferay ist eine Software, mit der Unternehmen aller Größenordnungen für ihr Intranet bzw. Mitarbeiterportal ein durchgängiges digitales Erlebnis gestalten können. Es ist der ideale Ping Pong Partner, um Daten mit den HR-Systemen auszutauschen, zu synchronisieren und anzuzeigen. Definierte Freigabeprozesse und das Rollen- und Rechtekonzept geben den HR-Anforderung den Spin zum Erfolg.