Grafiker Briefing: Diese Informationen sollten enthalten sein

Der Kreativität freien Lauf zu lassen sorgt für neue Ideen. Und dennoch ist es für viele Projekte nötig, einen Rahmen vorzugeben. Vor allem dann, wenn ein festgesetztes Ergebnis erzielt werden soll. So etwa bei Grafiken und Bildern. Doch wie sollte das Grafiker Briefing aussehen, damit die Grafikerin oder der Grafiker alle wichtigen Informationen für ein Projekt erhält? Wir zeigen Dir, welche Inhalte ein Grafiker Briefing abdecken sollte und wie Du auch KI-Programme bei der Erstellung von Bildern briefen kannst.

In unserer Reihe „Briefings“ haben wir uns bereits mit verschiedenen Briefing-Arten wie dem Briefing von PR Agenturen (inklusive Vorlage zum Download), dem Content Briefing und den Inhalten für ein Website Briefing beschäftigt. Alle diese Briefings haben eines gemeinsam: Je mehr Informationen sie beinhalten, desto einfacher ist es für PR Agenturen, Content Creator und Webdesigner:innen, die Wünsche und Anforderungen von Unternehmen richtig umzusetzen. Das gilt auch für Grafiken. Das Grafiker Briefing stellt dabei oftmals eine Herausforderung dar. Denn ein Design unterliegt einer sehr subjektiven Bewertung. Gut, wenn dann ein detailliertes Design Briefing vorliegt, das einen genauen Rahmen für die Umsetzung des Bildes liefert.

Grafik Briefings in Zeiten von künstlicher Intelligenz

Je nachdem, wofür Du eine Grafik, ein Design oder ein anderes Bild benötigst, fragst Du Dich vielleicht, ob Du diese Aufgabe überhaupt an eine Grafikerin oder einen Grafiker abgeben solltest. Denn heutzutage wird es immer einfacher und schneller, Bilder per KI zu erstellen. Mit den richtigen Prompts kann man innerhalb von Sekunden Bilder erstellen lassen und über Motive, Farben und selbst kleine Details entscheiden. Selbst in bereits erstellten Bildern kannst Du mittlerweile weiter prompten und einzelne Details verändern oder mit dem neuen Sora Programm von OpenAI professionelle Videos generieren. In unseren Beiträgen zu Bild-KI Programmen verraten wir Dir deshalb wichtige Tipps und Beispiel-Prompts für die erfolgreiche Bildgeneration, ob Chat GPT oder Midourney besser für Dich geeignet ist und ob Du KI-Inhalte kennzeichnen musst.

Doch auch wenn die KI neue Wege eröffnet und wichtige Ressourcen einsparen kann – sie hat ihre Grenzen und kann professionelle Grafiker:innen nicht ersetzen. So sind KI-Inhalte oft noch leicht zu erkennen, weisen Fehler auf oder sind einfach nicht genau das, was man sich beim prompten vorgestellt hat. Auch mit der Kreativität und Erfahrung von Grafiker:innen kann die KI oft noch nicht mithalten. Der größte Vorteil aber ist wohl, dass Grafiker:innen Menschen sind, denen Du Dein Konzept und Deine Ideen näherbringen kannst und mit denen Du Dich über Anpassungen und Änderungen ganz leicht austauschen kannst, bis das ideale Ergebnis erreicht ist. Und damit das  zuverlässig klappt, erklären wir Dir im Folgenden, wie Du Grafiker:innen briefst.

Grafiker Briefing: Ausgangslage bestimmt den Detailgrad

Der Inhalt eines Grafik bzw. Design Briefings hängt unter anderem davon ab, wie gut sich Grafiker:in und beauftragendes Unternehmen bereits kennen. Gerade bei einer Neubeauftragung ist der Detailgrad des Briefings wesentlich höher, da Informationen zum Unternehmen und Corporate Design (Logo, Farbwelt, Bildwelt, etc.) mit aufgenommen werden müssen. Besteht die Unternehmensbeziehung zwischen Grafiker:in und Auftraggeber dagegen schon länger – und haben sich das Corporate Design oder die Ansprechpartner:innen und Kontaktdaten im Marketing-Team in der Zwischenzeit nicht geändert – fallen allgemeine Informationen in der Regel weg. Das gilt ebenso für eine detaillierte Beschreibung des Unternehmens.

Gehen wir davon aus, dass es sich um ein erstmaliges Briefing für eine Grafik handelt, lässt sich dieses in neun Inhalte einteilen:

1. Allgemeine Informationen für die Zusammenarbeit
2. Beschreibung des Unternehmens
3. Produktbeschreibung
4. Detailinformationen zum Medium, das erstellt werden soll (z.B. Bild, Grafik, Broschüre, Plakat, etc.)
5. Gestaltungsrichtlinien
6. Format, Größe und Auflage
7. Druckerei
8. Zeitplan
9. Budget

Im Folgenden geben wir eine Übersicht, welche Angaben in welchem der Abschnitte auf jeden Fall gemacht werden sollten.

Wichtige Angaben im Grafiker Briefing

Rahmenangaben rund um das Unternehmen

Für eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Grafiker:in und Unternehmen sollte ersterer bzw. erstere genaue Informationen zum Unternehmen und den vertriebenen Produkten bzw. Dienstleistungen haben, die für das jeweilige Projekt relevant sind. Zu den zentralen Unternehmensangaben zählen dabei etwa:

• Name des Unternehmens
• Name der Ansprechpartner:innen sowie deren Kontaktdaten
• Anschrift des Unternehmens sowie allgemeine Kontaktdaten
• Angaben zur Branchenzugehörigkeit, Region der Unternehmenstätigkeit, zentralen Wettbewerbern und zum eigenen USP
• Informationen zur Zielgruppe des Unternehmens
• Angaben zu den Kernbotschaften, die durch Grafiken, etc. nach außen transportiert werden sollen

Bei Broschüren oder Grafiken, die sich direkt auf Produkte bzw. Dienstleistungen beziehen, solltest Du außerdem Details zu diesen liefern. Hier einige Fragen, die es zu beantworten gilt:

• Welches Produkt/ welche Dienstleistung wird vertrieben?
• Gibt es einen Slogan bzw. Claim für das Produkt/ die Dienstleistung?
• Was sind die Vorteile des Produkts/ der Dienstleistung?

Diese Informationen liefern Grafiker:innen eine Vorstellung vom Produkt oder der Dienstleistung und helfen dabei, diese grafisch widerzuspiegeln – etwa durch passendes Bildmaterial in den Broschüren.

Details zum Medium

Grafiker:innen gestalten natürlich nicht nur einzelne Bilder oder Informationsgrafiken, sondern ebenso Plakate, Broschüren und anderes Print- sowie Onlinematerial. Daher sind Angaben zum gewünschten Medium zwingend erforderlich. Das betrifft mehrere Aspekte. Einerseits sollte das Grafiker bzw. Design Briefing vermitteln, welches Medium (Broschüre, Infografik, Plakat, Banner, etc.) zu erstellen ist. Andererseits unterstützen diese Angaben die konkrete Umsetzung:

• Welches Ziel hat das Medium bzw. aus welchem Grund wird das Medium (potenziellen) Kund:innen zur Verfügung gestellt?
• Liegen bereits Ideen für die Gestaltung vor und wenn ja, wie sehen diese aus?
• Ist Bildmaterial zu recherchieren? Wenn ja: Gibt es bestimmte Bildwelten, in denen die Grafikerin oder der Grafiker sich bewegen sollte?

Darüber hinaus solltest Du angeben:

• Welche Größe das Medium haben soll;
• Welches Format für das Medium vorgesehen ist (Hochformat, Querformat, etc.);
• Im Fall einer Broschüre: wie viele Seiten diese haben soll;
• Ob es sich um ein Print-Medium, digitales Medium oder eine Print- sowie Digitalversion handeln soll.

Sind diese Fragen zum Medium geklärt, braucht die/ der Grafiker:in noch Informationen zum Corporate Design:

• Liegt ein Styleguide vor? – In diesem Fall wird die Umsetzung sichtlich vereinfacht, denn im Styleguide sind die wesentlichen Gestaltungsrichtlinien enthalten.
• Liegt kein Styleguide vor, solltest Du der / dem Designer:in folgende Angaben liefern: Welche Farben und Schriften dürfen oder sollen genutzt werden bzw. dürfen nicht verwendet werden? Wie ist das Logo des Unternehmens zu verwenden? Welche Richtlinien gibt es zur Unterscheidung von Überschriften verschiedener Ordnung (H1, H2, H3, etc.)?

Denke daran: Beim Grafiker Briefing sehr genau zu sein, vereinfacht es der Grafikerin bzw. dem Grafiker, die Vorgaben und Wünsche schon beim ersten Entwurf zu erfüllen. So sparst Du Zeit und Kosten in der Korrekturschleife.

Zeitplan, Budget, Druckerei und sonstige Informationen

Der Inhalt des Grafiker Briefings setzt sich aber nicht nur aus Details zum Medium und Informationen zum Unternehmen zusammen. Zum organisatorischen Teil gehören auch Angaben zum Zeitplan, Budget und ggf. zur Druckerei, die das fertige Medium im Print-Format umsetzt. Stelle sicher, dass Du die Zeit zur Umsetzung des Projekts genau definierst. Die Zeit für Abstimmungen, Korrekturschleifen, Finalisierung und eventuell für den Druck des Projekts sollten allesamt für die / den Designer:in einfach ersichtlich sein. So vermeidest Du mögliche Verzögerungen in der Fertigung.

Ebenso ist natürlich das Budget ein wichtiges Thema. Idealerweise setzt Du bereits bei der Budgetplanung im Marketing einen Rahmen, wie hoch die finanziellen Ressourcen für Design- und Grafik-Aufträge sind. Besser noch ist ein fixes Budget für jeden einzelnen Design-Auftrag. Und damit dieses Budget am Ende auch nicht überschritten wird, ist dann letztlich das Grafiker Briefing enorm wichtig, um wenig Korrekturschleifen zu haben – und dadurch den Budgetrahmen einzuhalten.

Sind Plakate, Broschüren oder andere kreative Layout-Projekte als Print-Medien geplant, stellt sich noch die Frage nach der Druckerei. Hast Du bereits eine Druckerei, bei der das Medium gedruckt werden soll, gib diese ebenfalls im Grafiker Briefing an. Neben der Angabe der Druckerei solltest Du ggf. auch schon bekannte Ansprechpartner:innen dort benennen und, sofern aus vergangenen Projekten bekannt, wichtige Daten rund um den Druck angeben. Die Arbeit Deiner Grafik- und Design-Partner:innen wird auf jeden Fall einfacher, wenn Du ihnen auch hier detaillierte Informationen liefern kannst. Muss stattdessen noch eine Druckerei gefunden werden, kannst Du Deine Grafikerin oder Deinen Grafiker auch bei der Suche nach einem geeigneten Anbieter hinzuziehen. Gib dann im Briefing an, welche Rahmenbedingungen (Budget, Auslieferungsdatum, etc.) erfüllt sein müssen.

Alles, was bis dahin nicht im Grafiker Briefing erwähnt wurde, Du aber dennoch als wichtig erachtest, kannst Du unter dem Punkt „Sonstiges“ anführen.

Datenaustausch reibungslos ermöglichen: DAM-Systeme für die Zusammenarbeit mit Grafiker:innen

Die Zusammenarbeit mit Grafiker:innen und Designer:innen erfordert in der Regel nicht nur ein detailliertes Briefing für das jeweilige Projekt, sondern auch einen schnellen und reibungslosen Datenaustausch. Der Austausch sehr großer Dateien ist dabei keine Seltenheit. Eine Möglichkeit, Bild- und andere Grafik-Dateien problemlos auszutauschen und auf dem aktuellen Stand für alle Beteiligten zu halten, sind Digital Asset Management (DAM)-Systeme. Sie sind ein zentraler Speicher- und Distributionsort für alle im Unternehmen vorhandenen digitalen Assets, zu denen Bilder, Grafiken, aber auch andere Online-Dokumente wie Broschüren gehören. Wir zeigen Dir in unserem Artikel, wie Du mit einem DAM-System professionell Fotos und Videos verwaltest. Du möchtest noch mehr zu DAM erfahren? Dann lade Dir unser kostenfreies Whitepaper Digital Asset Management herunter. Darüber hinaus haben wir für Dich in einem Marktüberblick 31 DAM-Anbieter gegenübergestellt.

Fazit

Ein Grafiker Briefing ist, wie jedes Briefing, ein wichtiges Dokument, um die Zusammenarbeit mit Dienstleistern (in diesem Fall Grafiker:innen und Designer:innen) zu vereinfachen. Es sollte elementare Details liefern, mit denen die Grafikerin oder der Grafiker das Projekt bereits im ersten Entwurf so nahe wie möglich an den Vorstellungen des Unternehmens umsetzen kann. Wer seiner Grafikerin oder seinem Grafiker ein detailliertes Briefing an die Hand gibt, kann so am Ende Zeit und Kosten effektiv einsparen. Und nicht zuletzt wird die Zusammenarbeit durch das Briefing insgesamt angenehmer, da die Grafiker:innen von Anfang an die Anforderungen des Unternehmens kennen – unangenehme Überraschungen lassen sich somit besser vermeiden.