Automatisierte Begrüßungs-E-Mail: 7 Tipps für Willkommens-Kampagne im E-Mail Marketing

Melden sich Kund:innen zu Ihrem Newsletter an, ist das der Beginn Ihrer Kundenbeziehung. Umso wichtiger ist dabei der erste Eindruck. Anstatt nur den gesetzlich notwendigen Double Opt-In, sollten Sie daher auch eine automatisierte Begrüßungs-E-Mail versenden, die Ihren Kund:innen Lust auf mehr macht. Wir haben einige Tipps für Sie, wie Sie die Willkommens-Kampagne im E-Mail Marketing nicht nur interessant, sondern auch personalisiert gestalten können.

Kennen Sie das: Sie treffen jemanden das erste Mal und innerhalb weniger Sekunden verfestigt er sich – der erste Eindruck. Und diesen wieder zu revidieren, ist gar nicht so einfach. Genauso ist es auch im E-Mail Marketing mit der automatisierten Begrüßungs-E-Mail, nachdem sich Ihre Kund:innen zum Newsletter angemeldet haben. Allerdings: Bei der persönlichen Begegnung bildet sich der erste Eindruck aus drei Faktoren:

1. dem Inhalt, also das, was jemand sagt,
2. der Stimme und damit, wie jemand etwas sagt und
3. der Körpersprache, also Mimik, Gestik und Körperhaltung des Sprechenden

Im E-Mail Marketing greifen Sie dagegen nur auf die ersten beiden Faktoren zurück: Inhalt und – im Fall der E-Mail – sprachliche und visuelle Ausgestaltung der Inhalte (Text und Bild). Dabei wirkt die Körpersprache Experten zufolge in den ersten sieben Sekunden des ersten Eindrucks zu 55 Prozent auf das Gesamtbild ein. Im E-Mail Marketing ist dieser „Verlust“ des stark gewichteten Faktors durch die beiden anderen aufzufangen.

Sie sehen: Wie Sie die automatisierte Begrüßungs-E-Mail gestalten, ist damit entscheidend für den ersten Eindruck und somit auch den Beginn der Kundenbeziehung. Aus diesem Grund haben wir uns genauer mit einer optimalen, automatisierten Begrüßungs-E-Mail beschäftigt und Ihnen 7 Tipps für Ihre Willkommens-Kampagne im E-Mail Marketing zusammengestellt.

1. Automatisierte Begrüßungs-E-Mail zügig versenden

Es klingt banal, aber Zeit ist ein entscheidender Aspekt bei der Willkommens-Kampagne. Erstellen und versenden Ihre Systeme die automatisierte Begrüßungs-E-Mail erst Tage nach der Newsletter-Anmeldung verlieren Sie schnell die Aufmerksamkeit Ihrer Kund:innen. Denken Sie daran: Das Interesse Ihrer Kund:innen am Newsletter und weiteren Informationen ist vor allem direkt nach der Anmeldung am höchsten. Beachten Sie also einen schnellen Versand, wirkt das nicht nur professionell, sondern schlägt sich auch positiv in der Öffnungs- und Klickrate der E-Mail nieder.

Ein zügiger Versand wirkt zudem dem Risiko entgegen, von Ihren Kund:innen als Spam markiert zu werden. Empfänger:innen, die sich erst kurz zuvor zum Newsletter angemeldet haben, erinnern sich besser an die Newsletter-Anmeldung und tendieren weniger dazu, die E-Mail Ihrer Willkommens-Kampagne als Spam zu markieren.

Ihre Kampagnen-E-Mails landen dennoch oft im Spam-Ordner Ihrer Kund:innen? Lesen Sie hier, wie Sie Ihre Mails vor dem Spam-Ordner retten.

2. Knackpunkt Betreffzeile: Aufmerksamkeit erzeugen, Interesse wecken

Die Betreffzeile einer E-Mail ist der Türöffner zur weiteren Kommunikation. Wie eine aktuelle Studie zum E-Mail Marketing 2021 zeigt, entscheiden die Inhalte der Betreffzeile wesentlich darüber, ob eine E-Mail überhaupt geöffnet wird oder nicht. Legen Sie daher bei Ihren Willkommens-Kampagnen besonderen Wert auf diese kleine Ziele Ihrer Mail.

Generell gilt hier: Die Betreffzeile der Mail sollte zu Ihrer Zielgruppe passen. Ihre Abonnent:innen unterscheiden sich natürlich je nach Branchenschwerpunkt Ihres Unternehmens. E-Commerce, Industrie, Finanzbranche, B2B, B2C oder D2C: Sie alle haben verschiedene Kund:innen-Kreise. So ist etwa die optimale Länge der Betreffzeile oft von Branche zu Branche verschieden. Gleiches gilt für die Verwendung von Emojis, wenn Sie Begrüßungs-E-Mails erstellen. Ein allgemeiner Tipp gilt allerdings dennoch: Die Betreffzeile sollte Ihre Abonnen:tinnen neugierig machen. Schließlich wollen Sie, das die Mails auch geöffnet und im besten Fall Inhalte wie Artikel oder Produkte geklickt werden.

Wollen Sie herausfinden, welche Betreffzeilen am besten bei Ihren Kund:innen ankommen, können Sie auf A/B Split Tests zurückgreifen. Versenden Sie einfach Mails, in denen Sie unterschiedliche Betreffzeilen verwenden. Um diese dennoch auf die Bedürfnisse der Abonennt:innen zuzuschneiden, sollten Sie Ihr Newsletter-Tool auf jeden Fall mit Ihrem CRM System verbinden. So können Sie Betreffzeilen etwa nach Altersstruktur, Branchenzugehörigkeit im B2B und vielen weiteren Faktoren automatisch unterschiedlich ausgeben lassen.

3. Erstellen Sie personalisierte E-Mail-Kampagnen – auch zur Begrüßung!

Ein einfaches „Herzlich Willkommen“ wird Kund:innen heutzutage kaum noch überzeugen. Die Personalisierung von E-Mails im Marketing – und allgemein Content – ist wichtiger denn je. Kund:innen passgenaue Informationen zu ihrer individuellen Station in der Customer Journey. Egal, ob es die persönliche Anrede ist, oder der weitere Inhalt der E-Mail: Achten Sie darauf, dass Ihre Willkommens-Kampagne personalisiert ist.

Gerade bei der ersten E-Mail kann das etwas schwieriger sein. Wenn Sie nicht schon durch die Newsletter-Anmeldung Daten zur Personalisierung der Inhalte generiert haben (etwa durch direkte Abfrage der Themen-Interessen), sollten Sie die Begrüßungs-E-Mail zumindest mit persönlicher Ansprache dazu nutzen, genau diese Daten noch zu erfragen. Was uns zu unserem vierten Tipp für die Begrüßungs-E-Mail im E-Mail Marketing bringt.

4. Willkommens-Kampagne auch zur Datengenerierung nutzen

Nutzen Sie die Begrüßungs-E-Mail automatisch, um Themen-Interessen Ihrer Abonnent:innen zu erfragen, signalisieren Sie diesen auf jeden Fall: Wir interessieren uns für Deine Interessen, Deine Bedürfnisse und wollen Dir das bestmögliche Kundenerlebnis bieten. Solche Willkommens-Mails zeugen von echter Customer Centricity. Am Ende gewinnen sowohl Ihre Kund:innen als auch Ihr Marketing- und Vertriebs-Team durch die Datengenerierung. Machen Sie Ihren Abonnent:innen daher in Willkommens-Mails deutlich, dass Sie die Informationen für einen optimalen Mehrwert für Ihre Kund:innen brauchen. Und nicht, weil Sie einfach „nur Daten sammeln“ wollen.

5. Der Inhalt macht’s aus

Haben Sie die Interessensabfrage bereits in die  Newsletter-Anmeldung integriert, entfällt unser Punkt 4. In diesem Fall können Sie bei der Personalisierung der Inhalte direkt einen Schritt weitergehen. Bieten Sie Ihren Abonnent:innen dann schon in der automatisierten Begrüßungs-E-Mail Content an, der Lust auf mehr macht. Das können beispielsweise exklusive Rabatte im E-Commerce sein oder Whitepaper und Studien zu den Interessensgebieten der Kund:innen im B2B-Umfeld.

Anreize sind der wichtigste Schlüssel zum Aufbau einer langfristigen Kundenbeziehung. Und sie kommen allemal besser bei Kund:innen an, als ein „harter“ Abverkauf. Mit Willkommens-Mails wollen Sie schließlich Kund:innen für Ihr Unternehmen und Ihre Produkte begeistern. Hard-Selling ist an dieser Stelle daher fehl am Platz. Vielmehr sind für Kund:innen interessante Blog-Artikel, Tipps und Empfehlungen zu bevorzugten Themen, Rabatte für etwa den ersten Einkauf und dergleichen relevanter Content. Ihr Ziel sollte es vor allem sein, Neugier zu wecken und Kund:innen auf Ihre Mehrwert-Angebote aufmerksam zu machen. In Blog-Artikeln können Sie dann wiederum auf Ihre Produkte und Dienstleistungen hinweisen. Soft-Selling ist zum Start der Kundenbeziehung in der Regel die bessere Taktik.

Übrigens eignet sich die erste E-Mail auch wunderbar, Ihre eigenen Social Media Kanäle auf Facebook, Twitter & Co. zu bewerben. Nehmen Sie daher Ihre Profile auf den Social Media Plattformen auf jeden Fall mit in die Begrüßung auf.

6. Professionelle Gestaltung E-Mails

Neben Ansprache und Inhalt kommt es bei allen Ihren Marketing-Mails auch auf die richtige Optik an. Eine professionelle Gestaltung ist für die Willkommens-Mailings genauso zu verwenden, wie bei allen folgenden Marketing-Mails. Setzen Sie daher Software ein, die eine ansprechende und individuelle Gestaltung – etwa nach CD-Vorgaben – ermöglicht.

7. Automatisierung braucht die richtige Software

Ihre Kund:innen melden sich zum Newsletter an und erwarten eine personalisierte, automatisierte Antwort. Und dann schleichen sich Fehler in die Automatisierung des Mailkontakts ein. Nicht nur peinlich, sondern je nachdem auch ein geschädigter erster Eindruck über Ihr Unternehmen. Daher sollten Sie bei der Automatisierung im E-Mail Marketing – und auch generell im Marketing – auf die richtige Software setzen. Wir haben 18 Marketing Automation Tools verglichen und stellen Ihnen eine Übersicht in unserem kostenlosen Marktüberblick zur Verfügung. Sie wollen mehr zum Thema Marketing Automation Tools und notwendigen Funktionen wissen und erfahren, welche Tools Sie in einem Automation Stack brauchen? Dann lesen Sie hier unseren Beitrag zum Marketing Automation Stack.

Fazit

Die richtige automatisierte Begrüßungs-E-Mail ist Ihr Türöffner für eine gelungene Kundenbeziehung. Legen Sie daher bereits Wert auf eine ausgefeilte Willkommens-Mail, um Ihr Unternehmen und Ihre Produkte/ Dienstleistungen bei Kund:innen richtig zu positionieren. Achten Sie auf einen raschen Versand, um den ersten Kontakt aufrecht zu erhalten. Darüber hinaus sollten Sie auf jeden Fall personalisierte Mails versenden und Inhalte bieten, die für Kund:innen einen Anreiz schaffen, näher mit Ihnen in Kontakt zu treten. Sei es über den Onlineshop im E-Commerce, Artikel auf dem Corporate Blog oder Social Media Kanäle vom Unternehmen auf Facebook, Twitter und dergleichen.