DAM Systeme: 10 Gründe für Digital Asset Management Software

DAM Systeme sind noch lange nicht Teil der IT-Infrastruktur in jedem Unternehmen. Oft sind Implementierungsfragen Hemmnisse. Oder das gute alte „Es hat bisher auch immer funktioniert“-Syndrom. Doch DAM Systeme bieten Deinem Unternehmen deutliche Vorteile. Wir haben 10 Gründe für Dich gesammelt, warum der Einsatz einer DAM Lösung sinnvoll ist.

Datenverwaltung – ein Dauerthema für Unternehmen. Viele setzten bereits verschiedene Systeme für das Datenmanagement ein. Oder aber sie verwalten Dateien noch über klassische Ordnerstrukturen. Gerade Letzteres wird in Unternehmen jedoch schnell zur Herausforderung und bringt Probleme mit sich. DAM Systeme sind allerdings noch lange nicht in allen Unternehmen bekannt, geschweige denn implementiert. Dabei bieten DAM Systeme die Möglichkeit, universell digitale Assets und damit eine Vielzahl Dateien zu verwalten. Warum auch Du ein DAM System für Dein Unternehmen in Betracht ziehen solltest? Wir haben 10 Gründe, die für DAM Systeme sprechen, zusammengefasst.

1. Zentralisierung der Datenhaltung

Einer der wohl wichtigsten Gründe für DAM Systeme ist die zentrale Datenspeicherung. Dateien befinden sich in Form digitaler Assets in genau einem System, anstatt an X-verschiedenen Speicherorten. DAM Lösungen sorgen damit nicht zuletzt dafür, dass wichtige Dateien auffindbar bleiben. Im Marketing, aber auch in anderen Abteilungen, ein wichtiger Aspekt. Immerhin geben beispielsweise 40 Prozent der Marketeers in einem Digital Asset Management Benchmark-Report aus 2020 an, dass die Suche nach digitalen Assets in ihren Unternehmen durch eine fehlende Single Source of Truth erschwert ist.

2. Datenaktualität und Reduzierung von Dubletten

Die zentrale Verwaltung von Dateien durch DAM Lösungen bringt direkt einen weiteren Grund für DAM Systeme hervor: Durch die Zentralisierung können Dateien wesentlich einfacher aktuell gehalten werden. Überarbeiten Mitarbeiter:innen Inhalte und Daten, so sind diese Änderungen sofort verfügbar. Das Risiko, veraltete Dateien zu verwenden, wird damit quasi komplett ausgehebelt. Dafür verfügen Digital Asset Management Software Lösungen über die Möglichkeit, digitale Assets zu versionieren. DAM Systeme helfen darüber hinaus, Dubletten von Assets zu vermeiden. Das Resultat: Eine DAM Lösung unterstützt Unternehmen dabei, ihre Dateien zu bereinigen und qualitativ hochwertig zu erhalten.

3. Aufbau von Rich-Media Assets

Ebenso wichtig: Unternehmen brauchen zunehmend Rich-Media Assets, also Inhalte, die nicht nur Texte und Bilder berücksichtigen, sondern auch Videos, Audio und interaktive Elemente. Gerade Videos sind beliebter denn je, wie etwa der Erfolg der Kurz-Video-Plattform TikTok zeigt. Mehr zum Einsatz von TikTok in Ihrem Marketing und zum richtigen SEO bei Videos findest Du in unseren Wissens-Beiträgen. DAM Software hilft Dir dabei, digitale Assets mit vielen verschiedenen Datei-Formaten zu verwalten, sodass Du Dein Content Marketing etwa mit neuen Inhalten füllen kannst. Übrigens sind Rich Media Assets auch für klassische Werbung von Vorteil: Durch sie können Werbeagenturen auch komplexe Anzeigen konzipieren, die Kunden zu Interaktionen anregen. Ein Beispiel sind etwa Expandable- oder Floating-Anzeigen.

4. Sicherstellung von Markenkonsistenz

Aktuelle Daten, reduzierte Dubletten und eine zentrale Verwaltung unternehmensrelevanter Inhalte sichern die Markenkonsistenz. Das gilt insbesondere beim Data Sharing. Viele Unternehmen haben externe Dienstleister wie PR Agenturen, die Inhalte wie Logos, Wording-Kataloge, Bilder, Videos oder dergleichen von ihren Auftraggebern nutzen. Wer kein DAM System nutzt, steht hier oft vor mehreren Problemen gleichzeitig: Zum einen können Dateien oft nur über Umwege (z.B. wegen der Dateigröße) weitergeleitet werden. Hinzu kommen dann auch ggf. Abweichungen in der Kompatibilität. Mitunter liegen Inhalte im falschen Format vor und müssen erst konvertiert werden, um sie dann erneut zu versenden. Zum anderen kann es vorkommen, dass veraltete Inhalte geteilt werden. All diese Problematiken lassen sich durch DAM Software lösen.

5. Automatisierung von Prozessen

Import, Anreicherung und Export laufen beim Digital Asset Management automatisiert. Das unterstützt Unternehmen mehrfach beim Data Management. Beim Import werden Metadaten der digitalen Assets automatisch ausgelesen. Diese Metadaten werden mit weiteren Informationen ergänzt. Eine Verschlagwortung – Tagging –, Klassifizierung und viele weitere Arbeitsschritte übernimmt das DAM System. Beim Export von Inhalten in Form digitaler Assets konvertiert DAM Software, wenn nötig, die Dateien in das benötigte Format.

6. Entlastung von Mitarbeiter:innen und Steigerung der Effizienz

Automatisierte Prozesse sind ein Aspekt von Digital Asset Management Systemen, die zur Entlastung von Mitarbeiter:innen und zur Effizienzsteigerung in der Verwaltung von Daten beitragen. Darüber hinaus unterstützen DAM Lösungen Mitarbeiter:innen aber auch durch ihre Suchfunktion und die Anbindung an andere Systeme des Unternehmens. Eine DAM Lösung unterstützt Mitarbeiter:innen im gesamten Datenmanagement: von der Asset Creation über das eigentliche Asset Management bis hin zur Asset-Distribution. Und zwar auch aufgrund der medienneutralen Datenspeicherung – unserem Grund X für DAM Systeme.

7. Medienneutrale Datenspeicherung vereinfacht Ausspielung

Die medienneutrale Datenspeicherung ist ein zentrales Merkmal von Digital Asset Management Software. Die digitalen Inhalte werden beim Export abhängig vom Ausgabekanal konvertiert. Die meisten DAM Anbieter stellen dazu eine Vielzahl Funktionen bereit, die beispielsweise die Format- und Farbraumkonvertierung übernehmen. So können zum Beispiel Bilder und Videos immer in der Auflösung publiziert werden, die der ausgewählte Ausgabekanal benötigt. Im Content Marketing ist das ein essenzieller Vorteil, denn die digitalen Touchpoints der Kund:innen zum Unternehmen hin sind vielfältig geworden. Damit ist es gleichzeitig komplexer, Inhalte zu erstellen, die Formatvorgaben an jedem Touchpoint optimal erfüllen.

8. Einfaches Zugriffs- und Rechte-Management

Zugriffs- und Nutzungsrechte sind ein zentraler Bestandteil, wenn es um die Verwaltung von Daten geht. Das ist auch bei Media Data keine Ausnahme. Eine Digital Asset Management Lösung bietet Unternehmen hier verschiedene Funktionen, um Zugriffe und Nutzung durch verschiedene Beteiligte zu managen. So kannst Du beispielsweise unterschiedliche Zugriffs- und Nutzungsrechte für Interne und Externe festlegen. Mitarbeiter:innen verschiedener Abteilungen können darüber hinaus unterschiedliche Benutzerrechte erhalten. So lässt sich effektiv steuern, wer beispielsweise Media Assets verändern darf und wer nur „Leserechte“ innehat.

9. Erhöhung der Datensicherheit

Insgesamt erhöhen DAM Systeme auch die Datensicherheit in Ihrem Unternehmen. Einerseits durch die Funktionen zur Rechteverwaltung. Andererseits aber auch durch die zuvor erwähnte Datenzentralität. Je zentraler die Daten gespeichert werden, desto mehr verringerst Du das Risiko, dass einzelne Inhalte auf unterschiedlichen Speicherorten verloren gehen. Wichtig bei der Auswahl eines DAM-Anbieters: Prüfe, wie sich dieser in puncto Datensicherheit absichert. Welche Vorkehrungen werden etwa gegen Cyberkriminalität getroffen?

10. DAM Systeme als Teil einer MarTech-Plattform

DAM Systeme bieten Dir aber nicht nur Vorteile hinsichtlich Datenzentralität, Effizienz und Datensicherheit. Sie sind in der Regel auch Bestandteil einer MarTech-Plattform, wie beispielsweise einer Digital Experience Platform. DAM Systeme bilden hier die Datenbasis, um Dateien wie Videos, Bilder und dergleichen zu verwalten. Durch ihre Funktionen zur Konvertierung von Inhalten ermöglichen Sie in Kombination mit anderen MarTech-Tools wie einem CMS eine einfache Bespielung verschiedener Kanäle.

Fazit

Auch wenn ein Digital Asset Management System bisher noch nicht auf der Agenda Deines Unternehmens steht, lohnt es sich zu prüfen, ob ein solches nicht die Produktivität weiter erhöhen kann. Im besagten DAM Benchmark-Report 2020 bestätigen immerhin 48 Prozent der Marketeers, dass die Suche und Veröffentlichung von Assets die Produktivität hemmen. Eine DAM Software kann Dich hier unterstützen und Abhilfe bieten. Welcher DAM Software Anbieter sich am besten für Dein Unternehmen eignet, ergibt sich dann wiederum aus einer Vielzahl von Anforderungen. Sicher ist aber: Bereits die Basis-Funktionen von DAM Systemen bietet hohes Potenzial, Prozesse in Deinem Unternehmen weiter zu optimieren und damit letztlich auch Deinen Kund:innen eine noch bessere digitale Erfahrung zu ermöglichen.