Webinare erstellen – Der komplette Guide von Ablaufplan bis Didaktik

In einem vorherigen Artikel haben wir uns mit einer Webinar Strategie beschäftigt. Auf contentmanager.de beschäftigen wir uns intensiv mit Webinaren und haben einen eigenen Webinar-Kalender für Leser geschaffen. Wie man auf Basis einer Strategie nun eigene Webinare erstellen und durchführen kann, erklärt dieser Artikel.

Die Webinar-Strategie ist fertig. Sie haben bereits festgelegt, welche Ziele Sie mit Ihrem Webinar erreichen wollen. Die Rollen sind festgelegt. Die Inhalte sind zumindest grob geplant. Die Software ist ausgewählt (Hier finden Sie unseren Software-Vergleich zu Webinartools). Die Kanalstrategie für die Vermarktung steht. Jetzt geht es um die konkrete Umsetzung und Durchführung des Webinars. Damit Sie bei Ihrem Webinar keine Fehler machen, haben wir Ihnen noch eine Checkliste mit den 20 größten Fallstricken bei der Durchführung von Webinaren erstellt. Diese Checkliste können Sie hier herunterladen:

Checkliste: Die 20 größten Fehler bei der Durchführung von Webinaren

Mit Klick auf den Download-Button willigen Sie ein, dass Ihre Firmen-E-Mail-Adresse und Ihr Firmenname an Contentmanager.de (Digital Diamant GmbH) zur werblichen Ansprache auch per E-Mail und zur Markt- und Meinungsforschung übermittelt werden dürfen. Mit Ihrer Einwilligung erhalten Sie auch automatisch den contentmanager.de-Newsletter. Die Erklärung ist jederzeit über einen Link in jeder E-Mail widerrufbar.

Das Webinar vorbereiten

Das Webinar-Briefing

Für jedes zu erstellende Webinar sollten Sie einen Einseiter vorbereiten, der als Briefing Dokument dient. Alle Personen, die mit der Erstellung, Durchführung oder Nachbereitung des Webinars mit einer Rolle bekleidet sind, sollten das Briefing Dokument erhalten haben. Hier ein paar Aspekte, die sich in einem Webinar Briefing wiederfinden sollten:

• Titel des Webinars
• Zeit (Tag und Uhrzeit)
• Länge des Webinars
• Autor/ Trainer des Webinars inkl. Background (Warum kann er dieses Thema vermitteln? Woher rührt seine Expertise)
• Beschreibung (Inhalt) des Webinars
• Zielgruppe
• Welche Vorteile hat die Zielgruppe, wenn sie am Webinar teilnimmt?
• Website für die Anmeldung
• Software-Einsatz
• Hardware-Einsatz

Lesen Sie hier, welche Hardware Sie für ein Webinar benötigen.

Die Webinar Landing Page

Auf der Landing Page des Webinars erklären Sie das komplette Webinar. Alle Inhalte, die Sie im Webinar Briefing festgelegt haben, werden auf der Landing Page ausformuliert. Arbeiten Sie klar die Vorteile für die Teilnehmer heraus. Folgende Bausteine finden sich auf Ihrer Landingpage wieder:

• Webinar Beschreibung mit Eigenschaften (siehe Webinar Briefing)
• Ausführliche Vorstellung der Webinar Trainer
• Bildmaterial
• Ggfs vorab Downloadmaterial, was für das Webinar benötigt wird
• Nach Möglichkeit ein kleines Teaser-Video
• Trust Injections (Zum Beispiel Siegel, etc.)
• Stimmen ehemaliger Teilnehmer, falls das Webinar schon einmal durchgeführt wurde
• Anmeldeformular mit dsgvo-konformer Erklärung
• Call 2 Action (im Zweifelsfall der Anmelde-Button)
• Falls das Webinar kostenpflichtig ist, E-Commerce-Funktionalität mit Bezahlfunktion

 

Ein paar Worte zu Automated Webinars

Wir haben auf contentmanager.de einen Webinar-Kalender, auf dem wir auf viele Webinare aufmerksam machen, die sich mit Marketing und E-Commerce auseinandersetzen. Leider erhalten wir hier immer wieder Anfragen für vollautomatisierte Webinare. Viele dieser Webinare gaukeln dem Teilnehmer vor, dass es um ein Live-Webinar geht, bei dem man die Auswahl aus 4-6 anstehenden Terminen treffen kann. Tatsächlich ist das Webinar aufgezeichnet. Solche Webinare nehmen wir nicht in unserem Kalender auf und ich rate auch davon ab, solche Webinare als „Live“ zu kennzeichnen. Es ist überhaupt kein Problem, aufgezeichnete Webinare anzubieten. Diese sollen dann aber auch als solche kommuniziert werden.

 

Die Webinar Powerpoint Präsentation

Die meisten Webinare werden mit einer Powerpoint Präsentation abgehalten. Diese fordert besondere Anpassungen im Gegensatz zur normalen Vor Ort Präsentation. Das Löschen von Informationen, die nicht unbedingt gebraucht werden, die Anpassung der Corporate Identity und der korrekte Umgang mit Animationen sind nur ein paar Punkte, die Sie berücksichtigen müssen.

Lesen Sie hier in unserem ausführlichen Artikel, wie Sie Powerpoint Präsentationen richtig für Webinare einsetzen.

 

Erstellen Sie einen Webinar Ablaufplan

Sie haben im Webinar-Briefing einen Zeitraum definiert. Nehmen wir an, das Webinar soll 45 Minuten dauern. Kalkulieren Sie, wie lange Sie insgesamt für das Abhalten des Webinars brauchen. Außerdem sollten bei Live-Webinaren immer am Ende mindestens 5 bis 10 Minuten für Fragen reserviert werden. Strukturieren Sie Ihr Webinar mit einer Tabelle, die einem Webinar Drehbuch gleicht.

Uhrzeit	Thema	Sichtbarkeit	Aktion
10.00-10.05	Vorstellung	Webcam	–
10.05-10.10	Webinar Regeln	Webcam	um Handzeichen bitten
10.10-10.15	Agenda	Präsentation	–

 

Mit der genauen Durchplanung der Zeiten haben Sie ein besseres Gefühl dafür, wie viel Zeit noch bis zum Ende des Webinars übrig ist.

Betrachten Sie vor allem die folgenden drei Phasen:

Einleitung

Im Gegensatz zu physischen Seminaren sollten Sie bei Webinaren pünktlich starten. In der Webinar-Einladung sollten Sie die Teilnehmer darauf hinweisen, dass sie gern schon vor dem Webinar im digitalen Wartezimmer Platz nehmen können. Stellen Sie sich und das Thema kurz vor. Halten Sie die eigene Vorstellung kurz. Die Webinar-Teilnehmer sind im Regelfall nicht in Ihrem Webinar, damit Sie sich Ihren kompletten Lebenslauf anhören. Sie möchten schnell und klar Mehrwerte sichten. Wenn Sie Ihre eigene Leistung einbauen möchten, dann lieber nach dem Motto „Practice what you preach!“ Also nicht sagen, was man kann, sondern zeigen, was man gemacht hat! Halten Sie deshalb die Einleitung kurz und erklären Sie kurz und knapp, was die Teilnehmer im Webinar erwarten dürfen.

Hauptteil

Feuer frei für Ihre Inhalte, die für die Zielgruppe absolute Mehrwerte darstellen. Achten Sie auf eine abwechslungsreiche Präsentation und eine Pointierung der Hauptaussagen. Kalkulieren Sie, wie lange Sie pro Folie brauchen und notieren Sie sich, wann Sie spätestens mit dem Hauptteil durch sein sollten. Denken Sie an das Webinar Drehbuch. Bei längeren Webinaren macht es Sinn, hier alle 10 Folien eine kalkulierte Zeit einzutragen.

Schluss

Fassen Sie noch einmal die wesentlichen Aussagen Ihres Webinars zusammen. Kommunizieren Sie Ihren Call 2 Action, soweit die Teilnehmer schon jetzt etwas tun können. Bei einer überschaubaren Gruppe kann es auch wertvoll sein, ein Feedback zum Webinar zu erfragen. Bieten Sie den Teilnehmern die Möglichkeit, über die Chatfunktion Fragen zu stellen. Sollten es sehr viele Teilnehmer sein, bieten Sie an, Fragen per E-Mail zu beantworten und fokussieren Sie dann auf die Fragen, die Sie am besten beantworten können oder bei denen Sie wissen, dass der Fragende oder die Fragende ein potentieller Kunde ist.

Da Sie die E-Mail-Adressen Ihrer Webinar-Teilnehmer besitzen, senden Sie unbedingt anschließend eine E-Mail mit einem Dankeschön und weiterführenden Informationen, Links und Call 2 Actions! In diesem Zusammenhang ist auch der Einsatz von Marketing Automation Funnels zielführend.

 

Noch ein Wort zu Verkaufswebinaren

Ich verstehe, dass viele Unternehmen und Freiberufler mit ihren Webinaren ihre Produkte und Leistungen verkaufen wollen. Und ja, es gibt eine Menge Webinare, die komplett auf Verkauf getrimmt sind und zu denen diverse Blueprints im Netz existieren. Meine Meinung dazu ist Folgende: Wenn Sie eine B2C Gruppe anvisieren, die – nun sagen wir mal – nicht die hellsten Kerzen auf der Torte sind, dann eignen sich leider tatsächlich solche Webinare dazu, um das x. Ebook zu verkaufen, wie man in 10 Tagen reich werden kann. Wir fokussieren in unseren Artikeln immer auf seriöse meist B2B-fokussierte Webinare und Themen. Hier stehen klare Mehrwerte und der Aufbau von Geschäftsbeziehungen im Mittelpunkt der Betrachtung. Diese müssen auch über Webinare transportiert werden.

Lesen Sie auch unser Whitepaper „Remote Selling“.

 

Die Webinar Teilnahme Bestätigung

 

Alle Webinar-Teilnehmer, die sich für die Teilnahme angemeldet haben, sollten eine E-Mail erhalten, die die Teilnahme am Webinar bestätigt und weiterführende Informationen gibt. Hier kann man sich schnell als professioneller Anbieter absetzen, auch wenn man sich nur einmal Gedanken dazu machen muss, wie eine professionelle Bestätigungs-Email für Webinare aussieht. Folgende Aspekte sollten Sie in Ihrer Bestätigungs-Email ansprechen:

• Die genaue Startzeit
• Die Technik und der Start
• Der Umgang mit der Webcam
• Die Rede(pause) und Pausen bei längeren Webinaren
• Richtig Fragen stellen
• Was nach dem Webinar passiert

 

Webinare bewerben

Das Webinar ist fertig produziert. Nun geht es darum, wie die Teilnehmer für das Webinar gewonnen werden können. Zunächst ist ein Blick auf die eigenen Kommunikationskanäle zu empfehlen. Existiert bereits ein Newsletter? Was ist mit der Website und Social Media Kanälen? Das haben wir natürlich bereits bei der Entwicklung der Webinar-Strategie bedacht. Soweit es noch an Reichweite fehlt, muss man über externe Kanäle nachdenken. Hier müssen wir zwischen kostenpflichtigen und kostenlosen Vermarktungskanälen unterscheiden. Einige Online-Medien bieten an, Webinare kostenlos zu listen. Dazu zählt auch contentmanager.de. Sie können hier unseren Webinar-Kalender befüllen.

Bei den kostenpflichtigen Kanälen ist besonderes Augenmerk auf Facebook Ads, Linkedin Ads und Google Ads zu legen. Je nach Thema und Zielgruppe können auch weitere Social Media Plattformen bedacht werden.

Auch eine Co-Bewerbung von Webinaren ist möglich. Suchen Sie sich einen Webinar-Hoster und veranstalten Sie einen Webinar-Tag mit anderen Webinar-Anbietern. So können Sie sich Vermarktungskosten teilen.

 Lesen Sie hier unseren kompletten Artikel zur Vermarktung von Webinaren.

 

Der Webinar Automation Funnel

Der Einsatz von Marketing Automation bei Webinaren ist sehr empfehlenswert. Mit Hilfe so genannter Funnel werden potentielle Teilnehmer zunächst zu webinarspezifischen Themen und Artikeln geführt. Ein Lead-Diamant in Form eines eBooks oder auch direkt dem kostenfreien Webinar sorgt dafür, dass sich die Teilnehmer mit ihrer E-Mail-Adresse auf der Landingpage des Webinars anmelden. Von nun an kann ein automatisierter Funnel den potentiellen Kunden mit weiteren Informationen versorgen. Dies kann bereits vor dem Webinar und natürlich auch nach dem Webinar erfolgen. In der Webinar-Strategie haben wir ein oder mehrere Ziele festgelegt. An diese Ziele wollen wir uns mit dem automatisierten Funnel annähern. Sollte das Ziel zum Beispiel lauten, dass eine bestimmte Software verkauft werden soll oder eine Dienstleistung, dann muss der Kunde in einem mehrstufigen Funnel überzeugt werden. Hierzu existieren verschiedene Funnel-Techniken. Im B2C Bereich werden gern Funnel eingesetzt, bei denen zunächst der kostenfreie Lead-Diamant – also das Webinar – eingesetzt wird. Im nächsten Schritt bietet man den Leads einen kleinen kostenpflichtigen Dienst an. Wenn Sie eine SEO Agentur sind, könnte man zum Beispiel für wenig Euros einen SEO Check der Website anbieten. Wenn dieser Check erfolgt ist, werden Produkte angeboten, die mit höheren Kosten einhergehen. Wohlgemerkt sollte der Funnel nicht nur ein Angebot nach dem anderen versenden, sondern kontinuierlich auch Mehrwerte transportieren. Wenn Sie sich tiefergehend mit Marketing Automation Software auseinander setzen möchten, können Sie sich unseren Softwarevergleich zu Marketing Automation Lösungen herunterladen.

 

Webinare durchführen

Arbeiten Sie mit mehreren Monitoren

Wenn Sie die Möglichkeit haben, mit mehreren Monitoren zu arbeiten, tun Sie das! Im einfachsten Fall schließen Sie einen Monitor zusätzlich an Ihren Laptop an und arbeiten Sie mit beiden Monitoren als erweiterter Monitor, nicht als gespiegelter Monitor. Sie fragen sich warum? Wenn Sie im Webinar später ein Screensharing einsetzen, bei dem Sie Ihren Monitor den Teilnehmern des Webinars zeigen, ist es hilfreich, wenn Sie einen zweiten Monitor haben, den Ihre Teilnehmer nicht sehen. Ich arbeite mit drei Monitoren. Auf einem Monitor läuft die Webinar-Software, auf dem ich auch die Teilnehmer sehen kann. Auf einem weiteren Monitor läuft das Screensharing. Auf dem dritten Monitor habe ich diverse Programme geöffnet, die ich bei Bedarf auf den Screensharing-Monitor ziehen kann, zum Beispiel ein Word-Dokument, eine geöffnete Webseite im Browser und einiges mehr. Außerdem habe ich einen separaten Chat mit Co-Moderator und Technischem Admin offen, auf dem ich kurz Infos austauschen kann, die die anderen Teilnehmer nicht sehen müssen.

 

Der Parallel-Chat – Ihr virtueller Knopf im Ohr

Ich erwähnte bereits den Einsatz mehrerer Monitore. Wenn Sie dort einen separaten Chat mit den internen Webinar-Stakeholdern eröffnen, können Sie auf spontane Probleme und Ideen eingehen. Wie der Souffleur dem Bühnendarsteller die Texte zuflüstert, kann Ihnen Ihr Webinar-Team ebenso ein paar spontane Tipps zuflüstern, die Sie dann ins Webinar integrieren. Auch wenn technische Fehler auftauchen, kann Ihnen der IT Verantwortliche Feedback geben, wie der Status ist. Diesen können Sie dann direkt an die Webinar Teilnehmer weitergeben.

Der Webinar Warteraum

Überraschen Sie die wartenden Teilnehmer mit einer spannenden Titelfolie. Oder Sie hinterlassen einen Link zu einer kurzen Vorab-Umfrage, die die Teilnehmer in dieser Zeit beantworten können. Wartende Menschen haben im Zweifelsfall Langeweile, die Sie für Ihre Kommunikation nutzen können.

Webinar Didaktik

Die erste Regel für Ihr Verhalten als Webinar Trainer lautet: Schauen Sie in die Webcam! Ich wundere mich immer wieder bei Webinaren, wo der Trainer gefühlt irgendwo aus dem Fenster schaut, obwohl alle Teilnehmer in seinem Bildschirm auf einen „Blick“ warten. Sie müssen nicht permanent Ihr Bild zeigen. Ein Perspektivwechsel ist durchaus hilfreich, so dass Sie zwischen Präsentation, Ihrem Webcam Bild und zum Beispiel einem Browserfenster hin- und her schalten. Aber wenn Sie im Bild sind, dann schauen Sie auch die Teilnehmer „an“.

Auch die Chat-Nutzung ist sinnvoll. Um hier ein wenig mehr Emotionen in die Zeilen zu schieben, arbeiten Sie – und dieser Tipp ist sicherlich profan – mit Emoticons. Ein lächelnder Smiley überträgt auch ein positives Gefühl per Chat auf die Teilnehmer.

Der Einsatz der Stimme zählt zu den ältesten Formen der Didaktik. Bei Webinaren achten Sie darauf, dass Sie an besonders wichtigen Stimmen langsam und laut sprechen. Insgesamt gilt für das Webinar, dass Sie nicht zu schnell sprechen.

Für direkte Call 2 Actions, insbesondere am Ende des Seminars, ist der Einsatz von Links sehr wichtig. Versorgen Sie die Teilnehmer daher über den Chat mit einem Link, auf dem Sie entweder Folgewebinare, Produkte oder Ähnliches anbieten. Wenn Sie mit automatisierten Webinar Funnels arbeiten, verlinken Sie auf  einen solchen Haltepunkt.

 

Mit und ohne Moderation

Die Frage, ob Sie Ihr Webinar mit einem Moderator durchführen oder nicht, hängt von mehreren Kriterien ab. Moderatoren sind immer dann sinnvoll, wenn die Zahl der Teilnehmer hoch ist, wenn der Webinar Trainer noch nicht so viel Erfahrung mit Webinaren hat und wenn ein Budget für einen Moderator existiert. Wenn Sie mit mehr als 50 Teilnehmern rechnen und das Webinar womöglich für die Teilnehmer kostenpflichtig ist, sollten Sie einen Moderator einbeziehen. Dieser spricht vorab mit dem Webinar-Trainer über sein Thema, relevante Fragestellungen und wie der Trainer am Ende mit Fragen umgehen möchte, die aus dem Chatverlauf der Teilnehmer entspringen.

 

Webinare nachbereiten

Die E-Mail nach dem Webinar

Die erste E-Mail nach dem Webinar sollte sofort versendet werden. Die Teilnehmer sind noch „heiß“, weil sie sich gerade sehr intensiv mit Ihnen und den Inhalten des Webinars beschäftigt haben. Aus diesem Grund sollte die E-Mail schon längst vorbereitet sein. Bestenfalls ist sie im Webinar Automation Funnel integriert und wird automatisch versendet, sobald das Webinar abgeschlossen ist. Die E-Mail fasst wesentliche Erkenntnisse zusammen und bietet Downloads an – zum Beispiel in Form eines EBooks oder der Powerpoint Präsentation. Je nach Thema kann sie auch ein verkaufbares Produkt anbieten.

 

Webinar Controlling

Sie haben in Ihrer Webinar Strategie Ziele festgelegt. Dazu zählt auch ein Dashboard, dass die wesentlichen Erfolgskennzahlen auf einen Blick darstellt. Diese Zahlen müssen Sie nach dem Webinar betrachten und Handlungsempfehlungen für die zukünftigen Webinare ableiten.

• Teilnehmerzahl
• Besucher auf der Website
• Welche Vermarktungskanäle haben die meisten Teilnehmer gebracht?
• Welche Kanäle haben die qualitativ besten Teilnehmer gebracht?

Soweit Sie Produkte verkaufen, sollten Sie später auch messen, welche Teilnehmer diese Produkte tatsächlich gekauft haben. Die Teilnehmer müssen Sie auf die Kanäle und Marketingaktivitäten zurückverfolgen, damit Sie Ihr Vermarktungs-Budget besser auf die erfolgreichen Kanäle verteilen können.

Webinar Aufzeichnung einsetzen

Das Webinar haben Sie erfolgreich durchgeführt und damit Content produziert. Es wäre doch schade, wenn Sie das aufgezeichnete Webinar nicht weiter einsetzen können – wenigstens als Leadmagnet. Von den eingeladenen und angemeldeten Webinar-Teilnehmern sind sicher nicht alle erschienen. Bieten Sie insbesondere diesen Teilnehmern die Aufzeichnung des Webinars noch einmal an. Wir haben bei contentmanager.de einen Webinar Katalog, bei dem wir aufgezeichnete Webinare zu verschiedenen Themen auflisten. Solche Aufzeichnungen machen somit Sinn. Denken Sie aber daran, dass Sie das Webinar nicht eins zu eins ins Netz stellen sollten. Ein nachträgliches Schneiden und Optimieren des Webinars macht Sinn. So können Sie Trailer-Videos, Einspieler und Ähnliches nachträglich integrieren und komplett ruckelfrei in das Webinar schneiden.

 

Sie bieten bereits Webinare an oder planen, dies zu tun? Dann empfehlen wir unseren Marktüberblick „Webinar Software Lösungen“. Dort haben wir sieben Anbieter anhand von über 120 Kriterien gegenübergestellt.

Webinar Software: 7 Tools im Vergleich