So funktioniert die Prozessanalyse für Marketing Automation Tools

Stellen Entscheider:innen fest, dass Prozesse im Marketing nicht effizient genug laufen, stellt sich die Frage nach Optimierungspotenzial. Schnell werden Marketing Automation Tools recherchiert und festgestellt: Die passende Lösung zum Problem zu finden ist komplex. Um die richtigen Marketing Automation Tools auszuwählen, brauchen Unternehmen daher eine detaillierte Marketing Automation Prozessanalyse. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie die Prozessanalyse genau durchführen und welche Aspekte dabei zu klären sind. Sie suchen geeignete Automation Tools? In unserem Marktüberblick finden Sie eine detaillierte Übersicht verschiedener Anbieter. Der Marktüberblick Automation Tools steht Ihnen im Beitrag kostenlos zum Download zur Verfügung.

Marketing Automation kommt in den meisten Unternehmen dann auf die Agenda, wenn Prozesse und Aufgaben zunehmend komplex, zeitaufwändig und damit weniger effizient werden. Wenn Mitarbeiter:innen und Entscheider:innen mit dem Gedanken aufwachen: „Oh, heute muss ich schon wieder … händisch übernehmen. Das kostet mich wieder den Vormittag.“, stellen sie ein Effizienz-Problem fest. Und damit beginnt die Prozessoptimierung.

Für die Prozessoptimierung gilt es also, zuerst das festgestellte Problem genau zu definieren. Dazu können Entscheider:innen auf verschiedene Hilfsmittel zurückgreifen, etwa eine Why-Why-Analyse oder ein Fishbone-Diagramm. Die Problemdefinition ist sehr komplex und sollte nicht nur oberflächlich erfolgen. Denn sie bildet die Grundlage für die weitere Prozessanalyse und die letztendliche Auswahl geeigneter Marketing Automation Tools. Umso wichtiger ist es, genügend Zeit und Detail in die Problemdefinition zu investieren.

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Nach der Problemdefinition tendiert das (Marketing-)Management, direkt nach Lösungsansätzen zu recherchieren. Der Research-Prozess zu Marketing Automation kann online- wie offline stattfinden und verschiedene Quellen für Informationen heranziehen. So zum Beispiel Whitepaper, Softwarevergleiche, etc. Während des Research-Prozesses stellt sich dann meistens heraus: Ganz so einfach ist die Zusammenführung von Problem und Lösung nicht. Und hier beginnt die eigentliche Arbeit der Marketing Automation Prozessanalyse.

Grundlage für passende Marketing Automation Tools: Die Prozessanalyse

Die Marketing Automation Prozessanalyse lässt sich in sechs Stufen einteilen. Angefangen von der Definition des Status Quo bis zur schlussendlichen Gegenüberstellung der Ist- und Neu-Gesamtkostenrechnung nach theoretischer Installation der passenden Marketing Automation Tools. Hier haben wir Ihnen die Prozess-Schritte noch einmal detailliert festgehalten:

1. Definition des Status Quo

Kennen Sie alle Ihre Marketing-Prozesse bis ins kleinste Detail oder haben ein umfangreiches Prozesshandbuch? Dann sind Sie eine/r von sehr wenigen. Im ersten Schritt der Marketing Automation Prozessanalyse gilt es daher, alle Prozesse, die mit dem festgehaltenen Problem zusammenhängen, haarklein zu beschreiben. Ob Sie dafür Projekt-Management-Methoden wie SIPOC oder Flussdiagramme nutzen, ist von Ihren Präferenzen abhängig. Wichtig ist aber, dass Sie wirklich alle Schritte der problemrelevanten Prozesse berücksichtigen. Nur so lassen sich alle Automation-Potenziale genau ermitteln und eine optimale Lösung für Ihr Problem finden.

2. Bewertung einzelner Prozess-Schritte

Im zweiten Schritt der Prozessanalyse geht es darum, Automation-Möglichkeiten zu erkennen. Dafür muss der gesamte Prozess, der mit dem Problem zusammenhängt, in verschiedene Teilprozesse unterteilt werden. Die einzelnen Prozess-Schritte werden dann bewertet: Wo finden sich im Prozesse Elemente, die Sie automatisieren können? Halten Sie diese Prozesse und deren Automatisierungsmöglichkeiten fest.

3. Betrachtung aller Ressourcen des Unternehmens

Die dritte Stufe ist eines der wichtigsten Elemente in der Prozessanalyse. In ihr betrachten Sie die gesamten Ressourcen in Ihrem Unternehmen, die im Zusammenhang mit dem definierten Problem stehen. Das umfasst unter anderem:

• Mitarbeiter:innen
• existierende Systeme
• Schnittstellen
• Partner

Es ist essenziell, dass hier wirklich alle relevanten Ressourcen Ihres Unternehmens in die Analyse einfließen. Fehlt ein Stakeholder, ein System oder eine andere Ressource, ist das Risiko sehr hoch, die Ziele des Automation-Projekts nicht zu erreichen. Stellen Sie sich vor, es wird beim Automation-Prozess ein existierendes System übersehen, weil etwa die relevante Führungskraft nicht bei der Ressourcen-Betrachtung mit einbezogen wurde. Schon liegt eine Kettenreaktion vor und die zuvor aufgestellten Automations-Lösungen sind in der Regel hinfällig. Es muss von vorne begonnen werden. Bei der Analyse Ihrer Ressourcen gilt daher wieder: Nehmen Sie sich Zeit und erstellen beispielsweise eine Stakeholder Alignement Matrix.

4. Ist-Gesamtkostenrechnung

Haben Sie die relevanten Ressourcen alle identifiziert, steht die Ist-Gesamtkostenrechnung an. Bewerten Sie die Kostensituation für die gesamte Prozessanalyse zum Status Quo. Die Ist-Gesamtkostenrechnung oder auch Total Cost of Ownership wird im letzten Schritt der Marketing Automation Prozessanalyse für die Entscheidungsgrundlage gebraucht.

5. Evaluierung des Automation-Potenzials und Auswahl der Marketing Automation Tools

Auf Basis der bisherigen Prozessanalyse – speziell der Bewertung der Prozess-Schritte – folgt die Evaluierung des Automation-Potenzials. Welche Arbeitsschritte lassen sich automatisieren? Und welche Tools können diese Aufgabe nun konkret übernehmen. Die Evaluierung des Automation-Potenzials und Auswahl der Marketing Automation Tools geht Hand in Hand. Für jedes potenziell automatisierbare Prozess-Element wird hier das geeignete Tool gesucht und festgehalten. Eine Übersicht zu Marketing Automation Software finden Sie übrigens in unserem Marktüberblick. Zudem haben wir Ihnen zusammengefasst, welche Tools in einem Marketing Automation Stack auf jeden Fall dazu gehören.

6. Neu-Gesamtkostenrechnung und Gegenüberstellung zur Ist-Gesamtkostenrechnung

Natürlich wollen Sie am Ende der Marketing Automation Prozessanalyse wissen, welche Kosten und Einsparungen Sie bei der Entscheidung pro oder contra Marketing Automation zu berücksichtigen haben. Im letzten Schritt steht daher die Neu-Gesamtkostenrechnung an. In ihr betrachten Sie die Ressourcen mit den theoretisch neu installierten Marketing Automation Tools und stellen für diese eine neue Gesamtkostenrechnung auf. Dabei fließen natürlich auch alle anderen Ressourcen (Personal, etc.) wieder in die Neu-Gesamtkostenrechnung ein. Zuletzt werden Ist- und Neu-Gesamtkostenrechnung gegenübergestellt. Sie erhalten damit eine detaillierte Entscheidungsgrundlage, um Ihre Prozesse durch Marketing Automation Tools zu optimieren.

Oft gewünscht: Der Proof of Concept

Viele Unternehmen wünschen sich für eine noch bessere Entscheidungsfindung den Proof of Concept. Die Frage dahinter: Lösen die ausgewählten Marketing Automation Tools in der Praxis zielführend das definierte Problem? Für den Proof of Concept erhalten die ausgesuchten Tool Anbieter die Problemstellung. Die Anbieter zeigen Unternehmen im Rahmen eines Proof of Concept-Termins dann, wie ihre Lösungen dabei helfen das Problem zu beheben und zur Optimierung des gesamten Prozesses beitragen. Sie können den Proof of Concept für Ihr Unternehmen selbst anstoßen und die Organisation übernehmen oder aber sie setzen hier auf die Beratungs-Unterstützung durch Marketing Automation Expert:innen. Was uns zur letzten Frage der Marketing Automation Prozessanalyse führt.

Alleingang oder mit Expert:innen?

Welche Analyse-Schritte können Unternehmen im Alleingang übernehmen? Und wann ist es (spätestens) sinnvoll, auf Expert:innen in diesem Bereich zurückzugreifen? Generell gibt es kein Richtig oder Falsch, aber Empfehlungen. Die Problemanalyse und -definition können Unternehmen in der Regel selbst in die Hand nehmen. Das gilt selbstredend auch für die erste Recherche nach Lösungen. Innerhalb der eigentlichen Marketing Automation Prozessanalyse können Unternehmen die Definition des Status Quo und auch die Bewertung der Prozesse meist selbst durchführen. Bei der Ressourcen-Betrachtung und nachgelagerten Tasks der Prozessanalyse lohnt es sich dagegen oft, direkt von Expert:innen unterstützt zu werden, damit alle relevanten Aspekte berücksichtigt werden.

Es gilt: Schauen Sie, wie weit Ihre Expertise im Unternehmen reicht, um die Prozessanalyse korrekt durchzuführen. Gelangen Sie an Ihre Grenzen, sollten Sie Expert:innen hinzuziehen. Nicht zuletzt können Sie aber auch das ganze Thema Prozessanalyse Spezialist:innen in die Hand geben.

Fazit

Ihr Ziel ist es letztlich, Ihre Prozesse so zu verbessern, dass Routine-Aufgaben im Marketing effizienter durchgeführt werden. Der Gedanke „Heute muss ich wieder … und verliere wieder den Vormittag“ soll der Vergangenheit angehören. Damit Sie dieses Ziel auch erreichen, sollten Sie Schritt für Schritt mit geeigneten Methoden Ihr Problem und die damit verbundenen Prozesse in Augenschein nehmen. Eine erfolgreiche Prozessoptimierung durch Marketing Automation Tools braucht in jedem Fall genügend Informationen rund um Prozess-Schritte und vorhandene Ressourcen. Erkennen Sie konkret die Automation-Potenziale können Sie dann auch gezielt die Prozesse verbessern.