Whitepaper: Virtuelle Events organisieren – Software, Anbieter, Gewerke

Virtuelle Events lösen die klassische Hausmesse, die Großveranstaltung und die Messen ab – zumindest in Pandemiezeiten. Mit Hilfe von Virtual Event Software sind Unternehmen in der Lage, ihre Veranstaltung ins Internet zu verlegen. Aber welche Software ist am besten geeignet? Welche Anbieter unterstützen bei der Organisation? Und was macht virtuelle Events erfolgreich? Wir haben mit Softwareanbietern, Event-Veranstaltern und Produktionsfirmen gesprochen. Die Erkenntnisse haben wir in einem eigenen Whitepaper verarbeitet.

Das Whitepaper beschäftigt sich mit folgenden Themen:

• Das Virtual Event-Ziel richtig setzen
• Das Erfolgs-Dreieck von virtuellen Events
• Das Event-Profil erstellen
• Der Baustein Video
• Die Gewerke im Überblick
• Die Technologie von virtuellen Events
• Formate und Refinanzierung

Mit dem folgenden Formular können Sie das Whitepaper „Virtuelle Events und Konferenzen veranstalten“ herunterladen.

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Werden virtuelle Events die klassischen physischen Events und Messen ablösen?

Das Coronajahr 2020 war geprägt von Versuchen der Unternehmen, ihre Event-Formate zu digitalisieren. Vor allem ging es darum, Alternativen in der Leadgenerierung zu finden, da bis März 2020 viele Leads über Messauftritte generiert werden konnten. Wir haben nach der ersten digitalen Dmexco mit zahlreichen Ausstellern gesprochen, wie ihr Eindruck von der Messe war. Es zeigte sich, dass viele Aussteller positive Eindrücke gewonnen hatten, aber sich trotzdem auch einen physischen Auftritt wünschen, wenn es wieder möglich ist. Viele Branchenkenner sind sich deshalb sicher, dass mit dem Sieg über die Pandemie physische Events in Kombination mit virtuellen Events angeboten werden. Solche hybride Event-Formate sollen das Beste aus beiden Ansätzen bieten.

Vor- und Nachteile von virtuellen Events

Wer sich noch als Unternehmen die Frage stellt, ob ein eigenes virtuelles Event sinnvoll ist, wirft einen Blick auf die Vor- und Nachteile.

Vorteile von virtuellen Events

• Ein Matching von Teilnehmern ist auf rein technischer Basis besser möglich als auf einem unüberschaubaren physischen Event
• Die Akquisition von Top-Speakern aus dem Ausland wird einfacher und günstiger
• Reisekosten entfallen für die Teilnehmer
• Es gibt keine räumlichen Limitierungen
• Inhalte sind später abrufbar
• Controlling in Echtzeit wird möglich
• Wenn das Setup eingespielt ist, sind virtuelle Events schneller planbar und umsetzbar

Nachteile von virtuellen Events

• Die technologischen Anforderungen und Kompetenzen sind höher für alle Beteiligten
• Der erste Aufwand für ein Event-Konzept ist hoch
• Teilnehmer sind leichter durch E-Mail und andere Apps ablenkbar als auf Live-Events vor Ort
• Die Beziehungen zwischen den Teilnehmern ist meist distanzierter

Sicher gibt es noch viele weitere Vor- und Nachteile. Diese sollen eine erste Inspiration bieten.

Neue Anforderungen

Wenn sich Unternehmen dafür entscheiden, virtuelle Events zu veranstalten, entstehen eine Menge Anforderungen. Neben den technischen Lösungen müssen Mitarbeiter intensiv darauf trainiert werden, die virtuelle Umgebung für den Verkauf zu nutzen. (Siehe auch zur Vertiefung unser Whitepaper Remote Selling). Wer als Event-Veranstalter virtuelle Messestände verkaufen will, den ereilt eine weitere Komplexität. Nicht nur, dass die eigenen Vertriebsteams das Produkt „Virtuelle Messe“ begreifen müssen und die virtuelle Verkaufsfläche beherrschen; zusätzlich müssen sie diese Produkte an weitere Firmen verkaufen, die die virtuellen Messeplätze buchen. Im Gegensatz zur klassischen Messe haben die Veranstalter den Vorteil, dass es keine räumlichen Limits gibt. Trotzdem sollte für eine reale Anforderung im ersten Schritt ein Event-Konzept erstellt werden, bei dem auch ein eigenes Event-Profil festgelegt wird (wie das funktioniert, wird im Whitepaper erörtert).

Gewerke von virtuellen Events am Beispiel der DMEXCO

Sobald Konferenzen und Vorträge inszeniert werden, sollte das Gewerk „Bühnenbau“ berücksichtigt werden. Die folgende Abbildung zeigt beispielhaft eine von mehreren Bühnen-Szenarien, die für die DMEXCO 2020 aufwändig aufgebaut wurden. Light and Sound sind weitere Gewerke, die bei professionellen Online Events einkalkuliert werden.

Quelle: make/c

Sowohl das Livestreaming als auch die Nachbearbeitung von Videoinhalten bedarf spezieller Kompetenzen und technologischer Anforderungen. Bei der DMEXCO haben allein 40 Mitarbeiter 120 Stunden Videomaterial produziert, geschnitten und gestreamt. Dieser Kraftakt ist nur mit intensiver Planung und Vorbereitung realisierbar.

Quelle: make/c

Häufig wird die Frage gestellt, ob ein virtuelles Event in dreidimensionaler Umgebung stattfinden muss. Unsere Gespräche mit den verschiedenen Software-Anbietern hat unterschiedliche Meinungen zutage gefördert. Soweit ein Unternehmen Produkte bewerben möchte, die erst durch die dreidimensionale Darstellung verständlich erklärt werden können, ist es sicher sinnvoll, nach einer Lösung zu suchen, die diese Anforderung bedient.

Eine komplexe Messe zu digitalisieren ist eine große Herausforderung. Die DMEXCO hat im Jahr 2020 genau das geschafft. Das folgende Video zeigt einige Impressionen vor und hinter der Kamera.

Die Kosten von virtuellen Events

Die Bandbreite an Formaten der virtuellen Messen und Events ist schon heute groß. Die DMEXCO ist ein Beispiel für das, was sich nur sehr große Unternehmen und Messegesellschaften leisten können. Es ist durchaus möglich, für viel weniger Geld das eigene virtuelle Event auf die Beine zu stellen. Dazu bedienen sich findige Veranstalter kleiner Software-Lösungen, die eine Integration bestehender Webinar-Tools möglich machen und die Speaker aus dem heimischen Büro in die virtuelle Umgebung zuschalten. Allerdings gibt es auch beim Speaker-Management einige Fallstricke, die wir im Whitepaper aufgreifen. Laden Sie sich unser Whitepaper über das Formular am Anfang des Artikels herunter und tauchen Sie ein in die Welt der virtuellen Events.