Digital Asset Management Whitepaper: Leitfaden DAM-System

Bilder, Videos, Audio-Dateien, Text-Dokumente, 3D-Dateien. In Unternehmen kommen unzählige Dateien zusammen. Viele verfügen bereits über eine Vielzahl digitaler Assets. Das Problem: Oft lassen sich Dateien nur mit großer Mühe finden und auf unterschiedlichen Kanälen verbreiten. Digital Asset Management Systeme bieten Abhilfe. In diesem Beitrag erfahren Sie, was ein DAM-System auszeichnet und wann eine DAM-Lösung für Unternehmen sinnvoll ist. Außerdem zeigen wir Ihnen, in welchen Unternehmensbereichen DAM-Systeme zum Einsatz kommen. Für alle, die mehr zum Thema DAM-System erfahren wollen, bieten wir unser kostenloses Whitepaper zum Download an.

Download Whitepaper „Digital Asset Management – Leitfaden DAM System“

In unserem Whitepaper:

erhalten Sie eine Definition zum DAM-System
geben wir Ihnen einen Überblick aktueller Herausforderungen in der Datensuche
grenzen wir DAM-Systeme zu CMS und klassischen Ordnerstrukturen ab
erhalten Sie eine Unterscheidung verschiedener DAM-Systeme
stellen wir Ihnen die Funktionen von DAM-Systemen vor
bieten wir Ihnen einen Überblick zu Einsatzbereichen
klären wir die Frage, wann ein DAM-System für Sie sinnvoll ist
zeigen wir Ihnen die wichtigsten Vorteile auf
erhalten Sie Auswahl-Kriterien für Ihre passende DAM-Lösung

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DAM-System Definition

In Unternehmen sind mitunter eine Reihe verschiedener Systeme für die Verwaltung von Daten und Medien im Einsatz. Zu bekannten Systemen gehören etwa Media Asset Management (MAM) Systeme, Product Information Management (PIM) Systeme oder auch das Content Management System (CMS). Wie also reiht sich ein DAM-System in diese Lösungen ein?

Digital Asset Management Systeme sind in erster Linie wie auch MAM und PIM Datenbanken. Allerdings übernehmen DAM-Systeme mehr, als nur Daten und Medien-Inhalte zu speichern. Sie zentralisieren, strukturieren und standardisieren digitale Assets. Außerdem ermöglichen sie es, digitale Inhalte kanalspezifisch zu exportieren.

Klingt ein wenig nach der Definition eines PIM bzw. MAM-Systems? Im Grunde genommen funktionieren alle drei Managment Systeme auch gleich. Aber: Sie fokussieren sich auf unterschiedliche Daten-Formate. Sie möchten mehr zu den Unterschieden erfahren? In unserem Beitrag zu PIM Systemen finden Sie eine Abgrenzung von DAM, MAM und PIM. Eine detaillierte Übersicht zu verschiedenen Datenmanagement- und Marketing-Lösungen finden Sie außerdem in diesem Beitrag.

Digital Assets

Digital Assets sind Dateien, die für die effiziente Nutzung in Unternehmen klassifiziert, indexiert, versioniert, geschützt, formatiert und gespeichert sind. Der größte Clou eines digitalen Assets sind aber die hinterlegten Metadaten. DAM-Systeme können diese Auslösen. Die in den Metadaten hinterlegten Informationen ermöglichen es Mitarbeitern im Unternehmen Dateien wie Bilder oder Videos schnell und einfach zu finden. Metadaten beinhalten Informationen wie den Dateityp, die Auflösung, einen Autor oder das Erstelldatum. Mitarbeiter können anhand der Metadaten aber auch digitale Assets taggen, also mit Schlagworten versehen, und Beschreibungen hinzfügen.

Digital Asset Management: Diese Aufgaben übernemen DAM-Systeme

DAM-Lösungen berücksichtigen eine Vielzahl Dateien und Inhalte, die im Marketing relevant sind. Statt sich nur auf Medie-Dateien zu beschränken, übernehmen sie die Verwaltung von 3D-Inhalten, PDFs und andere Text-Dokumente und vielen mehr. Damit reichen DAM-Lösungen bei der Verwaltung von Dateien wesentlich weiter, als etwa ein CMS. Zudem übernimmt ein DAM-System mehrere Aufgabenbereiche. Es ist für die Erstellung digitaler Assets zuständig, das Management der digitalen Assets und die kanalspezifische Verteilung der digitalen Inhalte.

Ein DAM-System übernimmt dabei Funktionen wie:

Import digitaler Assets
Auslesen der Metadaten und Konvertierung von Dateien
Anreicherung vorhandener Metadaten mit weiteren Informationen
Strukturierung der digitalen Assets
Tagging der digitalen Assets
Rechte- und Lizenzverwaltung
Such- und Vorschau-Funktionen
Erstellung von Asset-Kollektionen
Anbindung an andere Systeme für den Daten-Export
Download-Bereitstellung von digitalen Assets

Wie ein DAM-System aufgebaut ist, unterscheidet sich dabei je nach Anforderung des Unternehmens. Grob unterschieden werden horizontale und vertikale DAM-Systeme, die jeweils einen anderen Schwerpunkt aufweisen. Vor allem horizontale DAM-Systeme sind für das Marketing eine wichtige Unterstützung. Denn sie ermöglichen vor allem die Verteilung digitaler Inhalte in der Breite. Unternehmen, die ihre Kunden auf einer Vielzahl von Kanälen erreichen wollen, sollten daher beispielsweise auf ein horizontales DAM-System setzen.

Doch ab wann ist eine DAM-Lösung überhaupt sinnvoll? Lohnt sich DAM-Software bereits für kleine Unternehmen? Oder erst für Großunternehmen?

Wann lohnt sich DAM-Software?

Eine pauschale Aussage zum sinnvollen Einsatz von DAM-Software ist, wie üblich, nicht möglich. Allerdings zeigt sich allgemein, dass der Bedarf an DAM-Lösungen wächst. Denn 48 Prozent der Unternehmen bestätigen, dass die Suche und Veröffentlichung von digitalen Assets die Produktivität der Mitarbeiter hemmt. Das geht aus dem Benchmark Report „The State of Digital Asset Mangement 2020″ hervor. Der Grund: Es fehlt eine Single Source of Truth, die digitale Assets smart verwalten kann. Die Frage, wann sich DAM-Software für Ihr Unternehmen lohnt, sollten Sie individuell evaluieren. Einige Aspekte sprechen aber für den Einsatz einer Digital Asset Management Lösung:

Das Datenaufkommen und das Volumen digitaler Assets nimmt deutlich zu oder ist bereits sehr umfangreich.
Sie arbeiten mit vielen verschiedenen Dienstleistern zusammen, die auf digitale Inhalte zugreifen müssen.
Die Suche nach digitalen Inhalten ist ressourcenintensiv.
Sie arbeiten global, an verschiedenen Standorten. Mitarbeiter brauchen standortübergreifenden Zugriff auf digitale Assets.
Sie wollen die Aktualität und Qualität Ihrer digitalen Assets erhöhen.
Sie wollen die Datensicherheit weiter ausbauen.

Vor allem. wenn mehrere Faktoren in Ihrem Unternehmen zusammentreffen, ist die Implementierung einer DAM-Software sinnvoll. Tendenziell sind es natürlich größere Unternehmen, auf die das zutrifft. Aber: Auch ein schnell wachsendes Unternehmen sollte nach Möglichkeit von Anfang an über ein DAM-System nachdenken. Wenn Sie Ihre Assets bereits zu Beginn des Wachstums intelligent speichern, schaffen Sie Möglichkeiten, schneller auf sich ausweitende Kunden-Touchpoints zu reagieren. Und sie arbeiten breites effizient, wo Wettbewerber mitunter noch ihre Assets aufwändig suchen.

DAM-Software im Unternehmenseinsatz

Wofür eignen sich Digital Asset Management Tools? Wer eine Software in die Systemlandschaft seines Unternehmens integriert, möchte selbstverständlich wissen, in welchen Bereichen die Software effektiv zum Einsatz kommt. DAM-Systeme sind mit ihren umfangreichen Funktionen hier sehr vielseitig. Die Haupteinsatzbereiche finden sich aber grundsätzlich im Marketing und – durch die Datenzentralisierung – in der IT. Im Marketing hilft ein Digital Asset Management System sowohl beim Brandmanagement, als auch in der Produktkommunikation und Medienproduktion. Genauso vereinfacht es Abstimmungsprozesse und Medien-Bereitstellung im Marketing und der Kommunikation. Nicht zuletzt können Sie durch DAM-Software ihre Nutzungsrechte für Bilder, Videos und andere Digital-Medien zentral steuern. Damit minimieren Sie das Risiko veralteter oder falscher Lizenzen.

Implementierung bedarf Change Management

Egal, ob Sie sich für eine On-Premise- oder Cloud-DAM-Lösung entscheiden: Damit DAM in Ihrem Unternehmen effizient genutzt wird, sollten Sie die Implementierung auf jeden Fall begleiten. Ziel ist es, durch ein aktives Change Management alle Mitarbeiter im Unternehmen abzuholen. Letztlich müssen diese nicht nur die Veränderung akzeptieren, sondern Prozesse adaptieren und langfristig aufrecht erhalten. Verlieren Sie sich daher nicht nur in Anforderungskataloge und Kostenvergleiche. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter aktiv in die Implementierung ein.

Sie sind auf der Suche nach der passenden DAM-Software? In unserem Whitepaper haben wir für Sie einige Auswahl-Kriterien gesammelt, die Ihnen dabei helfen, die Suche einzugrenzen.