Die Einführung von Social Intranets in Unternehmen geht stets einher mit einer kontinuierlichen Veränderungskommunikation. Es ist besonders wichtig die Führungskräfte-Kommunikation zu beleuchten und gezielt zu unterstützen. Die Führungskräfte aus unterschiedlichsten Fachabteilungen von Beginn an in die Projektplanung einzubeziehen, ist ein wesentlicher Bestandteil der Projektarbeit. Die spätere Beteiligung der Mitarbeiter hängt nämlich stark davon ab, ob die Führungskräfte mit gutem Beispiel voran gehen.
Folgende Faktoren entscheiden über den Erfolg und die Akzeptanz eines Intranet-Projekts:
Führungskräfte für die Vision gewinnen
Mit der einsamen Entscheidung des Firmenchefs und einem Kaltstart bei der Einführung des Intranets sind Misserfolge vorprogrammiert. Die Führungsmannschaft muss daher das Projekt von Anfang an mit tragen, damit es Nutzen für das Unternehmen stiften kann. Hierzu ist es wichtig, dass die Führungskräfte das Intranet als Teil der Unternehmensstrategie verstehen. Die Vision davon, wie das künftige Intranet aussehen und die internen Abläufe unterstützen wird, muss somit gleich zu Beginn den Führungskräften aller Abteilungen vermittelt werden.
Nutzen an eigenen Anwendungsfällen begreifen
Da sich die Aufgaben von Führungskräften von den Tätigkeiten ihrer Mitarbeiter oft stark unterscheiden, sollten zunächst spezielle Anwendungsfälle gefunden werden, die den Nutzen speziell für die Führungsmannschaft aufzeigen. Dabei sollten möglichst Aha-Effekte erzielt werden, die zeigen, wie etwa eine konkrete Prozessunterstützung, eine Arbeitserleichterung oder Zeitersparnis für die Führungskraft aussehen können. Idealer Weise lassen sich auch konkrete Probleme hier sofort optimal lösen. Um die Begeisterung im nächsten Schritt auf die Belegschaft zu übertragen, sind wiederum Anwendungsfälle aus der täglichen Arbeit der Mitarbeiter erforderlich.
Die Führungsaufgabe neu definieren
Gerade weil in vielen Fällen Führungskräfte in Wahrheit die Arbeit von Fachkräften erledigen, ist es ein wichtiger Aspekt in einem Intranet-Projekt, die eigentlichen Führungsaufgaben rund um die interne Kommunikation neu zu erarbeiten. Soll das Intranet die Informationsverteilung optimieren und den Austausch der Mitarbeiter fördern, ist es notwendig, dass die führenden Köpfe diesen Ansatz verstehen und umsetzen. Im Zuge einer Intranet-Einführung werden Führungskräfte somit verstärkt zu internen Beratern. Statt wie bisher Fachwissen weiter zu geben, müssen nun unternehmensweite Informationen an die Mitarbeiter transportiert und verständlich gemacht werden.
Den Kulturwandel mit Leben füllen
In den Abläufen und internen Prozessen spiegelt sich die Kultur des Unternehmens wieder. Da sich organisatorische Rahmenbedingungen im Zuge des Intranet-Projekts stark verändern, müssen diese beispielsweise in einem neuen Informationsverhalten Ausdruck finden. Führungskräfte sind gefordert, ihr eigenes Informationsverhalten den neuen Rahmenbedingungen anzupassen. Nur so wird die neue Arbeitsweise von den Mitarbeitern angenommen und übernommen. Im Vordergrund steht dann für die Führungskräfte beispielsweise das aktive Teilen und Aufbereiten von Informationen.
Führungskräfte gehen mit gutem Beispiel voran
Damit die Mitarbeiter den Nutzen des Intranets erkennen, ist es notwendig, Vorbilder zu etablieren. Wer könnte die Vorteile und Möglichkeiten besser transportieren als Führungskräfte, die mit gutem Beispiel voran gehen? Führungspersönlichkeiten mit Weitblick geben ihren Mitarbeitern Orientierung und beteiligen sich aktiv am Intranet. Hemmungen und Vorbehalte bei den unterschiedlichen Anwendern aus der Belegschaft sollen so abgebaut werden. Damit dies erfolgreich gelingt, kann es sinnvoll sein, die Kompetenz vor allem bei der Nutzung von Social-Funktionen wie Kommentieren, Bloggen und Bewerten im Vorfeld zu schulen.
Ein langfristiges Engagement im Intranet
Die Einführung eines Intranets benötigt Zeit und entwickelt sich meist stufenweise. Es ist eher unwahrscheinlich, bereits von Beginn an alle Mitarbeiter zu hundert Prozent begeistert ins Boot zu holen. Deshalb ist die Einführung noch nicht mit einer einmaligen Schulung erledigt. Die langfristige Etablierung des Intranets erfordert ein kontinuierliches Engagement der Führungskräfte, die sich dauerhaft und spürbar mit eigenen Beiträgen am neuen System beteiligen.
Am 15./16. Mai 2014 wird die Intranet-Agentur IPI GmbH auf dem IPI-Summit ihre neue Einführungsmethoode i-volve vorstellen. Die Position der Führungskräfte wird auch hier von zentraler Bedeutung sein.
Quelle: IPI GmbH
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