Bilddatenbank Software für Unternehmen: Welche Lösung ist sinnvoll?

Bilder sammeln sich in Unternehmen massenweise an. Meistens liegen sie in Ordnerstrukturen auf den Servern des Unternehmens ab. Das sorgt oft dafür, das Mitarbeiter:innen lange Zeit aufwenden müssen, um Bilder wiederzufinden. Und nicht nur das. Eine Bilddatenbank hilft, Suchzeiten zu reduzieren und gleichzeitig rechtliche Fallstricke zu vermeiden. Allerdings gibt es unzählige Lösungen an Bilddatenbank Software für Unternehmen. Wir haben daher wichtige Kriterien für Bilddatenbank Software und deren Auswahl zusammengetragen. Doch zuerst: Was genau zeichnet eine Bilddatenbank Software für Unternehmen aus? Und warum braucht es eine solche überhaupt?

Vom physischen zum digitalen Fotoarchiv

Seit es Fotos gibt, versuchen wir unsere Bilder geordnet zu verwalten. Erinnern Sie sich an die guten alten Dias und Fotoalben? Vor digitalen Bildern waren sie das, was heute Bilddatenbank Software ist. Mit Dias und in Fotobüchern haben wir unsere Erinnerungen archiviert. Und selbst vor über 150 Jahren, als die Fotografie gerade erst entstand, wurden Bilder bereits archiviert und katalogisiert – mithilfe einfacher Karteikartensysteme. Dabei wurde jedes einzelne Bild indexiert. Eine mühsame Form der Archivierung.

Die Digitalfotografie ist vergleichsweise jung. Erst in den 1990er Jahren setzte sie sich durch. Das war auch die Geburtsstunde von Bilddatenbank Software. Mittlerweile verfügt nahezu jedes Betriebssystem über eingebaute Bilddatenbank Software. Denken Sie hier einfach nur an die Microsoft Fotos-App oder das Apple-Pendant „Fotos“. Was diese Bilddatenbank Software anbelangt: Sie ist eher für den Privatgebrauch gedacht.

Warum es in Unternehmen andere Lösungen braucht

Privatanwender und Hobby-Fotografen benötigen lange nicht Bilddatenbank Software, wie professionelle Fotografen oder Unternehmen für die Verwaltung von Bildern. Der Grund liegt ganz einfach in den Anforderungen, die mit der Archivierung und Nutzung von Bildern im professionellen Bereich einhergehen. Professionelle Fotografen und Unternehmen benötigen umfangreiche Möglichkeiten, digitale Bilder als Asset mit zusätzlichen Informationen anzureichern. Dabei geht vor allem auch um Lizenzen und die rechtskonforme Verwendung von Bildern. Genauso ist es eine Frage der Effizienz, welche Bilddatenbank Software in Unternehmen eingesetzt werden sollte. Eine Übersicht verschiedener Bilddatenbank-Anbieter haben wir für Sie in unserem Bilddatenbank Vergleich zusammengestellt. Wer Bild-Dateien effizient verwalten möchte, braucht mehr Optionen, Fotos zu strukturieren, als sie Consumer-Tools in der Regel bieten. Damit kommen wir auch schon zur Frage: Welche Bilddatenbank Software ist für Unternehmen sinnvoll?

Bilddatenbank Software für Unternehmen – wichtige Kriterien

Wir sagten es bereits: Die Verwaltung von Bildern in Unternehmen ist heikler und vor allem aufwändiger als bei Privatverbraucher:innen. Eine Lösung braucht daher wesentlich mehr Funktionen. Grundsätzlich gibt es natürlich auch im professionellen Bereich eine enorme Bandbreite von kostenlosen Open Source-Tools bis zu kostenintensiver Software. Open Source-Software ist meistens jedoch im Funktionsumfang im Vergleich zu Enterprise-Lösungen deutlich limitiert – beispielsweise bei der Abdeckung verschiedener Dateiformate digitaler Bilder. Und auch die Skalierbarkeit sowie das Thema Datenschutz spielen bei Unternehmen eine enorm wichtige Rolle. Welche Kriterien bei einer Bilddatenbank Software für Unternehmen allgemein zum Tragen kommen, zeigt die folgende Übersicht:

1. Abdeckung von Dateiformaten

Bild-Dateien in Unternehmen haben meist vielfältige Dateiformate. Neben JPG und PNG sind es so etwa auch RAW-, PSD- oder TIF-Dateien, die von einer Bilddatenbank Software verarbeitet werden müssen. Wer eine Bilddatenbank Software für Unternehmen sucht, sollten in jedem Fall darauf achten, dass nicht nur JPG und PNG abgedeckt wird, sondern auch andere Dateiformate, die für die tägliche Arbeit relevant sind.

2. Funktionen zur Strukturierung

Bilder nur in digitalen Alben zu verwalten, ist eher Consumer-orientiert. Im Enterprise-Bereich sollte Wert auf vielfältige Funktionen zur Strukturierung von Bildern gelegt werden. Das ist nötig, um Rich Media Assets aufzubauen und Bilder vollumfänglich managen zu können. Eine Verschlagwortung via Tags ist das Minimum. Gute Bilddatenbank Software für Unternehmen sollte darüber hinaus aber auch Volltextsuche, Anreichern von Metadaten und Auslesen selbiger, Versionierung und eine Klassifizierung der Assets ermöglichen.

3. Integrierte Möglichkeiten der Bildbearbeitung

Bilder müssen oftmals in verschiedenen Formaten (sowohl Dateiformat als auch Bildgröße) vorliegen. Im Consumer-Umfeld bieten Bilddatenbanken meist schon rudimentäre Bildbearbeitung. Sobald es in den professionellen Bereich geht, sollten die Features zur Bildbearbeitung deutlich ausgeweitet sein. Ziel ist es, über die Bilddatenbank Fotos für verschiedene Ausgabeformate innerhalb der Software aufzubereiten. Das spart Zeit und gleichzeitig werden die bearbeiteten Bilder für den jeweiligen Ausgabekanal zentral abgespeichert – einfaches Wiederfinden und erneut Nutzen ist damit kein Problem mehr.

4. Anbindung an andere Systeme

Wer kennt es nicht: Es liegen Bilder vor, die mit anderen Abteilungen oder auch externen Partnerunternehmen geteilt werden müssen. Allerdings gibt es keine Möglichkeit, die Bilder direkt aus der Bilddatenbank heraus ohne Weiteres zu teilen. Eine Anbindung an andere Systeme ist für ein effizientes – und nicht zuletzt auch sicheres – Zusammenarbeiten verschiedener Akteure nahezu unumgänglich. Aber auch das wie unter Punkt 3 bereits erwähnte Ausspielen von Bildern auf verschiedenen Ausgabekanälen macht eine Anbindung an andere Systeme und Tools notwendig, damit die Effizienz erhalten bleibt.

4. Benutzer- und Rechtemanagement für rechtliche Sicherheit

Einer der wohl wichtigsten Gründe für eine Bilddatenbank Software ist das Benutzer- und Rechtemanagement. Fehlende oder veraltete Lizenzen, die lizenzwidrige Nutzung von Fotos und das ungehinderte Abändern von Metadaten können schnell Klagen und Rechtsstreitigkeiten mit sich führen – ein teures Unterfangen für jedes Unternehmen. Bilddatenbank Software sollte daher in jedem Fall über ein Benutzer- und Rechtemanagement verfügen. So können einerseits Lizenzen zentral verwaltet und aktuell gehalten werden. Andererseits erhält nicht jede:r Mitarbeiter:in Zugriff auf Bilder oder die Möglichkeit, Änderungen an selbigen vorzunehmen.

5. Die Wahl zwischen Cloud- und On-Premise-Lösung

Ein Letztes noch ist die Frage nach einer Cloud- oder On-Premise-Lösung. Wer professionelle Bilddatenbank Software einsetzen möchte, sollte im Vorfeld klären, inwiefern für das digital geführte Bildarchiv eine Cloud-Lösung in Frage kommt. Vorteil einer Cloud-Software liegt natürlich unter anderem darin, dass der Speicherplatz einfacher zu skalieren ist. Allerdings kann auch eine On-Premise-Lösung sinnvoller sein, je nach Datenschutzvorgaben und anderen rechtlichen Rahmenbedingungen im Unternehmen.

DAM-Lösung als Bilddatenbank für Unternehmen

Eine effektive und effiziente Möglichkeit, Bilder in einer Bilddatenbank zu verwalten, bieten für Unternehmen sogenannte Digital Asset Management (DAM)-Lösungen. Sie bieten nicht nur umfangreiche Funktionen für die Verwaltung von Bildern (Tagging, Versionierung, etc.), sondern auch ein zentrales Benutzer- und Rechtemanagement. Gleichzeitig bilden sie eine Single Source of Truth für Ihre gesamten Fotos und Bilder im Unternehmen. Langes Suchen für Ihre Mitarbeiter:innen adé. Zudem unterstützen DAM-Systeme dabei, Bilder – aber auch andere Inhalte wie Dokumente, Videos, etc. – so zu konvertieren, dass sie leicht über verschiedene Kanäle ausgespielt werden können. Mit DAM-Software haben Sie die Möglichkeit, in nur einem System alle ihre digitalen Assets einheitlich zu verwalten. Das spart Zeit, Kosten und nicht zuletzt auch Nerven.

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