Whitepaper: Die Automatisierung von Standardprozessen in KMU

Jedes Unternehmen strebt nach mehr Effizienz im Büroalltag. Die Automatisierung von Standardprozessen ist ein möglicher Effizienztreiber – ganz gleich bei welcher Unternehmensgröße. Allerdings verfügen größere Firmen oft über ein umfangreicheres Budget für Prozessautomatisierung. Kleinere Firmen sind dazu verpflichtet, ressourceneffizient und trotzdem wettbewerbsfähig zu sein. Wie KMU dies realisieren können, liest Du in unserem Whitepaper.

Ein Unternehmen verfügt in der Regel über eine Softwareinfrastruktur, in der diverse Software Systeme integriert sind. Dies macht End-2-End-Prozesse oft aufwändig, da diverse Schnittstellen bedient werden müssen.  Zeitgemäße ERP Cloud Lösungen besitzen meist Schnittstellen, die die Kommunikation zwischen verschiedenen Softwares einfach machen und in der IT zentralisieren. Doch welche Vorteile bietet das Automatisieren der Prozesse im Detail? Einen Auszug findest Du bereits in diesem Artikel – detaillierte Informationen kannst Du dann direkt im Whitepaper nachlesen:

Vorteile der Automatisierung von Standardprozessen in KMU

Die Automatisierung von Standardprozessen bringt mit sich, dass Fehler reduziert, Zeit gewonnen und Kosten gespart werden. Menschliche Fehler werden umgangen, da automatisierte Prozesse weniger fehleranfällig sind. So werden im Folgeschluss Kosten gespart, die bei einer möglichen Behebung von menschengemachten Problemen entstehen würden. Außerdem wird die Effizienz des Unternehmens gesteigert, was wiederum die Wettbewerbsfähigkeit zum Positiven beeinflusst. Vor allem für kleinere und mittlere Unternehmen lohnt sich deswegen eine Automatisierung, um mit der Konkurrenz mithalten zu können.

Welche Bereiche kann man automatisieren?

Die Standardprozesse, die man automatisieren kann, sind vielfältig. Dadurch lässt sich der Aufwand manueller Aufgaben in vielen Bereichen reduzieren. Allerdings sollte man als Unternehmensentscheider wissen, dass bei Standardprozessen die bisher im Unternehmen bestehenden Prozesse angepasst werden müssen. Hier existieren zwei immer noch gängige Philosophien der Implementierung von ERP Lösungen: Die eine besteht darin, die im Unternehmen bestehenden Prozesse in die ERP Software zu übersetzen. Dies bedingt einige Aufwände, da die Lösung angepasst werden muss. Die Folge: Hohe Kosten durch Customizing der Software. Die zweite Option geht davon aus, dass das Unternehmen sich an die Software anpasst. Die Standardprozesse sind bereits in der Software hinterlegt. Jetzt muss sich nur das Unternehmen an diese Prozesse anpassen. Der Vorteil: Es entstehen keine Kosten durch Customizing der Software – allerdings müssen sich die Mitarbeiter auf die neuen Prozesse einstellen.

Hier ein Überblick der häufigsten Anwendungsbereiche, die zumindest in Teilen automatisiert werden können:

• Buchhaltung
• Personalverwaltung
• Lagerverwaltung
• Kundenbeziehungen
• Vertrieb
• E-Mail-Marketing
• Auftragsabwicklung
• Support
• Marketinganalyse

Insbesondere in der Finanzbuchhaltung ergeben sich eine Vielzahl von Möglichkeiten, um Prozesse zu automatisieren und damit auch zu optimieren. Die Workflow-Automatisierung ermöglicht beispielsweise, dass hunderte Rechnungen automatisch gelesen und die wichtigsten Daten extrahiert werden können. Auch die Erstellung und der Versand von Rechnungen lassen sich durch Automatisierung optimieren.  Welche weiteren Effekte sich im Anwendungsbeispiel der Buchhaltung ergeben, kannst Du im Whitepaper nachlesen.

Pace Layered Architecture Strategy

Wenn sich ein Unternehmen für eine Automatisierung von Standardprozessen entscheidet, lohnt sich ein vertiefender Blick auf die so genannte Pace Layered Architecture Strategy. Nach dieser Strategie lässt sich ein ERP-System in drei System-Ebenen übersetzen, auf denen die Transformation durchgeführt werden kann.

1. System of Records: Die Ebene der fundamentalen Geschäftsprozesse
2. System of Differentiation: Die Ebene des USP (Unique Selling Point) des Unternehmens
3. System of Innovation: Die Experimentier-Ebene inkl. Trends und Neuheiten

Während die erste Ebene langfristig sehr stabil ist, da sich die Basis-Geschäftsprozesse nur minimal mit der Zeit ändern, sind die beiden anderen Ebenen darauf angewiesen, anpassungsfähig zu bleiben. Vor allem die dritte Ebene, die Innovation fördern sollte und so neue Strategien erproben kann, muss flexibel und reaktionär sein. Auch die Ebene des USP muss adaptiv bleiben, da wir in einer Zeit der ständigen Veränderung leben und ein Unternehmen am Zahn der Zeit agieren sollte.

Wichtige Aspekte für die Umsetzung bei der Automatisierung von Standardprozessen

Wer sich für eine Implementierung von Standardprozessen interessiert, sollte auf folgende Aspekte achten:

Prozessverständnis:

Zunächst einmal sollte man den zu automatisierenden Prozess gründlich verstehen. Identifiziere alle Schritte, Beteiligten und Abhängigkeiten. Dies ermöglicht es Dir, effektiv zu planen und sicherzustellen, dass die Automatisierung den Prozess nicht beeinträchtigt.

Definiere bei Deinen Prozessen klare Ziele und messbare Metriken, um den Erfolg der Automatisierung zu bewerten. Dies kann die Effizienzsteigerung, Kostenreduzierung oder Qualitätsverbesserung umfassen.

Datenverfügbarkeit und Qualität:

Stelle sicher, dass die für die Automatisierung erforderlichen Daten verfügbar sind und von hoher Qualität sind. Ungenauigkeiten in den Daten können die Automatisierung behindern.

Skalierbarkeit und Flexibilität:

Planen die Automatisierung mit Blick auf die zukünftige Skalierbarkeit und Flexibilität. Der Prozess kann sich im Laufe der Zeit ändern, und die Automatisierung sollte anpassbar sein.

Sicherheit und Datenschutz:

Sicherheitsaspekte und Datenschutz müssen berücksichtigt werden, insbesondere wenn es um sensible Daten geht. Implementiere entsprechende Sicherheitsmaßnahmen und sorge für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Change Management:

Berücksichtige die Auswirkungen auf die Mitarbeiter und deren Akzeptanz. Schule die Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie die automatisierten Prozesse effektiv nutzen können.

Monitoring und Optimierung:

Implementiere ein System zur Überwachung der automatisierten Prozesse. Dies ermöglicht es, Leistungsprobleme frühzeitig zu erkennen und die Automatisierung kontinuierlich zu optimieren.

Fazit

Die Automatisierung von Standardprozessen in KMU ist ein Thema, mit dem sich jedes Unternehmen beschäftigen sollte. Die Vorteile allein überzeugen, da ein durchgängiger, automatisierter Prozess den Arbeitsalltag in so vielen Bereichen vereinfacht.

Wer sich als KMU noch unschlüssig ist, welche ERP-Systeme notwendig sind, kann hier mehr erfahren oder sich hier eine praktische Checkliste herunterladen.