Webinar-Strategie für Unternehmen – Leitfaden mit Webinar Checkliste

Für Unternehmen und Freelancer wird es immer interessanter, mit Webinaren den eigenen Vertrieb zu digitalisieren. Aber wie fängt man an? Was ist die richtige Webinar-Software? Was macht ein Webinar erfolgreich? Und wie mache ich die eigenen Webinare bekannt? Diese und weitere Fragen sollten in einer Webinar Strategie beantwortet werden. Die wichtigsten Aspekte für Deine erfolgreiche Webinar Strategie erklären wir Dir in diesem Beitrag. Ein Checkliste, die Dir hilft, den Überblick zu behalten, gibt es außerdem zum Download.

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Damit Du bei Deinem ersten Webinar nicht ins kalte Wasser geworfen wirfst, stellen wir Dir einen Leitfaden und eine Checkliste zur Verfügung, mit dem Du Deine eigene Webinar Strategie entwickeln und umsetzen kannst. Und falls Du selbst nach interessanten Webinaren zu Online Marketing und E-Commerce suchst, schaue Dich doch mal auf unserem Webinar Kalender um.

Definition: Was ist ein Webinar?

Bei einem Webinar handelt es sich um ein Seminar bzw. einen Trainingskurs, der online stattfindet. Mit Hilfe von Webinar Software bzw. Software für virtuelle Events können mehrere Personen an einem Webinar teilnehmen, bei dem der Webinar Trainer oder die Trainerin entweder das eigene Bild über die Webcam überträgt, oder den Bildschirm teilt. Auch Mischformen werden mit einigen Webinar Lösungen realisiert. Ebenso bieten einige Webinar Tools die Möglichkeit, Umfragen unter den Teilnehmer:innen durchzuführen sowie in Form von Chats einen Dialog aufzubauen.

Vorteile und Nachteile von Webinaren

Zunächst einmal ist die Teilnahme an einem Webinar mit weniger Aufwand verbunden, als die an einer Veranstaltung vor Ort. Reisekosten und Reisezeit fallen weg, stattdessen können Teilnehmende von ihrem Rechner aus das Webinar mitverfolgen. Auch ein spontanes Einwählen ist so also problemlos möglich und selbst in vollen Terminkalendern findet sich so oft noch eine Lücke für ein Webinar vom Büro oder von zu Hause aus. Und sollte das doch einmal nicht klappen, können Webinare aufgezeichnet werden. Das ist nicht nur für Interessierte, die zum Live-Termin verhindert waren, praktisch, sondern auch für die Veranstalter:innen, welche die Aufzeichnung auch später noch zu Zwecken des Marketings und der Leadgenerierung nutzen können. Darüber hinaus ist bei Webinaren eine größere Zahl Teilnehmer:innen möglich. Während ein Präsenztraining eine Limitation in der Größe des Raums hat, kann ein Webinar theoretisch beliebig viele Teilnehmende verwalten. Eine Beschränkung gibt an dieser Stelle lediglich die Webinar Software.

Nachteile bestehen in technischen Restriktionen und Anfälligkeiten. Je nach Breite der Internetleitung und der Professionalität der Software werden Inhalte nur in begrenzter Qualität übertragen. Wenn beispielsweise innerhalb des Webinars Filme gezeigt werden, die auf einer Powerpoint-Präsentation enthalten sind, werden die Filme nicht in der gleichen Qualität übertragen, wie auf dem Bildschirm des Webinar Trainers oder der Trainerin. Auch die physische Präsenz von Webinar Trainer:innen ist nicht mit der digitalen Präsenz vergleichbar, da sie die Teilnehmer:innen in der Regel nicht sehen und daher nur begrenzt auf einzelne Personen und Anfragen eingehen kann.

Diese Ziele kann Deine Webinar Strategie haben

Einfach loslegen und das erste Webinar ins Netz bringen? Das ist selten der richtige Weg. Je nach Größe des Unternehmens braucht man nicht unbedingt eine Riesenstrategie, aber einige Vorgedanken und ein Konzept sind in jedem Fall zu empfehlen, damit die Chance auf Erfolg hoch sind. Bei größeren Unternehmen ist ein strategisches Konzept grundsätzlich zu empfehlen, auch damit sich der oder die Webinar-Verantwortliche gegenüber den Vorgesetzten absichert. Die Webinar Strategie soll zudem eine Grundlage für alle Aktivitäten und die Messbarkeit dieser Aktivitäten schaffen, die im Zusammenhang mit Webinaren angegangen werden sollen.

Ohne Ziel ist jeder Weg richtig. Damit Du die Schritte und Aktivitäten Deiner Webinar Strategie messen kannst, musst Du also zunächst ein paar Ziele festlegen. Was möchtest Du mit den Webinaren erreichen? Einige mögliche Zielsetzungen findest Du im Folgenden:

• Mit Webinaren wollen wir neue Leads für unsere Produkte / Dienstleistungen generieren
• Mit dem Einsatz von Webinaren wollen wir die Nutzbarkeit unserer Produkte erhöhen und damit für mehr Kundenzufriedenheit sorgen
• Mit Webinaren wollen wir das Onboarding neuer Mitarbeiter:innen vereinfachen
• Webinare sollen als Alternative zum Präsenz-Seminar verkauft werden und neue Umsatzmöglichkeiten schaffen
• Die Community der Kund:innen soll mit Hilfe von Webinaren verbunden und so die Kundenbindung gesteigert werden

Hinter jedem Ziel besteht die Möglichkeit, konkrete Key Performance Indikatoren (KPIs), also Messwerte zu setzen. Leite daher von Deinen gesetzten Zielen Zahlen ab, die ab dem Start der Webinar Strategie regelmäßig kontrolliert werden. Ein kleiner Tipp: Entwickle auf Excel- oder Powerpoint-Basis ein KPI Dashboard, das die wichtigsten Kennzahlen auf einen Blick zeigt. Das dient auch als Reporting für Dich selbst und für die Geschäftsleitung. Hier zeigt sich mittelfristig, ob sich die Webinare für das Unternehmen rechnen. Prüfe beim Ziel-Konzept unbedingt, von welchen weiteren Parametern die Zielerreichung abhängig ist.

Im weiteren Verlauf der Webinar-Strategie gehen wir auf Kosten und notwendige Budgets ein. Auch Entscheider:innen im Unternehmen sowie IT Verantwortliche sind typische Ressourcen, die auf die Ziele wirken. Bei größeren Unternehmen sollten diese Abhängigkeiten im Webinar Konzept ausformuliert werden.

Webinar Strategie durchführen: Diese Rollen sind zu verteilen

Wie bereits erwähnt sind mehrere Menschen bzw. Rollen an einem Webinar beteiligt – unabhängig vom Thema der Veranstaltung. Die wichtigsten Rollen und ihre Aufgaben erklären wir im Folgenden.

Der/ Die Entscheider:in

Bist Du Freelancer oder in einem kleinen Unternehmen beschäftigt, ist die Entscheiderin oder der Entscheider schnell gefunden. Bei größeren Firmen braucht es jedoch ausgefeilte Konzepte und eine einfach strukturierte Entscheidungsgrundlage, die der Geschäftsleitung vorgelegt werden müssen. Ohne die Entscheiderin/ den Entscheider wird kein Webinar Konzept verabschiedet.

Der/ Die Webinar Trainer:in

Wer führt durch das Webinar? Das ist abhängig von den Inhalten des Webinars. Wirst Du selbst das Webinar leiten? Wer auch immer dafür verantwortlich ist: Der/ die Webinar Trainer:in sollte bestenfalls bereits Erfahrung mit der Durchführung von Webinaren haben. Ansonsten sollte er oder sie zunächst im kleinsten Kreis 2-3 Webinare durchführen, Erfahrungen dokumentieren und erst dann mit den eigentlich geplanten Webinaren starten.

Der/ Die Moderator:in

Bei kleinen Webinaren mit wenigen Teilnehmenden ist der Einsatz eines Moderators oder einer Moderatorin zu viel des Guten. Falls Du aber mit fremden Webinar Trainer:innen arbeitest und von einer größeren Zahl an Teilnehmer:innen (mindestens 20) ausgehst, kann es durchaus sinnvoll sein, eine:n Moderator:in hinzuzuziehen. Er oder sie führt durch das Webinar, kann ein paar wichtige Fragen an den/ die Trainer:in stellen und ihn oder sie auch an- sowie abmoderieren. Bestenfalls sollte einige Tage vor dem Webinar ein Telefonat zwischen Moderator:in und Trainer:in stattfinden, in dem Moderationsfragen abgeklärt werden können.

Der/ Die IT Verantwortliche

Für die technisch einwandfreie Durchführung des Webinars sollte ein:e IT Verantwortliche:r aus dem Unternehmen das Webinar betreuen. Neben der Software muss natürlich auch die Webinar-Hardware funktionieren. Ist das Headset korrekt angeschlossen? Ist die Webcam ausgerichtet? Der/ die IT-Admin sollte auch zu den technischen externen Dienstleistern des Webinars Ansprechpartner haben, die er oder sie im Problemfall sofort anrufen kann.

Tipp: Lasse Dir von dem/ der IT Verantwortlichen eine Checkliste erstellen, die vor jedem Webinar durchlaufen werden sollte.

Der/ Die Controller:in

Die festgelegten Ziele der Webinar Strategie sollten kontrolliert werden. Der/ die Controller:in befüllt das KPI Dashboard und informiert die anderen Stakeholder darüber, was gut und was weniger gut funktioniert. Spiele den Webinar-Prozess einmal durch. Wer ist zu welchem Zeitpunkt beteiligt? Wer hat welche Aufgaben? Zeichne den Prozess auf und teile dieses Wissen anschließend mit den anderen Stakeholdern. Aus diesem Vorgang könntest Du jetzt schon Dein erstes Webinar erstellen.

Webinar Inhalte planen

Die Inhalte eines Webinars leiten sich immer von den Zielen ab, die Du damit erreichen möchtest. Einmal mehr fällt auf, wie wichtig zu Beginn das Formulieren von Zielen für die Webinar Strategie ist. Um die Planung von Inhalten zu erläutern, blicken wir auf ein Beispiel aus den aufgelisteten Zielen. Möchtest Du mit Webinaren neue Leads für Deine Produkte generieren, dann sollten sich die Inhalte von den Interessen der Zielgruppe ableiten. Reine Produkt-Videos sind hier nicht gefragt. Wir bedienen uns bei der Konzeption von Webinar Inhalten immer an den Grundsätzen des Content Marketings.

Nehmen wir als Beispiel die Hersteller von Software. Diese bieten zwar Webinare an, wie man deren Software effizient einsetzt. Solche sind aber nicht für die Generierung von Leads gedacht, sondern für die Steigerung der Kundenzufriedenheit. Darüber hinaus gibt es bei vielen Softwareanbietern aber Webinare, die Studienergebnisse präsentieren. Diese Studien haben erst einmal nichts mit den Softwareprodukten zu tun. Die Hersteller haben durch die Analyse der Zielgruppe jedoch erkannt, welche Needs und Pains vorhanden sind. Darauf bezogen wird Content produziert und in verschiedenen Formaten aufbereitet – natürlich auch in Form von Webinaren.

Was heißt das für Dein Unternehmen? Wenn Du bereits auf Content Marketing setzt – und das hoffen wir – hast Du auch schon einige Inhalte erstellt. Ob als Whitepaper, als Artikel auf dem Firmenblog/ der Website oder als Vortrag auf externen Events. Diese Inhalte solltest Du noch einmal zusammentragen und prüfen, welche davon auf Dein Ziel ausgerichtet sind und in Form eines Webinars neu genutzt werden können. Damit reduzierst Du den direkten Aufwand und kannst schneller mit einem Webinar an den Markt gehen.

Im Übrigen ist es sinnvoll einen eigenen Redaktionsplan für Webinare zu erstellen und das Webinar als neuen Kanal zur bestehenden Kanalstrategie hinzuzufügen.

Apropos Aufwand: Innerhalb des Webinars kann es zwischendurch immer einmal sinnvoll sein, auf eine Powerpoint-Präsentation zurückzugreifen. In diesem Beitrag zeigen wir, wie Du die Präsentation im Webinar optimieren kannst.

Die Kanalstrategie für Webinare

Auf welchen Kanälen kannst Du Deine Webinare integrieren? Hier sind sowohl eigene Kanäle (owned media) als auch externe Kanäle (earned und paid media) in die Strategie einzubeziehen. Zu den eigenen Kanälen zählt die Website, der Blog, die Social Media Kanäle und die offline verfügbaren Kanäle. Gibt es einen Point of Sale, kannst Du dort auch mit Plakaten auf die Webinare aufmerksam machen. Die paid Media Kanäle für Webinare sind vor allem Display Ads und Social Media Ads.

Um auf Earned Media Kanälen stattzufinden, eignen sich spezialisierte PR Agenturen. Alternativ gibt es Online-Portale – wie auch contentmanager.de -, die über Webinare und Webinar-Themen berichten. Darüber hinaus gibt es ein paar Portale, die Webinarkalender veröffentlichen und dort einen Überblick über thematisch zusammenhängende Webinare bieten. Dazu zählt auch unser Webinarkalender. Hier kannst Du Dein eigenes Webinar eintragen.

Wenn man so möchte, kann man auch Influencer:innen als einen Kanal der Kanalstrategie betrachten. Wenn Du Influencer:innen in Deine Webinare einbeziehst, denke daran, deren Reichweite mit zu nutzen. Was auf den ersten Blick logisch und einfach klingt, bedarf ein paar Überlegungen. Damit ein:e Influencer:in auf Dein Webinar aufmerksam macht und die eigene authentische Reichweite einsetzt, muss es einen Mehrwert sowohl für ihn oder sie (persönlicher Mehrwert) als auch für seine/ihre Reichweite (sozialer Kontext) geben. Alternativ kann man Influencer:innen dafür natürlich bezahlen, in diesem Fall zählt dann der Influencer Kanal zu den Paid Media.

Lies hier unseren kompletten Artikel mit 12 Tipps, wie man Webinare bewerben kann.

Webinar Software Tools auswählen

Du hast noch keine Webinar Software im Einsatz? Es gibt am Markt eine Menge an Webinar Software Tools. Einen Überblick findest Du in unserem Softwarevergleich zu Webinar-Tools. In diesem erhältst Du nicht nur Informationen zu den Funktionen der Tools, sondern auch zur Branchenspezialisierung, Schnittstellen und mehr.

Funktionen von Webinar-Tools

• Chat-Funktion
• Umfrage-Funktion
• Screen-Sharing
• Live-Streaming zu anderen Plattformen wie Facebook und YouTube
• Limitation der Teilnehmerzahl
• Moderator-Funktion
• Whitelabel und Corporate Identity Integration
• Analyse-Funktionen
• Bezahl-Schnittstellen / E-Commerce-Funktionen
• Aufzeichnungs-Option
• Dauer-Limitierung pro Webinar

Was kostet die Umsetzung meiner Webinar Strategie?

Bei der Kostenbetrachtung fällt die Webinar-Software als erstes ins Auge. Allerdings ist die Vorbereitung, die Durchführung und die Nachbereitung durchaus mit in die Kalkulation einzubeziehen, schließlich geht es um Deine Ressourcen und die der weiteren Stakeholder, die in den Webinar-Prozess einbezogen werden. Für eine Kostenbetrachtung und Berechnung solltest Du daher folgende Kennzahlen zusammenstelllen:

Webinar Software Kosten

Je nach Webinar Software entstehen Kosten von wenigen Euro pro Monat bis zu mehreren Tausend Euro.

Webinar Hardware

Bei der Hardware handelt es sich vor allem um Anschaffungskosten für geeignete Headsets und ggfs. ein kleines Webinar-Studio, das auch eine Corporate Identity schafft.

Webinar Design

Wenn Du Webinare „nur“ in Deine bestehenden Artikel einbeziehst, entstehen an dieser Stelle keine weiteren Kosten. Falls Du eine eigene digitale Webinar-Plattform planst, kalkuliere dazu Designkosten und ggfs. auch Hosting-Kosten ein.

Webinar Vermarktungskosten

Bewirbst Du die Webinare, entstehen schnell weitere Kosten. Ob für die Schaltung von Display Ads, Newsletter-Werbung oder Social Ads (etwa auf X/ Twitter oder LinkedIn). Damit Du genügend Teilnehmer:innen gewinnst, musst Du Deine Webinare vermarkten. Gerade auf Business-Plattformen wie LinkedIn bietet sich hier Reichweite. Die Vermarktungskosten kannst Du in diesem Block zusammenstellen.

Mitarbeiter-Sätze und externe Dienstleister

Kalkuliere, wie viel Zeit in die Webinar Operations investiert wird und rechne aus, welche Kosten tatsächlich durch den Einsatz von Mitarbeiter:innen und externen Dienstleister:innen entstehen. Möchtest Du zum Beispiel regelmäßig professionelle Video-Schnitte in die Webinare integrieren, musst Du dazu externe Dienstleisterkosten einbeziehen.

Alle laufenden Kosten kannst Du anschließend auf das einzelne Webinar umrechnen und dagegen die Erträge setzen – zum Beispiel in Form von verkauften Webinaren, generierten Leads, etc. Diese Zahlen sollten in das Webinar KPI Dashboard einfließen. Und damit steht die Webinar Strategie!