Text Automation – Definition, Einsatzgebiete und Vorteile

Um künstliche Intelligenz kommt man heutzutage nicht mehr herum. Egal ob im Privaten oder beim Arbeiten, KI unterstützt uns auf Rat und Tat. Ein Bereich, der wohl das bekannteste Anwendungsfeld ist, ist die Content-Erstellung und das Copy-Texting – Text Automation. Doch wie funktioniert das Ganze konkret? Welche Möglichkeiten bieten sich Unternehmen im täglichen Geschäft? Wir werfen einen genaueren Blick auf das Thema Text Automation und seine Potenziale.

Content erstellen ist zeitaufwändig und oft eine Herausforderung. Sowohl, was die personellen und zeitlichen Ressourcen anbelangt, als auch das textliche Feingefühl. Zumal Content gleichzeitig natürlich weiterhin auf die Bedürfnisse der Zielgruppe abgestimmt sein muss. Digitale Unterstützung kommt da gerade recht. Und sie ist zum Glück auch keine Zukunftsmusik mehr, sondern bereits Realität: Inzwischen gibt eine Vielzahl von Tools, um Content Creator bei der Erstellung ihrer Texte zu unterstützen. Die Rede ist von Software, die Künstliche Intelligenz für die Content Erstellung einsetzt und Texte so beispielsweise automatisch anhand vorliegender Daten generiert – Text Automation. Oder wie man sie auch besser kennt: ChatGPT, Gemini, etc.

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Definition Text Automation – was ist Text Automation?

Text Automation meint nichts anderes als die Erstellung von Texten durch digitale Tools ohne, dass ein Content Creator den eigentlichen Text schreibt. Es muss allerdings nicht mal zwingend Inhalt für Content Marketing-Formate sein. Text Automation ist nicht an eine bestimmte Textgattung gekoppelt, sondern kann für verschiedene textbasierte Inhalte eingesetzt werden. Zum Beispiel für standardisierte Formate wie Geschäftsberichte. Oder für Postings auf sozialen Netzwerken. Die Möglichkeiten sind vielfältig und richten sich nach dem Funktionsumfang der eingesetzten Software.

Neben Text Automation gibt es eine ganze Reihe weiterer Prozesse, die Unternehmen automatisieren können. Marketing Automation gewinnt zunehmend an Bedeutung. In unserem Beitrag erfährst Du, was Marketing Automation ist und welche Tools für einen Marketing Automation Stack nötig sind. In unserem Marktüberblick erhältst Du zudem eine Übersicht aus 23 Marketing Automation Software Anbietern im Vergleich.

Text Automation vs. Content Automation: Wo liegt der Unterschied?

Im Zuge von Text Automation fällt oft auch der Begriff Content Automation. Der Grund: Es gibt bisher keinen einheitlichen Begriff für die softwaregestützte Erstellung von Textinhalten. Im englischsprachigen Raum wird daher mitunter auch von Text Generator gesprochen. Oder es fallen Begriffe wie Textroboter und Textautomations-Software. Die verschiedenen Begriffe gehen aber auf dasselbe hinaus: Hochwertige Texte, die auf Data-Basis über eine Software automatisch generiert werden.

Wie funktioniert Text Automation?

Text Automation ist ein zweistufiger Workflow. Bevor die Software einen Text ausgeben kann, braucht sie Informationen. Die Grundlage bildet also die Analyse von Daten. Die zweite Stufe des Workflows ist dann die eigentliche Textgenerierung.

Die Basis: Eine Datenanalyse

Daten liegen in Unternehmen in hohem Maße vor. Und sie eignen sich hervorragend, um für gute, zielgruppengenaue Inhalte ausgewertet zu werden. Bei der Masse an Daten ist das allerdings keine Aufgabe, die händisch zu bewältigen ist. Die Zusammenhänge und die Analyse von Big Data braucht daher Tools, die mit Künstlicher Intelligenz ausgestattet sind. Denn nur strukturierte Daten können auch für eine automatische Texterstellung herangezogen werden. Zudem bietet KI die Möglichkeit, flexibel Inhalte auf sich ändernde Daten (z.B. von Kundenbedürfnissen) anzupassen. KI unterstützt so gerade auch dabei, Inhalte anhand vorliegender Daten zu personalisieren – welche Einsatzfelder sich daraus unter anderem ergeben, gibt es weiter unten in diesem Beitrag noch einmal genauer.

Textgenerierung mit KI

Im zweiten Schritt des Text Automation Workflows erstellt das eingesetzte KI-Tool anhand der analysierten Daten einen passenden Textinhalt. Je nach Tool ist es nötig, noch ein paar Angaben vor der eigentlichen Texterstellung vorzunehmen. So zum Beispiel, um welche Textgattung es sich handeln soll: Berichte zu Best Practices, andere Geschäftsberichte, E-Mail-Marketing-Inhalte, Produktbeschreibungen, etc.

Limits der Text Automation

Text Automation ist heute bereits sehr gut – aber noch nicht ohne Limitation. Gerade sehr umfangreiche und wenig standardisierte Inhalte sind für Text Automation noch eine Herausforderung. App-Notifications, Stellenbeschreibungen, Dokumentationen, Referenztexte, Blog-Einträge sind daher bisher noch nicht ohne Weiteres mit Text Automation realisierbar, außer man verwendet speziell für die Erstellung von Long-form Texten entwickelte Systeme, wie AI4CMS. Standardisierter Content wie Berichte oder Produktbeschreibungen dagegen können sehr gut mit den meisten Tools erstellt werden, denn die Inhalte sind ähnlich aufgebaut. Generell gilt: Je ähnlicher der Aufbau und die benötigten Informationen eines Inhalts sind, desto besser kann die KI den Text automatisiert erstellen.

Einsatzgebiete und Vorteile für Unternehmen

Für Unternehmen ergeben sich verschiedene Einsatzgebiete und Vorteile für Text Automation. Zu den wichtigsten Einsatzgebieten zählen:

Automatisch erstellte Standard-Berichte: z.B. Geschäftsberichte im Finanzbereich.
Content Augmentation im Marketing: Darunter ist die inhaltliche Erweiterung von bestehenden oder vorgearbeiteten Inhalten auf Grundlage einer semantischen Analyse gemeint. Ein Text wird hier mit passenden Ergänzungen angereichert.
Content Creation im Marketing: z.B. Produkttexte, Werbetexte, Landingpages, Social Media Posts, Aufbereitung bestehender Texte für verschiedene Zielgruppen und -kanäle mithilfe der KI sowie deren Optimierung.
Suchmaschinenoptimierung: Text Automation kann – vor allem bei Produktbeschreibungen und anderen standardisierten Inhalten – zu einem besseren SEO-Ranking beitragen. Die KI zieht dazu Data-Quellen für die Suchmaschinenoptimierung mit heran, die wichtige Informationen für relevante Keywords liefern.

Text Automation Tools lassen sich also in vielerlei Hinsicht im Unternehmen einsetzen. Die Vorteile davon liegen an der Hand. Der Content Creation Prozess wird deutlich vereinfacht und die Effizienz erhöht. Es gibt aber auch Vorteile, die weniger mit Effizienz, dafür aber viel mehr mit Effektivität zu tun haben: Über Text (oder Content) Automation können Unternehmen dank KI-basierten Analysen Inhalte wesentlich besser personalisieren und so ihre Kund:innen effektiver ansprechen. Die Conversion Rate lässt sich durch gute Text Automation erhöhen. Darüber hinaus bietet sich Unternehmen die Möglichkeit, ihr Suchmaschinenranking zu verbessern und so wieder oder noch mehr an Reichweite zu gewinnen.

Text Automation: Wie steht es um den Roboter-Redakteur?

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Fazit

Text Automation entwickelt sich stetig weiter und kann heute bereits um ein Vielfaches bessere Texte automatisch anhand von Daten erstellen, als noch vor wenigen Jahren. Unternehmen sollten die Automatisierung von Content Creation in jedem Fall für sich evaluieren: Gibt es Einsatzbereiche im eigenen Marketing, in denen Text Automation sinnvoll wäre? Wie kann ein entsprechendes Tool dabei helfen, Inhalte und Prozesse zu optimieren? Und welche Funktionen braucht eine Software dafür konkret? Das sind nur wenige der relevanten Fragen. Eines lässt sich jedoch bereits jetzt sagen: Automation wird im Marketing und anderen Geschäftsbereichen in Zukunft immer mehr an Bedeutung gewinnen. Und dazu zählt letzten Endes auch die Content Creation.