Die sieben Todsünden der Business-Kommunikation

Smartphones und Tablets dominieren die Business-Kommunikation – mal eben schon vom Frühstückstisch aus die ersten E-Mails checken, immer für Kunden erreichbar sein oder den Kollegen per Messenger an das Meeting morgen früh erinnern. Aber wobei machen uns die cleveren Geräte wirklich das Leben einfacher und wann sollten sie lieber in der Tasche bleiben? Was geht und was gar nicht? Die sieben Todsünden der Business-Kommunikation zusammengefasst:

1. Big Brother is watching – und der Sitznachbar auch

Hand aufs Herz – schon mal in der Bahn neugierig auf den Screen des Nachbarn geblickt, um zu schauen, was der so schreibt und liest? Ist bei einer privaten Nachricht nicht weiter schlimm, bei geschäftlichen E-Mails mit sensiblen Informationen kann das schon eher zum Problem werden. Abhilfe schaffen spezielle Folien für Smartphones und Tablets, die nicht nur vor Spiegelung, sondern auch vor neugierigen Blicken schützen – oder das Gerät einfach mal in der Tasche lassen.

2. Schlecht geschützt ist halb gehackt

Stichwort Mega-Hack: Einer russischen Hackergruppe ist es gelungen, knapp 1,2 Milliarden Login-Daten zu klauen. Viele Nutzer machen es den Hackern einfach, indem sie für alle Accounts dasselbe (oft unsichere) Passwort verwenden – haben die Cyber-Kriminellen eins, haben sie alle. Jedes Konto, sei es E-Mail oder Social Media sollte durch ein individuelles und schwer knackbares Passwort geschützt sein.

3. Talk is cheap – und kann ganz schön teuer zu stehen kommen

Mal ganz abgesehen davon, dass laute Telefonate in öffentlichen Bereichen ein Ärgernis für Mitmenschen ist. Geschäftliches vor Fremden auszuplaudern kann gefährlich sein, denn wer weiß schon, wer lauscht? Der Kunde, über den man gerade lästert oder vielleicht sogar die Konkurrenz? Vorsicht ist bei Gesprächen im öffentlichen Raum oder in der Nähe anderer Menschen auf jeden Fall geboten.

4. Sicher ist Sicher?

Ja, WhatsApp ist wahnsinnig praktisch. Und für das alltägliche Chatten mit Freunden nicht mehr wegzudenken. Aber wichtige geschäftliche Informationen damit versenden? Über einen Messenger, dessen Datenschutzpolitik und Sicherheit schon oft für negative Schlagzeilen gesorgt haben? Besser nicht! Einige Anbieter haben diese Sicherheitslücken zum Anlass genommen, geschützte Alternativen zu entwickeln. Zum Beispiel der kostenpflichtige Messenger Threema. Eine ganz neue und vor allem kostenlose Alternative ist sayHEY – entwickelt vom deutschen Mobilfunkanbieter simyo. sayHEY setzt ganz neue Standards in punkto Sicherheit: Nachrichten werden mit 128 Bit (AES) Ende-zu-Ende verschlüsselt. Nur der Absender und der Empfänger können die Nachrichten entschlüsseln und lesen. Das individuelle Benutzerpasswort verlässt nie das Smartphone und der Verlauf von Chats liegt ebenfalls verschlüsselt auf
deutschen Servern. All das macht sayHEY um einiges sicherer als SMS und die meisten andere Messaging-Dienste.

5. Hände auf den Tisch – Handy nicht

So wie es früher als Kind noch von den Eltern hieß „Hände auf den Tisch“, heißt es heute „Smartphone weg vom Tisch“. Sowohl beim Meeting am Schreibtisch als auch beim Geschäftsessen gilt – der Gesprächspartner hat die ungeteilte Aufmerksamkeit verdient. Das Handy in Reichweite signalisiert hingegen die Bereitschaft zu Ablenkung und Desinteresse. Das Smartphone beim Abendessen oder Meeting daher am besten im Lautlosmodus in der Tasche lassen.

6. Da haben Sie mich falsch verstanden

Den richtigen Ton zu treffen, den der Empfänger auf keinen Fall missverstehen kann, ist schon per E-Mail nicht einfach. Smiley oder kein Smiley? Sehr geehrter Herr Meier oder Lieber Herr Meier? Eine Message ist schon mal schnell verschickt, ohne dem Text große Beachtung zu schenken – eben weil es diesen Hauch von privater Bindung hat. Nur weil der Kanal eher inoffiziell ist, sollte die Kommunikation trotzdem dem Gegenüber angepasst und höflich bleiben.

7. Feierabend, endlich abschalten…

…oder eben auch nicht. Ständige Erreichbarkeit kann gut sein. Oft verleitet sie aber auch dazu, grundlegende Benimmregeln aus den Augen zu verlieren. Dem Mitarbeiter abends noch schnell eine E-Mail mit einer dringenden Aufgabe zu schicken, ist sicher nicht besonders höflich – aber das Smartphone macht es möglich. Freizeit sollte sowohl für Chefs und Dienstleister als auch Praktikanten Freizeit bleiben – Stichwort Work-Life- Balance. Auch wenn Smartphones diese Möglichkeit der 24 Stunden Erreichbarkeit via E-mail, SMS und Messenger ermöglichen, sollte man diese nicht auch 24 Stunden am Tag nutzen.