CeBIT: Dokumentenmanagement für Kleinunternehmen

ELO Digital Office stellt auf der CeBIT 2014 seine neueste Version der DMS-/Archiv-Einstiegssoftware vor: ELOoffice 10 richtet sich vornehmlich an Selbstständige und Kleinunternehmen und bietet analog zu den höheren Produktlinien größere Mobilität und Usability. Dabei können die Anwender in den gewohnten Strukturen arbeiten und alle Vorteile einer elektronischen Archivierung bzw. eines Dokumenten-Management nutzen.

So werden wiederkehrende Eingangsbelege automatisch erkannt und nach vom Nutzer vorgegebenen Regeln im ELO-Archiv abgelegt. Selbsterzeugte Ausgangsbelege aus anderen Programmen wie der Warenwirtschaft lassen sich direkt in das ELO-Archiv übertragen und z.B. per E-Mail versenden. Zudem stellt das neue Release eine intuitive und umfangreiche Suchfunktion zur Verfügung. Damit finden Anwender die gewünschten Belege, Dateien, Bilder oder Verträge blitzschnell wieder.

Die wichtigsten Neuerungen auf einen Blick:

Nachhaltiger dank ELO Print&Archive

In nur einem Arbeitsschritt können Dokumente wie beispielsweise Rechnungen gedruckt, archiviert und per E-Mail versandt werden – und zwar auch direkt aus Dritt-Applikationen wie z. B. einer Warenwirtschaft heraus. Dabei definieren die Nutzer die Belegarten und individuellen Ablageregeln selbst. Für gängige Warenwirtschaftsanwendungen liefert ELO Standardvoreinstellungen.

Mobiler dank ELO MobileConnector

Um auch von unterwegs zu jeder Zeit Zugriff auf ausgewählte Archivdokumente zu haben, ermöglicht das Feature deren Übertragung an gängige Backup-Speicher-Dienste, aber auch an mobile Endgeräte. Ebenso können damit neue Dokumente und Dateien wie bspw. von einem Tablet-PC aufgenommene Fotos im ELO-Archiv ablegt werden.

Schneller dank ELO Click&Find

Informationen, die beispielsweise per E-Mail eingehen oder im Internet recherchiert wurden, lassen sich per Mausklick oder Fingertipp markieren – und dann über eine Tastenkombination als Suchanfrage an ELOoffice übergeben. Das Suchergebnis wird direkt auf dem Bildschirm angezeigt. Die Tastenkombination bestimmt der Anwender im Vorfeld selbst.

Effektiver dank ELO DropZone

ELO DropZone arbeitet übersichtlich in einem separaten Fenster. Hiermit legen Nutzer Dokumente und Dateien noch schneller und komfortabler im ELO-Archiv ab. Dafür ziehen sie diese einfach per Drag&Drop auf eine zuvor selbst definierte Ablagekachel und weisen sie so einer bestimmten Kategorie und Verschlagwortungsmaske zu. Die Verschlagwortung und Ablage erledigt ELOoffice dann automatisch nach vordefinierten Regeln.

Es integriert sich zudem voll und ganz in die Microsoft Office- und Outlook-Umgebung und vereinfacht so die Teamarbeit. Änderungen können auf diese Weise dokumentiert und nachverfolgt werden. Außerdem lässt sich per Zugriffs- und Rechteverwaltung festlegen, wer zu Änderungen berechtigt ist und wer beispielsweise nur lesend zugreifen kann.