Um Prozesse zu optimieren und die effiziente Kommunikation zwischen Abteilungen zu gewährleisten, benötigen Unternehmen einen gut abgestimmten Content Technology Stack. Wie sich dieser aufbaut, ist für jedes Unternehmen individuell. Wie man allerdings am besten bei der Auswahl neuer Software-Lösungen vorgeht, kann man anhand eines Schemas festhalten. Wir haben die wichtigsten Schritte bei der Software-Auswahl zusammengetragen.
Welche Software brauche ich überhaupt?
Benötigt Dein Unternehmen ein Content Management System (CMS), mit dem sich Inhalte unkompliziert und dynamisch auf der Website veröffentlichen lassen? Eine ERP-Software (Enterprise Resource Planning), die verschiedene Geschäftsbereiche wie Finanzen, Personalwesen oder Fertigung an einem Ort zusammenführt? Oder zum Beispiel eine Lösung für Digital Asset Management (DAM), die beim Umgang mit Medieninhalten wie Bildern, Videos, Audios oder Dokumenten unterstützt. Bevor es mit der Software-Auswahl losgehen kann, müssen natürlich erst einmal die Bedürfnisse des Unternehmens analysiert werden. Wo besteht Verbesserungsbedarf? In welchen Bereichen wird Skalierbarkeit für kommendes Unternehmenswachstum essenziell?
Ist die Entscheidung für einen Bereich gefallen, gilt es, die spezifischen Geschäftsziele zu identifizieren, die durch die neue Software erreicht werden sollen. Definiere in diesem Schritt klare Anforderungen und Prioritäten, um die spätere Auswahl auf Lösungen zu konzentrieren, die die wichtigsten Bedürfnisse des Unternehmens erfüllen.
Ausführliche Recherche der Anbieter
Hast Du Dich für eine Lösung entschieden und herausgefunden, welche Fähigkeiten sie in jedem Fall haben sollte, kann die Recherche beginnen. Welche Anbieter gibt es überhaupt am Markt? Welche Expertise bringen sie jeweils mit? Und was kosten sie? Hier gilt es auch, sich einen Überblick über die etwaigen Kosten zu verschaffen, die für die Implementierung sowie ggf. Wartung und Support im Schnitt investiert werden müssen. So lässt sich leichter ein Budgetrahmen für das eigene Unternehmen festlegen. Bei der Recherche sollten nicht zu wenige Anbieter einbezogen und ruhig die Schlüssellösungen der Softwares von bis zu 300 Anbietern gesichtet werden. Anhand dessen lässt sich dann eine Vorauswahl treffen. Mit einer Liste von maximal sechs potenziellen Anbietern geht es dann zum nächsten Schritt der Software-Auswahl.
Bei der Recherche von Software-Lösungen helfen können Dir unsere Marktüberblicke. In verschiedenen Bereichen von virtuellen Events über CMS und CDP bis hin zu Agenturen werden die Anbieter in wichtigen Kategorien gegenübergestellt. So erhältst Du nicht nur einen Einblick in die Kriterien, die bei der Auswahl bedacht werden sollten, sondern auch schon eine schnelle Übersicht darüber, welche Anbieter die für Dich wichtigen Aspekte erfüllen.
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Mit zielgerichteter Bewertungsentwicklung die passende Software finden
Ist die Liste der potenziellen Software-Lösungen einmal auf eine Hand voll Kandidaten heruntergebrochen, können diese im Detail bewertet werden. Dazu solltest Du zunächst Kriterien definieren, anhand derer Du die unterschiedlichen Softwares analysieren möchtest. Dazu zählt zum Beispiel die Benutzerfreundlichkeit, denn die Mitarbeitenden Deines Unternehmens sollten mit der Software schließlich schnell und effizient arbeiten können. Die Integrationsmöglichkeiten sollten genau betrachtet werden, um sicherzugehen, dass die Lösung nahtlos mit bestehenden Systemen zusammenarbeiten kann. Und auch die Anpassbarkeit an die individuellen Geschäftsprozesse sollte mit der richtigen Lösung ein Leichtes sein.
Die ausgewählten Kriterien kannst Du nun auf einer Skala festhalten, um die Bewertung der Software-Leistung in Bezug auf jeden Aspekt zu quantifizieren. Dies könnte zum Beispiel eine Punkteskala von 1 bis 5 oder eine Prozentbewertung sein. Sind dir einige Kriterien besonders wichtig, kannst Du sie höher gewichten als andere. Die Skalierung von Kriterien ermöglicht eine präzise und maßgeschneiderte Analyse, die die individuellen Bedürfnisse und Prioritäten Deines Unternehmens widerspiegelt. Durch diesen strukturierten Ansatz wird die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass die ausgewählte Software die Erwartungen erfüllt und optimal zu den Unternehmenszielen beiträgt.
Software-Lösungen müssen im Test bestehen
In dieser Phase der Software-Auswahl gilt es, die zuvor festgelegten Kriterien auszutesten. Sie ist von zentraler Bedeutung, da sie die Möglichkeit bietet, die potenziellen Software-Lösungen in einer realen Geschäftsumgebung zu evaluieren. Dabei sind zum Beispiel Live-Tests eine große Hilfe. Sie ermöglichen es den Benutzer:innen, die täglichen Arbeitsabläufe mithilfe der neuen Software zu durchlaufen. Die Live-Tests sollten verschiedene Szenarien abdecken, von Routineaufgaben bis hin zu komplexeren Anforderungen. Dieser praxisnahe Ansatz hilft dabei, potenzielle Herausforderungen und Schwächen der Software frühzeitig zu identifizieren.
Ebenfalls sollten im Test die technischen Eigenschaften der Software analysiert und ihre Kompatibilität mit den vorhandenen Hardware- und Softwarekomponenten sichergestellt werden. Die Ergebnisse aus der Testphase kannst Du dann in der zuvor erstellten Skala festhalten und schließlich auswerten. Wähle anhand dieser Auswertung die drei am besten passenden Lösungen aus und fahre mit dem nächsten Schritt fort.
Qualitätssicherung bei der Software-Auswahl
Die Qualitätssicherung ist der letzte kritische Schritt bei der Auswahl einer neuen Unternehmenssoftware. Hierbei geht es darum sicherzustellen, dass die ausgewählte Software die höchsten Standards in Bezug auf Sicherheit, Skalierbarkeit und Support erfüllt. Die Qualitätssicherung umfasst die definierte Auswahl von Suchanfragen, Test-Durchführung und Resultat-Diskussion bzw. Benchmarking. Dabei sollte geprüft werden, wie gut die Software gegen externe Bedrohungen geschützt ist und ob sie gängige Sicherheitsstandards erfüllt. Auch, ob die Lösung mit dem Wachstum des Unternehmens Schritt halten kann, kannst Du bereits in diesem Schritt testen und bewerten.
Zuletzt solltest Du die Ergebnisse der durchgeführten Tests sowie Deine Präferenz bezüglich der auszuwählenden Software im Unternehmen diskutieren. Betrachtet dabei Stärken und Schwächen der Lösungen und findet heraus, ob Anpassungen vorgenommen werden müssen, um die neue Software an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen. Die Resultat-Diskussion und das Benchmarking sind entscheidende Schritte, um sicherzustellen, dass die ausgewählte Software nicht nur den Anforderungen des Unternehmens entspricht, sondern auch eine zukunftssichere Investition darstellt. Dieser umfassende Qualitätssicherungsprozess sorgt dafür, dass die Implementierung der Software reibungslos verläuft und das Unternehmen langfristig von ihrer Nutzung profitiert.
Fazit – in vier Schritten zur passenden Lösung
Um die richtige Software-Lösung für das eigene Unternehmen zu finden, ist gute Planung wichtig. Nur mit einer strukturierten und effizienten Vorgehensweise lassen sich von vorne herein Fehlentscheidungen und damit auch Fehlinvestitionen vermeiden. Beginnend mit einer ausführlichen Recherche können in Schritt zwei und drei Bewertungskriterien festgelegt und ausgetestet werden. Die letzte Phase der Qualitätssicherung prüft schließlich noch Sicherheit und Skalierbarkeit der Kandidaten auf Herz und Nieren. Sind alle Schritte durchlaufen, bist Du in der Lage, eine fundierte Entscheidung für einen Anbieter zu treffen und ein detailliertes Angebot für Dein Unternehmen anzufordern.
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