Unabhängig davon, welche Produkte oder Dienstleistungen ein Unternehmen verkauft: Content ist unerlässlich, um Zielgruppen über vielfältige Kanäle zu erreichen und das eigene Angebot zu bewerben. Doch das Content Management kann schnell unübersichtlich und komplex werden – insbesondere dann, wenn Unternehmen wachsen und zunehmend mehr Personen in die Prozesse involviert sind. Eine Lösung für einheitliches Content Management bietet das Content Governance Modell.
Aber was bedeutet Content Governance überhaupt? Was sind die Vorteile dieses Modells? Und welche Schritte sind in der Praxis notwendig, um es in Unternehmen erfolgreich zu implementieren?
Zur Bedeutung von Content Governance
Content Governance beschreibt einen strategischen Ansatz im Content Management, um die Planung, Erstellung, Verwaltung und Veröffentlichung von Content in Unternehmen zu organisieren und optimieren. Es handelt sich dabei um einen Rahmen bzw. ein Regelwerk, das Richtlinien, Prozesse, Verantwortlichkeiten und Ressourcen umfasst, um eine effiziente, organisierte, ganzheitliche Content-Strategie sicherzustellen. Für Personen, die an den Prozessen beteiligt sind, kann ein Content Governance Modell angesichts der unterschiedlichen Phasen der Content-Workflows schließlich als eine Art Leitfaden dienen.
Genauso wie Ziele und Ressourcen von Unternehmen zu Unternehmen variieren, verhält es sich auch mit der Content Governance – es gibt nicht die eine, einheitliche Content Governance: Um die Vorteile und Potentiale ausschöpfen zu können, sollte jedes Unternehmen also ein individuelles Modell intern erarbeiten. Infolgedessen unterscheiden sich die Rahmenbedingungen zwischen den Unternehmen in Bezug auf Instrumente, Erwartungen und Standards.
Womit punkten Content Governance Modelle?
Da die Ausarbeitung und Implementierung einer Content Governance durchaus komplex ist, schrecken viele Content-Teams davor zurück und schieben das Thema auf oder zweifeln gar die Notwendigkeit des Frameworks an. Kleine Unternehmen könnten vermeintlich denken, dass sie aufgrund der geringeren Content-Nachfrage – und folglich wegen des geringeren Aufwands – keine Content Governance benötigen. Demgegenüber stehen große Unternehmen mit langen Prozessen, in die viele Mitarbeitende involviert sind. Die bisherigen Prozesse und Strategien zu verändern, scheint daher eine große Herausforderung zu sein.
Obwohl das Etablieren eines Content Governance Modells in der Tat zusätzliche Zeit und Mehraufwand in Anspruch nimmt, sprechen die Ergebnisse für sich. Das sind die wesentlichen Vorteile für dein Unternehmen im Überblick:
1. Einheitlichkeit des Contents:
Alle Richtlinien innerhalb eines einzigen Frameworks festzuhalten, macht es dem Team viel einfacher, den Tone of Voice und die Markenrichtlinien einheitlich einzuhalten. Das Ergebnis ist konsistenter und aufeinander abgestimmter Content, der sich nicht widerspricht. Konsistenz über alle Kommunikationskanäle hinweg ist von entscheidender Bedeutung, um Kund:innen ein einheitliches Markenerlebnis zu bieten. Damit fördern Unternehmen schließlich das Vertrauen ihrer Zielgruppe und stärken die Beziehung zu ihren Kund:innen.
2. Bessere Planung:
Wenn du ein Content Governance Modell für dein Team entwickelst, ist es entscheidend, die nächsten Schritte sowie Vorgehensweisen festzulegen. Ein detaillierter Content-Workflow-Leitfaden, der beispielsweise Brainstorming-Praktiken, Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Content-Erstellung, Bearbeitungsregeln und Vorgaben für Reportings abdeckt, macht die
Planung und Produktion von Content effizienter.
3. Verbesserte Zusammenarbeit:
Sobald das Content Governance Modell einmal ausgearbeitet ist, wissen alle Teammitglieder, welche Verantwortlichkeiten und Aufgabenbereiche sie übernehmen und können problemlos die Zusammenarbeit im Team gestalten. Dies verhindert unnötige Überschneidungen und beugt dem Problem vor, dass Aufgaben vergessen werden.
4. Höhere Qualität:
Ein allumfassendes Regelwerk im Content Management vereinfacht die Überprüfung des Contents und stellt sicher, dass dieser nicht nur aktuell und relevant ist, sondern auch den Qualitätsstandards des Unternehmens entspricht. Besonders dann, wenn Unternehmen viele Content-Quellen – wie zum Beispiel interne Teams, Partner:innen, Agenturen und externe Autor:innen – verwalten, ist Content Governance zunehmend wichtig.
Aller Anfang ist schwer: Die ersten Schritten zur maßgeschneiderten Content Governance
Um ein für dein Unternehmen individuelles Framework zu erstellen, gilt es im ersten Schritt, redaktionelle Richtlinien festzulegen. Diese bilden die Grundlage für alle Aufgaben, die Content betreffen. Die Grundidee ist dabei, alle Anforderungen, Anleitungen und Regeln zu bündeln.
In den redaktionellen Richtlinien sollten der Tone of Voice, die Schreibrichtlinien, der visuelle Stil und die Content-Architektur definiert sein. Die Content-Architektur wiederum stellt die Struktur für Inhalte bereit und trägt somit maßgeblich zur User Experience bei. Darin enthalten sind beispielsweise Wireframes und Layouts.
Der nächste unerlässliche Schritt besteht darin, alle Materialien zugänglich zu machen. Neben dem Mangel an Informationen stellt ein weiteres Problem, dem Content-Teams häufig begegnen, die Zugänglichkeit bereits vorhandener Informationen dar. Das kann zur Folge haben, dass Mitarbeiter:innen Botschaften falsch kommunizieren oder gar Fehlinformationen veröffentlichen. Daher ist es umso wichtiger, alle Mitarbeitenden über Content-Richtlinien zu informieren. Außerdem sollten sie leicht zugänglich und zu finden sein, sodass alle Mitarbeiter:innen darauf zugreifen kann.
Mit Workflows, klaren Rollenverteilungen und Optimierungen zum langfristigen Erfolg
Anschließend heißt es, für jeden Content-Typen Workflows zu etablieren, um Planung, Umsetzung und Analyse zu vereinfachen. Hat dein Unternehmen diese Arbeitsabläufe definiert, folgt die Zuweisung der Verantwortlichkeiten.
Was im ersten Moment offensichtlich klingt, ist in vielen Unternehmen nicht selbstverständlich: Nachdem das Team Ideen diskutiert oder ein neues Projekt angenommen hat, ist eine klare Verteilung der Aufgaben und Rollen notwendig. Damit können Unternehmen Überschneidungen vermeiden und sicherstellen, dass alle Verantwortlichkeiten und somit Aufgaben abgedeckt sind.
Damit die Content Governance jedoch langfristig funktioniert und effektiv bleibt, müssen Unternehmen diese stetig anpassen. Denn Prozesse, Ziele oder Teamstrukturen können sich mit der Zeit verändern. Kontinuierliches Monitoring hilft dabei, dein individuelles Content Governance Modell fortlaufend zu optimieren. Auch Feedback der Mitarbeitenden kann dabei helfen, notwendige Änderungen innerhalb der Prozesse vorzunehmen.
Fazit: Ein Investment, das sich lohnt
Insgesamt stellt sich Content Governance als Schlüsselelement für eine ganzheitliche Content-Strategie heraus. Das Modell bietet Struktur und passende Werkzeuge, um Content Management effizient und konsistent zu gestalten, während Organisationen ihre Markenintegrität wahren und Risiken minimieren können. Mit der Investition in Content Governance kannst du außerdem von einheitlichem, qualitativen Content profitieren, der sich letztendlich positiv auf deine Kundenbindung auswirkt.
Über den Autor
Thomas Peham ist VP of Marketing von Storyblok. 2010 hat Thomas seine Bachelorarbeit zum Thema SEO für den Mittelstand verfasst. Nach mehreren Stationen in der Agentur- und Medienwelt, verschlug es Thomas in die Software-as-a-Service Branche. Durch guten Content wuchs etwa der Blog seines damaligen Arbeitgebers organisch von 0 auf 1 Mio. Leser pro Jahr. Seit 2021 ist er als VP of Marketing bei Storyblok tätig, wo er ein Marketing- Team von 1 auf 30 FTE aufbauen konnte.
Storyblok ist ein Headless Content Management System (Headless CMS), mit dem Entwickler und Content Manager leistungsstarke Inhalte in einzelnen Content-Blöcken erstellen können – ein einziges Mal für alle Plattformen, auf denen eine Marke präsent ist. Weltweit führende Brands wie Marc O’Polo, Wüsthof und Coca-Cola nutzen Storyblok bereits, um ihre Inhalte zu verwalten und mit der Welt zu teilen. Insgesamt setzen Unternehmen aus 130 Ländern Storyblok für 160.000 Projekte ein. Storyblok wurde 2017 von Dominik Angerer und Alexander Feiglstorfer in Linz gegründet. Das Unternehmen, das vollständig ortsunabhängig agiert, beschäftigt mehr als 250 Mitarbeiter aus 30 Ländern. Im Mai 2022 gab Storyblok den Abschluss einer weiteren Finanzierungsrunde über 47 Millionen Dollar bekannt. Weitere Infos unter www.storyblok.com
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