Ist die E-Mail krank, freut sich der Spam-Ordner

Sie haben sich viel Mühe gemacht, einen pointierten Newsletter verfasst, eine schöne Email-Kampagne kreiert oder eine spannende Umfrage vorbereitet. Und dann? Alles für die Katz. Der Spam-Filter beim Kunden schluckt die E-Mail, sie ward nie wieder gesehen.

Das ist die schlechte Nachricht. Immer wieder landen auch seriöse E-Mails in Spam-Ordnern und die wenigsten Menschen machen sich die Mühe, diese Ordner regelmäßig zu durchforsten. Die gute Nachricht: Ihre E-Mail litt wahrscheinlich lediglich an einer Kinderkrankheit, die Sie mit ein paar Heilmitteln gut in den Griff bekommen.

Wie Sie den „Message Health Score“ Ihrer E-Mails verbessern können, erklärt Eric Fox, Leiter des Distribution Engineering-Teams beim Umfrage-Anbieter Qualtrics.

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Spam-Einstufung mit dem Message Health Score

Der Message Health Score gibt auf einer Skala von Null bis Einhundert die Wahrscheinlichkeit an, mit der Ihre E-Mails im Spam-Ordner bzw. im Posteingang des Empfängers landen. Um den Gesundheitswert ihrer digitalen Post zu überprüfen, stehen verschiedene Online-Tools zur Verfügung: Sie analysieren Header sowie Text Ihrer E-Mails auf Spam-Anzeichen und vergeben einen so genannten Message Health Score. Stimmt der Gesundheitswert Ihrer E-Mail, nichts wie raus damit. Krankt Ihre E-Mail noch, gibt es Einiges, was sie tun können.

Häufige Kinderkrankheiten von E-Mails, die im Spam-Ordner landen, sind Rechtschreibfehler, die exzessive Verwendung von Großbuchstaben oder von Marketing-Lockwörtern wie „Geschenk“, „Gewinnspiel“ oder „Gratis“. Darüber hinaus gibt es weitere Faktoren, die den Message Health Score von E-Mails negativ beeinflussen:

• Ein ungünstiges Verhältnis von Bildfläche zu Textinhalten im Textkörper der E-Mail,, d.h. die E-Mail enthält zu viele Bilder
• Schlüsselwörter oder -sätze, die von Spammern oft verwendet werden, wie „kostenlos“, „Garantie“, „Aktion“ oder Wörter, die nicht jugendfrei sind oder in einem bestimmten Kontext nicht jugendfreie Assoziationen wecken.
• Fehlen eines Links zum Abmelden oder Austragen aus dem Verteiler: Langfristig laufen Sie Gefahr, dass Ihre Domain auf eine Schwarze Liste gesetzt wird.
• Gleichzeitiger Versand zu vieler E-Mails.
• Versand von E-Mails an Nutzer, die sich bereits aus dem Verteiler ausgetragen haben.
• Versand von E-Mails an Adressen, die Rückläufer erzeugen.
• Verteilerlisten minderer Qualität können zur Folge haben, dass Ihre Nachrichten vom E-Mail-Server als Spam gekennzeichnet werden.

So verbessern Sie Ihre Zustellquote

Jetzt wissen Sie, was Sie nicht tun sollten. Aber es gibt auch Möglichkeiten, aktiv Ihren Message Health Score zu verbessern – und damit die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass Ihre E-Mail es bis zum Empfänger schafft:

• Versenden Sie E-Mails in mehreren Chargen, damit sie nicht als Spam markiert werden.
• Setzen Sie zur Verteilung mehrere Server ein. Auch wenn ein Server als „Spam“-Server identifiziert wird, besteht die Chance, dass die Nachrichten, die von den anderen Servern verschickt wurden, ankommen.
• Überwachen Sie die Versand- und Zustellquoten aller Server kontinuierlich.
• Pflegen Sie Ihre Verteilerlisten sorgfältig.
• Führen Sie eine Liste falscher E-Mail-Adressen: Existiert eine E-Mail nicht, löschen Sie diese gleich aus dem Verteiler.
• Platzieren Sie in jeder E-Mail einen Link zum Austragen aus dem Verteiler.
• Wenn sich ein Teilnehmer austrägt, sollten Sie ihm keine E-Mails mehr zusenden.
• Versenden Sie Ihre E-Mails TLS/SSL-verschlüsselt. Das macht Ihre Nachrichten sicher und senkt die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mail als Spam gekennzeichnet wird.
• Steigern Sie Ihre Zustellzahlen, indem Sie einen eigenen SMTP-Server einrichten oder einen SPF-Record Bei einem SPF-Record handelt es sich um ein Spamschutzverfahren. Sie legen in einem SPF-Record fest, welche Computer zum Versand von E-Mails für Ihre Domain berechtigt sind. Der empfangende Mailserver hat dann die Möglichkeit, zu prüfen, ob die erhaltene E-Mail von einem autorisierten Mailserver stammt.

Sie werden sehen: Wenn Sie diese Tipps befolgen, wird Ihr Newsletter immer seltener im Spam landen und die Zahl an Teilnehmern an Ihrer letzten Umfrage steigen.