Interview myview systems: Wie Sie ein PIM Projekt richtig durchführen

Ein PIM System zu implementieren heißt, viele Einzelsysteme zu berücksichtigen, um die vorhandenen Produktinformationen konsolidieren und zentral ausspielen zu können. Wer ein PIM Projekt durchführen möchte, muss einiges beachten. Was aber ist wichtig, wenn Sie ein PIM Projekt angehen? contentmanager.de hat mit einem Experten gesprochen.

Ein PIM System per Definition hilft, Produktinformationen aus verschiedenen Systemen auf einer zentrale Plattform zu bündeln und diese auf verschiedenen Kanälen auszuspielen. Die eingesetzte Software muss dazu Zugriff auf die notwendigen untergeordneten Systeme erhalten und zudem einen detaillierten Anforderungskatalog bedienen. Wer ein PIM Projekt umsetzen und ein entsprechendes System verwenden möchte, hat viele Aspekte abzudecken: Welche Produktinformationen liegen im Unternehmen vor? Wo liegen sie? Welche Systeme müssen daher angebunden werden? Wie lässt sich das PIM System am besten in die vorhanden IT-Infrastruktur integrieren? Die Liste an Fragen ist lang. Wir haben mit Thorsten Frank, Geschäftsführer der myview systems GmbH, gesprochen und ihn gefragt, wie Unternehmen ein PIM Projekt richtig angehen. Sie möchten noch mehr zu PIM Systemen erfahren? Dann lesen Sie dazu unseren Beitrag PIM Systeme im Vergleich mit Download unseres Marktüberblicks PIM Lösungen. In unserem Whitepaper erhalten Sie zudem einen Leitfaden zur PIM Software mit Informationen zu Vorteilen von PIM, Softwareauswahl und Implementierung.

contentmanager.de: Als Softwarehersteller des PIM Systems xmedia und Anbieter der API-First-Plattform xom haben Sie bereits einige PIM Projekte umgesetzt. Ihre Expertise liegt vor allem in der Industrie und im Handel, mit Kunden wie Precitool, Hazet und Weidmüller. Was ist Ihnen bei PIM Projekten bisher am meisten aufgefallen?

Quelle: myview systems GmbHThorsten Frank: PIM ist erwachsen geworden. PIM Systeme stellen heute eine eigene anerkannte Systemklasse mit hoher strategischer Bedeutung dar und stehen gleichberechtigt neben anderen wichtigen Unternehmensanwendungen wie ERP, CRM oder PLM. Durch die zunehmende Digitalisierung der Verkaufsprozesse (E-Commerce) sind PIM Systeme mit ihren Produktdaten aus einer modernen Systemlandschaft nicht mehr weg zu denken. Dies spiegelt sich in der Art und Weise wie heute PIM Projekte umgesetzt und PIM Systeme ausgewählt werden wider. Heute steht die Prozessabdeckung und nicht mehr die Einzelfunktion eines PIM Systems im Mittelpunkt des Interesses. Dabei integrieren sich PIM Systeme in nahezu alle Unternehmensprozesse, in denen Produktdaten benötigt werden.

Mit welchen Auswirkungen ist diese weitläufige Integration für PIM Projekte verbunden?

Dies hat dazu geführt, dass PIM Projekte heute deutlich vielfältiger und strategischer geworden sind. Durch diese interne Aufwertung von PIM können auch wir als Anbieter eines PIM Systems das gesamte Leistungs- und Nutzenpotenzial unserer Produkte bei unseren Kunden zunehmend zum Einsatz bringen.

Was ist das Wichtigste, um ein PIM-Projekt erfolgreich anzugehen?

Die Einführung eines PIM Systems unterscheidet sich nicht grundsätzlich von der Einführung anderer IT-Systeme. Von daher ist aus unserer Sicht die wichtigste Voraussetzung für eine erfolgreiche Einführung eines PIM Systems, dass das Projekt mit klar definierten Zielen und Meilensteinen für die erste Projektphase von maximal einem Jahr gestartet wird und seitens des Kunden ausreichend Ressourcen und „Management-Attention“ gegeben sind. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, stellen sich aus unserer Erfahrung schnell die gewünschten und von allen wahrgenommen Projekterfolge ein. Der Projektfortführung und Ausweitung auf weitere PIM Prozesse und Nutzungsszenarien steht dann meist nichts mehr im Wege und das PIM System kann sein volles Leistungspotential für das Unternehmen entfalten.

Kernaufgabe und damit wichtigster Baustein der initialen Einführungsphase ist dabei der Aufbau der PIM-Produktdatenorganisation. Diese gilt es konzeptionell gut zu durchdenken, da sie die Grundlage für alle weiteren Ausbaustufen darstellt.

Was sollte bei einem PIM Projekt weiter beachtet werden?

PIM ist nicht mehr allein das Thema einer einzelnen Fachabteilung wie dem Marketing- oder dem E-Commerce-Bereich, die das Ganze mal so eben nebenbei umsetzt. Ein PIM Projekt ist vielmehr ein wichtiges Plattformthema für das gesamte Unternehmen.

Dementsprechend wichtig ist es, bereits frühzeitig, d.h. in die Systemauswahl, die Anforderungsdefinition und die Umsetzung, Mitarbeiter aus allen später betroffenen Bereichen aktiv mit einzubinden. Dies gilt umso mehr, da PIM Systeme in der Regel bestehende Prozesse verändern und daher jeder einzelne Mitarbeiter bei diesem Veränderungsprozess mitgenommen werden muss. Nur auf diese Weise kann es gelingen, spezifische Anforderungen angemessen zu berücksichtigen und ggf. vorhandene Widerstände frühzeitig zu erkennen und ihnen zu begegnen.

Und was bedeutet das für das IT-Team, das letztlich für die technische Umsetzung verantwortlich ist?

Selbstverständlich kommt am Ende auch der IT eine entsprechend wichtige Rolle zu. Oftmals ist es dann doch auch gerade die Technik, die für die reibungslose Integration in die Systemlandschaft des Kunden sorgt. Die effiziente Versorgung von Kanälen erfordert effiziente technische Datenlieferungsketten und Schnittstellen. In Zuge der Betriebsumgebung gilt es seitens der IT auch frühzeitig darüber Klarheit zu gewinnen, ob man einen Inhouse-Betrieb bevorzugt oder eine Cloud-Strategie anstrebt, in die sich das PIM System eingliedern muss.

Welche Vorarbeit müssen Unternehmen leisten?

Die wichtigsten Vorarbeiten für ein Unternehmen, das plant ein PIM System einzuführen, orientieren sich selbstverständlich an den wichtigsten Punkten, damit ein PIM Projekt auch erfolgreich sein kann. Dazu gehören in erster Linie die bereits genannten Punkte einer klaren Zieldefinition und Projektplanung, der frühzeitigen Einbindung aller Betroffenen und der Freistellung ausreichender Mitarbeiterkapazitäten für die Systemeinführung. Über all diese Punkte sollte ein Unternehmen vor Projektstart Klarheit gewonnen und Entscheidungen getroffen haben.

Zudem sollten Unternehmen ihre Anforderungen in Form von Use Cases bereits im Vorfeld dokumentieren, um besser und schneller eine gemeinsame Vorstellung mit dem PIM Anbieter darüber entwickeln zu können, was benötigt wird. Abschließend hat es sich häufig als sehr hilfreich erwiesen, wenn Unternehmen bereits im Vorfeld des Projektstarts ein Verständnis über ihre Datenquellen und deren Datenqualität entwickelt haben, die initial oder zyklisch an das PIM System angebunden werden sollen.

Welche Ressourcen sind notwendig?

Die zur Einführung eines PIM Systems benötigten zeitlichen, kapazitiven und finanziellen Ressourcen werden durch eine ganze Reihe unterschiedlicher Aspekte bestimmt und können daher nicht pauschal beziffert werden. So spielen u.a. die Größe und Internationalität des Unternehmens, die Anzahl einzubindender Unternehmensbereiche, die Größe, Komplexität und Varianz des Produktportfolios und die Anzahl erforderlicher Ausgabekanäle eine maßgebliche Rolle für die letztendlich einzusetzenden Ressourcen.

Unabhängig von diesen Einflussfaktoren erweist sich jedoch auch hier eine schrittweise Vorgehensweise mit klar definierten Teilprojekten und Zielen als wichtiges Steuerungselement. Auf diese Weise kann ein permanent verfügbares PIM Kernprojektteam fachbezogen und zeitlich begrenzt um zusätzliche Projektmitarbeiter erweitert sowie die Termin- und Budgeteinhaltung und -kontrolle deutlich verbessert werden.

Welche Expertise sollten Teams für ein PIM-Projekt mitbringen? Und wann sollten Unternehmen sich Unterstützung holen?

Wie alle anderen Unternehmensanwendungen besitzt auch ein PIM System eine Komplexität, die sich auch bei dessen Einführung widerspiegelt. Darüber hinaus ist das Erfahrungswissen in den Unternehmen über PIM Systeme oft noch nicht so groß und verbreitet wie beispielsweise über die Einführung eines ERP-Systems. Daher empfiehlt es sich für Unternehmen häufig bereits während der Anforderungsspezifikation und Anbieterevaluierung eine entsprechende Beratung einzubinden. Dies erhöht insbesondere bei größeren Vorhaben in der Regel von Beginn an das Verständnis, was von einem PIM-System erwartet werden kann und verbessert die Qualität des gesamten folgenden PIM Projektes.

Was heißt das für das involvierte Team?

Das PIM-Team selbst sollte zu Beginn sicherlich interdisziplinär, aber mit einem klaren Fokus auf das Thema Datenmanagement und -organisation sowie IT und IT-Schnittstellen ausgerichtet sein. Es zeigt sich häufig, dass erst nach diesem ersten Schritt das Hinzuziehen weiterer für einzelne Prozesse oder Ausgabekanäle verantwortliche Experten erforderlich wird. Aufgrund der Wichtigkeit der Datenorganisation für eine erfolgreiche PIM-Einführung hat sich aus unserer Sicht an dieser Stelle durchaus bewährt, dass Unternehmen sich auch an dieser Stelle extern beraten lassen.

Abschließend sei an dieser Stelle daraufhin gewiesen, dass viele PIM Systeme, so wie auch unser eigenes, im Wesentlichen Standardsysteme sind, die für ihren Einsatz lediglich kundenspezifisch konfiguriert werden. Diese Konfigurationsaufgaben können von geschulten Endanwendern durchaus selbst erledigt werden. Kundenspezifische Implementierungen sind in unseren Projekten in der Regel nicht erforderlich und wenn doch einmal, sind diese sicherlich durch externe Dienstleister bzw. durch uns als PIM Anbieter zu erbringen.

Und zum Schluss: Wovon raten Sie Unternehmen bei einem PIM-Projekt ab? Welche Fehler gibt es, die sie unbedingt vermeiden sollten?

Anspruch und Erfolgsfaktor eines PIM-Systems ist das Erreichen und Sicherstellen einer hohen Produktdatenqualität im Sinne einer „Single-Source-of-Truth“. Dies zu einem Zeitpunkt zu 100 Prozent erreichen zu können, bleibt jedoch ein nicht einzufangendes Ziel. Produktdaten sind lebendig und ändern sich täglich, es gilt diesen Änderungsprozess zu beherrschen und eine größtmögliche Transparenz über seinen Zustand für alle Beteiligten zu schaffen.

Das gilt auch für ein PIM-Einführungsprojekt. Versuchen Sie nicht ihre Daten stets weiter zu optimieren, bis Sie die vermeintlichen 100 Prozent erreicht haben. Starten Sie möglichst frühzeitig, auch mit einer vielleicht erst 60-prozentigen Datenqualität auf Basis der Initialimporte, mit der Einführung dedizierter Ausgabe- und Nutzungskanäle der Produktdaten. Darüber verbessern Sie implizit und stetig Ihre Datenqualität und schaffen die für die Akzeptanz so wichtigen und sichtbaren Teilprojekterfolge.