Basisfunktionen von DAM-Systemen: Was zählt bei der Auswahl?

Digital Asset Management (DAM) Systeme sind essenzielle Werkzeuge für Unternehmen, die ihre digitalen Inhalte effizient verwalten möchten. Sie bieten eine Vielzahl an Funktionen, die den gesamten Lebenszyklus von digitalen Assets abdecken – von der Erstellung über die Verwaltung bis hin zur Verteilung und Analyse. Bei der Auswahl eines passenden Systems sollte man also wissen, welche Fähigkeiten ein DAM-System unbedingt haben sollte und welche eher als zusätzliche Goodies zählen. Im Beitrag gehen wir daher auf die wichtigsten Basisfunktionen von DAM-Systemen ein.

In unserem Marktüberblick zu Digital Asset Management Systemen haben wir nicht nur Schnittstellen und Branchenspezialisierung, sondern auch die Sprachen, rechtlichen Kriterien und zusätzlichen Services behandelt und betrachtet. Diese Aspekte gilt es bei der Auswahl einer passenden DAM-Lösung zu beachten. Jedes Unternehmen muss für sich entscheiden, welche Funktionen besonders wichtig sind, um Prozesse flüssig und effizient zu gestalten. Bevor es jedoch ans Feintuning geht, sollte im Auswahlprozess überprüft werden, welche Basisfunktionen die Lösungen anbieten. Denn ohne Services wie den Im- und Export oder die Klassifizierung von Assets wird die neue DAM-Software in der Unternehmenspraxis schnell an ihre Grenzen stoßen.

Basisfunktionen von DAM-Systemen – Jetzt Übersicht herunterladen

Wie man auf dem Weg zur Entscheidung für eine passende Lösung am besten vorgeht, haben wir in einem allgemeinen Beitrag zur Software-Auswahl anschaulich erklärt. In diesem Artikel betrachten wir die wichtigsten Basisfunktionen von DAM-Systemen, die wohl jede gute Lösung anbieten sollte – die meisten in unserer Gegenüberstellung tun dies auch. Einen Ausschnitt unseres Marktüberblicks, der diese Basisfunktionen abdeckt, kannst Du Dir in diesem Beitrag herunterladen. Aktuelle Trends und Herausforderungen rund um DAM-Systeme werden in unserer Webinar-Reihe Friday Insights gemeinsam mit OMT behandelt.

DAM-Systeme: Grundlegende Funktionen und Fragen bei der Auswahl

1. SaaS-Lösung oder On-Premise

Eine SaaS-basierte DAM-Lösung bietet den Vorteil, dass sie von überall aus zugänglich ist und keine lokale Installation oder Wartung erfordert. Diese Cloud-basierte Lösung ermöglicht es Teams, standortunabhängig zusammenzuarbeiten, was besonders in Zeiten von Remote-Arbeit von Vorteil ist. Hier ist es allerdings besonders wichtig, auf den Datenschutz sowie eine zuverlässige Absicherung vor Cyber-Risiken zu achten. Denn der Verlust von Unternehmensdaten durch einen Cyber-Angriff kann große finanzielle Einbußen und Reputationsschäden nach sich ziehen.

Alternativ kann ein DAM-System auch auf eigenen Servern betrieben werden. Dies bietet mehr Kontrolle über die Daten und Sicherheitsrichtlinien, was besonders für Unternehmen mit strengen Datenschutzanforderungen relevant ist. Ein On-Premise Betrieb kann auch die Integration mit bestehenden IT-Infrastrukturen erleichtern. Standortunabhängige Zusammenarbeit auf einem DAM-System ist so allerdings nicht möglich. Geschäftsführer:innen müssen sich entscheiden, welche Betriebsform für ihr Unternehmen, dessen Vorgaben und Prozesse sinnvoller ist.

2. Nutzer-Berechtigungssystem

Ein umfassendes Nutzer-Berechtigungssystem ist entscheidend für den sicheren und effizienten Betrieb eines DAM-Systems. Administrator:innen können detaillierte Zugriffsrechte festlegen, sodass nur autorisierte Personen bestimmte Assets sehen, bearbeiten oder freigeben können. Dies schützt sensible Informationen und gewährleistet, dass nur qualifizierte Nutzer:innen Zugriff auf kritische Inhalte haben.

3. Import-Funktionalität und Export-Funktionalität

DAM-Systeme bieten vielfältige Möglichkeiten, digitale Assets in das System zu importieren. Dies kann über Drag-and-Drop, Batch-Uploads oder API-Integrationen mit anderen Systemen erfolgen. Diese Flexibilität erleichtert es, bestehende Inhalte in das DAM-System zu migrieren und neue Inhalte schnell verfügbar zu machen.

Ebenso wichtig ist die Fähigkeit, Assets in verschiedenen Formaten und Auflösungen zu exportieren. Dies ermöglicht es, Inhalte schnell für verschiedene Anwendungen und Plattformen bereitzustellen, z.B. für Web, Print oder Social Media. Automatisierte Export-Workflows können zudem die Effizienz steigern.

4. Klassifizierung von Assets

Die Klassifizierung von Assets ist ein zentraler Bestandteil eines DAM-Systems. Dies umfasst das Kategorisieren von Inhalten nach verschiedenen Kriterien wie Typ, Thema, Projekt oder Kund:in. Durch die Nutzung von Metadaten und Tags können Assets schnell gefunden und verwaltet werden. Eine klare Klassifizierungsstruktur erleichtert die Suche und verbessert die Organisation innerhalb des Systems.

5. Versionierung

Die Versionierung von Assets ist besonders wichtig für die Zusammenarbeit in Teams. DAM-Systeme ermöglichen es, verschiedene Versionen eines Assets zu speichern und die Änderungen nachzuverfolgen. Nutzer:innen können so ältere Versionen wiederherstellen oder vergleichen, was die Transparenz erhöht und die Qualitätssicherung unterstützt. Auch Fehler, zum Beispiel durch Misskommunikation, können so rückgängig und Überarbeitungen einfacher gestaltet werden.

6. Nutzungsnachweise werden dokumentiert

DAM-Systeme erfassen detaillierte Nutzungsdaten, die Aufschluss darüber geben, wie und von wem ein Asset verwendet wurde. Diese Informationen sind wertvoll für die Analyse der Asset-Performance und für die Einhaltung von Lizenzbedingungen. Nutzungsberichte können dazu beitragen, die Effizienz von Marketingkampagnen zu bewerten und die Nutzung von Inhalten zu optimieren.

7. Verschlagwortung / Keywords

Die Verschlagwortung von Assets ist entscheidend für die schnelle und präzise Suche innerhalb des DAM-Systems. Ähnlich wie bei der Klassifizierung können Nutzer:innen durch die Zuordnung von Keywords und Tags relevante Inhalte leichter finden. Moderne DAM-Systeme bieten oft auch Funktionen zum automatischen Tagging basierend auf Bild- oder Texterkennung, was die Effizienz weiter steigert.

8. Lizenz-Dokumentation

Ein wichtiger Aspekt der Nutzung digitaler Assets ist die Verwaltung von Lizenzinformationen. DAM-Systeme ermöglichen die Dokumentation und Überwachung von Lizenzvereinbarungen, um sicherzustellen, dass alle rechtlichen Anforderungen eingehalten werden. Dies umfasst Informationen über Nutzungsrechte, Lizenzdauer und Einschränkungen, was die Compliance sicherstellt und rechtliche Risiken minimiert.

9. Geografische Lizenzverwaltung

Für global operierende Unternehmen ist die geografische Verwaltung von Lizenzen unerlässlich. DAM-Systeme unterstützen die Verwaltung und Durchsetzung von Lizenzen basierend auf geografischen Regionen. Dies stellt sicher, dass Assets nur in den erlaubten Regionen verwendet werden und hilft, Verstöße gegen Lizenzvereinbarungen zu vermeiden.

10. Lizenzkosten-Controlling

DAM-Systeme bieten außerdem Funktionen zur Überwachung und Kontrolle der Lizenzkosten. Durch detaillierte Berichte über die Nutzung lizenzpflichtiger Assets und die Einhaltung von Lizenzbedingungen können Unternehmen ihre Ausgaben besser kontrollieren und unnötige Kosten vermeiden. Dies trägt zu einer effizienteren Nutzung von Ressourcen bei und optimiert das Budgetmanagement.

11. Auslesen der Metadaten

Die meisten DAM-Systeme sind in der Lage, automatisch Metadaten aus digitalen Assets auszulesen und zu speichern. Diese Metadaten umfassen Informationen wie Dateiformat, Auflösung, Erstellungsdatum, Urheber:in und mehr. Die Nutzung dieser Metadaten ist entscheidend für die Verwaltung, Suche und Wiederverwendung von Assets. Die automatisierte Metadatenerfassung spart Zeit und erhöht die Genauigkeit der Asset-Informationen.

Behalte die Basisfunktionen von DAM-Systemen bei der Auswahl immer im Auge!

Die Auswahl eines DAM-Systems ist eine individuelle Angelegenheit. Trotzdem gibt es bestimmte Basisfunktionen, die abgedeckt sein müssen. Unsere Top 11 Funktionen, die ein DAM-System vorweisen sollte, haben wir in diesem Beitrag vorgestellt. Du bist auf der Suche nach einem PIM-System? Dann verraten wir Dir hier welche Basisfunktionen ein PIM-System abdecken sollte.