Asana-Alternative finden: Alles Features oder was?

Collaboration-Software ist seit dem vergangenen Jahr kein Trendthema mehr, sondern essentiell für Remote Teams und das Home Office. Bei der Auswahl planen viele Unternehmen, auch aus Zeitdruck, mit bekannten Namen wie Asana. Bei den Themen Datenschutz, Schulungen und Service lohnt jedoch ein Blick auf deutsche Asana-Alternativen, wie der KMU-Alltag zeigt.

Projektmanagement-Tool: Gesamtpaket statt “Quick and Dirty”

Um die Zusammenarbeit nachhaltig zu digitalisieren, braucht es mehr als nur eine schnelle Lösung. Laut einer Studie von Campana & Schott waren nur 50% der befragten Unternehmen vor der Pandemie für digitale Collaboration gerüstet. Gleichzeitig ist die aktuelle Lage eine Chance, den Organisationsalltag zukunftstauglich zu gestalten. Der nachfolgende Artikel beleuchtet mit Praxiserfahrung aus dem Software-Markt, worauf Unternehmen bei der Auswahl eines Tools achten sollten, damit sie langfristig profitieren. Schnell wird klar: Nur Feature-Listen abzuhaken reicht nicht aus.

Das liegt zum einen am riesigen Markt mit ganz unterschiedlichen Ansätzen, Funktionen und Tarifstrukturen. Zum anderen zählen bei PM-Tools viele rechtliche und nicht-funktionale Faktoren wie das Thema DSGVO, AVV oder Service und Unterstützung im Bedarfsfall. Die ideale Anlaufstelle für eine Recherche ist der Projektmanagement Software Vergleich von contentmanager.de, der 19 Asana-Alternativen in vielen wichtigen Kategorien gegenübergestellt.

Datenschutz bestimmt die Auswahl mit

Spätestens mit der DSGVO seit Mai 2018 ist das Thema Datenschutz für deutsche Unternehmen relevant. Das trifft insbesondere auf Cloud-Dienste zu, die nicht lokal auf unternehmenseigenen Servern laufen. Aufgrund der DSGVO müssen Organisationen zwecks Rechtssicherheit auf eine konforme Datenhaltung und -verarbeitung achten. Der Wegfall des Privacy Shields hat den Handlungsbedarf weiter vergrößert.

Was bedeutet das Privacy-Shield-Urteil für Ihren Kandidaten?

Die größte Auswirkung hat dies Anbieter mit Standort bzw. Rechenzentren außerhalb der Union. Das schränkt die Auswahl an Projektmanagement-Tools ein, da viele der größten Player – z.B. Asana, Trello oder Jira – darunter fallen. Zwar bietet etwa Asana seinen Enterprise-Kunden die Datenhaltung in Frankfurt an, die Nutzer der gängigen Tarife “Premium” und “Business” können darauf aber nicht zurückgreifen. Quelle: Unsplash

Ein AVV sorgt für Transparenz beim Datenschutz

Spätestens dadurch rücken europäische Alternativen wie das aus Bochum stammende Tool factro in den Vordergrund. Der Anbieter zeigt stellvertretend, dass es geeignete Asana-Alternativen aus der EU gibt. factro setzt komplett auf deutsche Server, ist DSGVO- sowie BDSG-neu-konform und schließt mit seinen Lizenznehmern auf Wunsch einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab. Letzterer regelt die Datenverarbeitung transparent und gibt rechtliche Sicherheit, kann mit vielen US-Anbietern aber nicht geschlossen werden.

Einführung und Betreuung durch Experten

Ein nachhaltiger Wandel der Arbeitskultur ist keine Hauruck-Aktion. Eine Veränderung des operativen Alltags ist für den Menschen als Gewohnheitstier ein Paradigmenwechsel. Zudem ist dies ein Change-Prozess und kein IT-Projekt. Die Redewendung “A fool with a tool is still a fool” trifft hier zu. Um die Teamarbeit zu digitalisieren, braucht es progressive Digital Leader, die zusammen mit “Champions” und “Ambassadors” neue Wege vorleben. Wenn im Unternehmen kein gemeinsames Mindset geschaffen wird, geht nach nur wenigen Wochen wieder das E-Mail- und Excel-Chaos los.

Bedarfsgerechte Coachings machen Sie fit

Um Ihnen und dem Team den Start zu erleichtern, eignen sich Coachings, die manche Anbieter direkt oder über Vertriebspartner ermöglichen. Darin sollten Sie Nutzungsziele formulieren, der Status Quo analysieren und Key-User des Unternehmens rollenspezifisch schulen. Hinzukommen sollte der regelmäßige Austausch zu Fortschritten und Verbesserungspotenzialen. Der Vorteil, den viele Asana-Alternativen aus Deutschland bieten, ist auch das genaue Verständnis für den nationalen Mittelstand. Damit entstehen ein Dialog und eine Unterstützung auf Augenhöhe.

Service hat viele Facetten

Darüber hinaus ist der reguläre, konstante Service für Unternehmen ein entscheidendes Kriterium. Im Tagesgeschäft müssen Nutzer sich darauf konzentrieren können, produktiv und erfolgreich zu sein. Ungeklärte Fragen oder Sorge mit dem Tool helfen dabei nicht. Ein kompetenter Service ist das Back-Up-Team direkt an der Schnittstelle zwischen Software und Nutzer.

Beim Service-Angebot lohnt ein genauer Blick

Zwar bietet jedes Tool einen Kundenservice, dessen Umfang fällt aber meist unterschiedlich aus. Manchmal hängen die Service-Pakete vom gebuchtem Tarif ab, zum Teil gibt es bestimmte Optionen – wie einen telefonischen Kontakt oder schnellere Antwortzeiten – erst gegen Aufpreis. Einige Anbieter bieten in allen Tarifen einen kostenfreien Support per E-Mail, Chat, Telefon und Kontaktformular.

Quelle: Unsplash

Spricht der Service die gleiche Sprache?

Gleichzeitig spielt auch die Sprache eine Rolle. Greifbare Ansprechpartner im Support erreichen Sie – wenn überhaupt verfügbar und im Gegensatz zum Vertrieb – oft nur auf Englisch. Bei meisten Anbietern sind auch Tutorials und Webinare nicht auf Deutsch verfügbar. Immerhin: Die Handbücher vieler Tools liegen übersetzt vor. Schlussendlich ist es daher auch eine Typfrage: Fühlt Ihr Team sich ohne persönliche Betreuung und Support bei Fragen sicher oder wird der direkte Kontakt zu Experten bevorzugt?

Features sind kein Selbstzweck

Natürlich kommt es bei der Suche nach einer Asana-Alternative auch auf Features an. Diese sollten jedoch kein Selbstzweck sein: Achten Sie darauf, dass die Software Ihnen im Alltag echte Mehrwerte liefert. Definieren Sie Ihre Anforderungen und stellen Sie heraus, welcher Bedarf besteht. Brauchen Sie ganz besonders eine Tabelle, ein Gantt-Diagramm oder eine Zeiterfassung? Oder sind eine mobile App und eine offene Schnittstelle zu anderen Tools wichtiger? Alle zusätzlichen Merkmale, die Sie im Daily Business nicht benötigen, sind nice to have, aber sollten Ihre Entscheidung nicht lenken.

Ein oft unterschätzter Punkt ist auch die Bedienung. Gerade in Teams oder Abteilungen, deren digitaler Reifegrad geringer ist, hilft eine intuitive Handhabung. Jeder Mitarbeiter soll sich in der Software wohl fühlen, gerne damit arbeiten und die Nutzung leben können. Wenn das Tool mehr Fragen aufwirft als löst, dann steigen Frust und es wird wieder zu altbewährten Mitteln gegriffen. Hier kommt es wieder auf die Digital Leader an: Eine Top-Down-Entscheidung ohne Dialog mit dem Team versandet schnell und kostet nur Zeit und Geld.

Fazit: Asana-Alternative finden nicht unmöglich

Aus jahrelanger Erfahrung und dem Austausch mit Interessenten, Nutzern und Entscheidern wissen wir: Die Wahl einer Projektmanagement-Software ist kein Selbstläufer. Umso wichtiger ist es, die Kernanforderungen an Funktionen, Datenschutz und Service vorab festzulegen. Daraus lassen sich geeignete Kandidaten ableiten. Hierfür eignet sich der Vergleich von 19 Asana-Alternativen ideal. Darin erfahren Sie sofort, welche Lösungen sich für Ihre Anforderungen eignen. Im Vergleich lernen Sie auch das deutsche Tool factro kennen, das auf Benutzerfreundlichkeit, Datenschutz und persönlichen Support setzt.

Quelle: Schuchert Managementberatung GmbH & Co. KG

Über den Autor:

Mahir Kulalic schreibt im factro Blog mit Leidenschaft für Technik, Tools und Trends. Er berichtet über die neuesten Entwicklungen auf dem Markt und teilt hilfreiche Best Practices für den operativen Alltag rund um professionelle Projektmanagement- & Collaboration-Software, Digitalisierung und virtuelle Zusammenarbeit.

Über factro:

Die professionelle Aufgaben- und Projektmanagement-Software factro wird von der Schuchert Managementberatung in Bochum entwickelt – mit dem Know-how und der Erfahrung aus über 25 Jahren Projektberatung.

 

factro kennt die Lebenswirklichkeit von Unternehmen wie kein anderes Tool. Eine Software, die jeder versteht und leicht anwenden kann – und die bereits von über 45.000 Verantwortlichen in mehr als 5.000 Organisationen eingesetzt wird.