Agentursoftware: All-in-One oder selbst zusammengestellt?

Agenturen sind in ihrem Alltagsgeschäft, wie jedes andere Unternehmen auch, auf effiziente Prozesse angewiesen, um ihren Erfolg zu sichern. Von der Projektplanung über das Kundenmanagement bis hin zur Abrechnung – alles muss reibungslos ablaufen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Während größere Unternehmen bei der Prozessoptimierung und der Zusammenarbeit unterschiedlicher Abteilungen oft auf ein ERP-System setzen, benötigen Agenturen eine Softwarelösung mit anderen Funktionen. Doch soll es überhaupt eine einzelne Agentursoftware sein? Was sind die Vorteile einer All-in-One-Lösung gegenüber selbst zusammengestellten, spezialisierten Tools? Wir haben uns die verschiedenen Optionen und Funktionen hinter den Agentursoftware-Lösungen angeschaut. 

Was ist Agentursoftware?

Eine Agentursoftware umfasst eine breite Palette von Anwendungen, die den spezifischen Bedürfnissen von Agenturen gerecht werden sollen. Dazu gehören zum Beispiel Tools für Projektmanagement, Zeiterfassung, Customer Relation Management (CRM), Kontaktverwaltung, Rechnungsstellung und Angebotsplanung, Controlling und vieles mehr. Die Idee ist es dabei, Prozesse zu automatisieren, was langfristig Zeit spart und Fehler minimiert. Um diese von Agenturen benötigten Funktionen abzudecken, gibt es sowohl All-on-One Lösungen als auch Tools, die jeweils auf einen Bereich spezialisiert sind. Was also ist besser für welche Anforderungen? Und worauf kommt es bei der Auswahl einer passenden Softwarelösung an?

Die Vorteile einer All-in-One-Lösung

Das Hauptargument für die Auswahl einer All-in-One Lösung ist schnell gefunden: Sie vereint alle notwendigen Tools an einem Ort und ermöglicht die nahtlose Integration aller Funktionen. Wenn alle wichtigen Arbeitsbereiche wie Projektmanagement, Zeiterfassung, CRM und Rechnungsstellung in einem einzigen System zusammengefasst sind, vereinfacht das nicht nur den Arbeitsablauf, sondern minimiert auch das Risiko von Datenverlusten und Inkonsistenzen. Alle Abteilungen haben Zugriff auf dieselben Daten. Das ermöglicht eine konsistente und effiziente Zusammenarbeit.

Auch dass eine All-in-One-Lösung in der Regel eine einheitliche Benutzeroberfläche bietet, erleichtert die Arbeit mit dieser erheblich. Denn bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen oder bei der Einführung des neuen Systems im Team müssen sich diese mit nur einem System vertraut machen. Schulungen müssen nur für ein Tool vorgenommen werden, oftmals werden die Lösungen zentral mit Updates, neuen Funktionen oder Verbesserungen versorgt, und auch die IT-Abteilung profitiert: Es gibt nur ein System, das gewartet, aktualisiert und unterstützt werden muss.

All-in-One Agentursoftwares

Einige Beispiele für solche Agentursoftwares, die alle wichtigen Funktionen an einem Ort versammeln, möchten wir Dir im Folgenden vorstellen:

QuoJob

QuoJob ist eine All-in-One Software für Agenturen, welche die Zeiterfassung, Rechnungsverarbeitung, CRM, Projektmanagement, Ressourcen- & Personalplanung sowie Controlling an einem Ort bündelt. Auch die Buchhaltung ist möglich, mit einem FiBu-Schnitsstellen-Expert. Pluspunkt hier ist vor allem, dass es sich um eine modulare Lösung handelt, welche man je nach Bedürfnis aufstocken kann.

helloHQ

Auch diese Lösung versammelt den kompletten Workflow einer Agentur an einem Ort. Einfach anpassbare Dashboards sowie die flexible Vergabe von Zugriffsrechten sorgen für die notwendige Individualisierung. Außerdem lassen sich Reporting- und BI-Tools direkt anbinden.

boxanize

boxanize bietet ebenfalls die gängigen Funktionen für Agenturen, mit einem zentralen Fokus auf das Projektmanagement. Die Software lässt sich auf allen Endgeräten flüssig und ohne Qualitätseinbußen bedienen. Die Lösung ist also auch für die remote Arbeit unterwegs bestens geeignet.

Natürlich gibt es noch viele weitere Agentursoftwares, die sich eventuell für Dein Unternehmen und dessen Prozesse eignen. Welche am besten passt, kannst Du oftmals in einer kostenfreien Probezeit selbst testen.

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Die Vorteile spezialisierter Programme

Während eine All-in-One-Lösung den Vorteil der Integration bietet, punkten spezialisierte Programme durch ihre tiefergehende Funktionalität in bestimmten Bereichen. Diese Programme sind oft darauf ausgelegt, bestimmte Aufgaben besonders effizient und detailreich zu erfüllen, was besonders für Agenturen interessant ist, die hohe Anforderungen an spezifische Geschäftsprozesse stellen. Manche Agenturen benötigen vielleicht sogar weniger Tools, als sie in einer All-in-One-Lösung angeboten werden, weil sie die Expertise zur Buchhaltung, Rechnungsstellung etc. bereits im Team haben oder mit ihren bestehenden Vorgehen gut zurechtkommen. Sie können Kosten einsparen, wenn sie sich nur dort Hilfe durch Software holen, wo sie auch wirklich benötigt wird.

Tools für Agenturen

Einige praktische Tools für Agenturen haben wir Dir im Folgenden kurz und bündig zusammengefasst:

Trello

Trello ist ein extrem flexibles und intuitives Projektmanagement-Tool, das sich für Agenturen eignet, die ein visuelles und anpassbares Board-Format bevorzugen. Trello ermöglicht eine sehr detaillierte Aufgabenverfolgung und bietet zahlreiche Integrationen, um das Tool an die eigenen Bedürfnisse anzupassen. Hier lassen sich zu jedem Projekt einzelne Boards mit den zugehörigen Mitarbeiter:innen anlegen, Verantwortlichkeiten und Deadlines festlegen und und und …

HubSpot

Die Software HubSpot ist vor allem auf CRM und Inbound-Marketing spezialisiert. HubSpot bietet umfangreiche Tools zur Lead-Generierung, Kundenpflege und Marketingautomatisierung. Für Agenturen, die ihren Fokus auf die Optimierung ihrer Marketing- und Vertriebsprozesse legen, ist HubSpot eine ausgezeichnete Wahl.

Harvest

Harvest ist ein Tool für die Zeiterfassung und nahtlose Rechnungsstellung. Es ist besonders nützlich für Agenturen, die präzise Zeitabrechnungen für ihre Kundenprojekte benötigen. Die einfache Benutzeroberfläche und die Möglichkeit, Arbeitsstunden direkt in Rechnungen umzuwandeln, machen Harvest zu einer beliebten Wahl für viele Agenturen.

Kimai

Bei Kimai handelt es sich um eine Open-Source-Plattform für die Zeiterfassung und ist geeignet für Unternehmen jeder Größe. Berichte und Auswertungen helfen beim Ressourcenmanagement sowie bei der Rechnungsstellung, für die es ebenfalls im Tool bereits Vorlagen gibt. Eine JSON-API kann außerdem mit benutzerdefinierten Tools kommunizieren und Zeiten direkt auslesen.

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Welche Agentursoftware-Lösung ist die richtige?

Was zählt bei der Auswahl einer Agentursoftware? Zuallererst natürlich die Anforderungen und Bedürfnisse der Agentur. Benötige ich automatisierte Prozesse in vielen Bereichen des Agenturalltags und gibt es eine Software, die alle benötigten Features abdeckt? Oder habe ich bereits gut abgestimmte Prozesse und brauche zum Beispiel nur noch ein Tool zur Zeiterfassung? Für kleinere Agenturen, die vor allem Wert auf einfache Bedienung legen, könnte eine All-in-One-Lösung ideal sein. Größere Agenturen oder solche mit sehr spezifischen Anforderungen könnten hingegen von der Flexibilität und den tiefen Funktionalitäten spezialisierter Programme profitieren. Auch die verfügbaren Schnittstellen zu bereits bestehenden Programmen sowie die Kosten, welche für die neue Lösung investiert werden müssen, sollten in die Entscheidung mit einbezogen werden.

Auswahl der Agentursoftware ist individuell

Es gibt keine pauschale Antwort darauf, ob man sich für eine All-in-One-Lösung oder eine Kombination aus verschiedenen Programmen entscheiden sollte. Wichtig ist, die eigenen Bedürfnisse genau zu analysieren und die Vor- und Nachteile beider Ansätze gegeneinander abzuwägen. Dabei sollte man das Ziel der Auswahl immer im Blick behalten: Die Agentursoftware muss dazu beitragen, Prozesse zu optimieren, Effizienz zu steigern und letztlich den Erfolg der Agentur zu sichern.