Abwesenheitsnotiz Vorlage: Ideen für Deine Out-of-Office-Messages 

Feiertage, Brückentage, und jetzt die Urlaubszeit – steht die Abwesenheit im Büro bevor, heißt es wieder: Abwesenheitsnotiz verfassen, automatische Antworten aktivieren und dafür sorgen, dass Anliegen von Kund:innen und Geschäftspartner:innen an die zuständigen Kolleginnen und Kollegen weitergeleitet werden. Abwesenheitsnotizen sind dabei in der Regel wenig kreativ. Dabei bieten sie eine ideale Möglichkeit, bis zu Deiner Rückkehr positiv bei Kund:innen in Erinnerung zu bleiben. Es wird Zeit, der sonst so drögen Out-of-Office Nachricht ein wenig Leben einzuhauchen. Daher haben wir für Dich einige Ideen für eine Abwesenheitsnotiz Vorlage gesammelt. Alle Beispiele findest Du im Beitrag.

„Sehr geehrte Damen und Herren, vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin vom TT.MM. bis TT.MM. nicht erreichbar.“ – so oder so ähnlich fängt die Abwesenheitsnotiz meistens an. Mal mehr, mal weniger persönlich. Immer auch in Abhängigkeit davon, ob die Mail an Kolleginnen und Kollegen, Kundinnen und Kunden oder Geschäftspartner:innen  versendet wird. Je nach Unternehmen gibt es vielleicht auch ganz konkrete Vorlagen, die für Abwesenheitsnotizen und weitergeleitete Mails vorgegeben werden.

Ist das aber nicht der Fall, kann es sich durchaus lohnen, noch einmal einen genauen Blick auf Deine Abwesenheitsnotiz werfen. Denn, auch wenn Du nicht im Büro, sondern im wohlverdienten Urlaub bist, hinterlässt die Abwesenheitsnotiz bleibenden Eindruck – oder eben auch nicht. Gerade im Kundenkontakt kann eine professionelle und doch kreative Abwesenheitsnotiz dafür sorgen, dass Du Deinem Kunden bzw. Deiner Kundin in Erinnerung bleibst. Mitunter bietet eine clevere Abwesenheitsnotiz auch die Möglichkeit, trotz Deiner Abwesenheit mit Kund:innen in Kontakt zu bleiben. Unsere gesammelten Beispiele liefern Dir daher ein paar Tipps, wie Du in Deiner Abwesenheitsnotiz nicht nur Informationen weitergibst, sondern weiteren Nutzen daraus ziehen kannst.

Abwesenheitsnotiz: Knackpunkt Professionalität

Natürlich soll Deine Abwesenheitsnachricht professionell bei Kund:innen, Kolleg:innen und Geschäftspartner:innen ankommen. Genau das sorgt aber in den meisten Fällen dafür, dass sie rein für Angaben zu Abwesenheit und alternativen Kontaktmöglichkeiten genutzt wird. Wir schreiben nur „Ich bin bis zum TT.MM. außer Haus. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen/ meine Kollegin X. Sie erreichen ihn/ sie unter XX.“ Damit geht Potenzial einer simplen kleinen Nachricht verloren. Denn anstatt Deine Abwesenheitsnotiz nur mit Standard-Informationen zu füllen, könntest Du die Mail auch dazu nutzen, auf andere Angebote aufmerksam zu machen. Dabei wahrst Du die benötigte Professionalität und hilfst Deinen Kund:innen vielleicht sogar schon innerhalb der Nachricht direkt weiter.

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Abwesenheits-Mail für Content Marketing und Lead-Generierung nutzen

Traffic über Out-of-Office Nachricht generieren

Versuchen Kund:innen Dich persönlich zu erreichen, kannst Du ihnen die Wartezeit positiv gestalten. Betreibst Du einen Corporate Blog? Oder verfügst anderweitig über potenziell interessanten Content für den Kontakt? Dann binde diesen doch in Deine Abwesenheits-Mail ein. So wird die Abwesenheitsnotiz gleichzeitig zum Contenttreiber. Gib dem Kunden oder der Kundin daher in Deiner Abwesenheitsnotiz Anreize, den Unternehmenscontent zu verfolgen. Etwa, indem Du zu oft vorkommenden Anfragen informative Inhalte bereits in Deiner Mail verlinkst. Oder Du nutzt die Abwesenheitsnotiz dazu, frisch veröffentlichten Content zu promoten. Immer mit Blick auf den Mehrwert für denjenigen, der Dich erreichen möchte. Ein Beispiel, wie eine solche Abwesenheits-Mail aussehen könnte:

Newsletter-Recruiting via Abwesenheits-Mails

Ähnlich wie beim Content Driving in der Abwesenheits-Mail kannst Du die automatische Nachricht genauso dafür nutzen, Deinen Newsletter zu promoten. Vor allem, wenn der/ die Schreibende bereits in der Customer Journey weiter vorangeschritten ist, hast Du gute Chancen, eine:n neue:n Newsletter-Abonnent:in zu gewinnen. Bedenke: Die Abwesenheitsnotiz ist eine quasi-persönliche Ansprache – und das hilft, Content sowie Newsletter besser an den Kunden oder die Kundin heranzutragen. Unser Beispiel für die Newsletter-Rekrutierung über die Abwesenheitsnotiz:

 

Leads generieren mit passender Abwesenheitsnotiz Vorlage

Blog Content und Newsletter sind eine Form, (neue) Kund:innen während der Wartezeit zu unterhalten und ihnen Mehrwerte zu bieten. Eine noch bessere Möglichkeit, Leads während Deiner Abwesenheit im Urlaub oder auf Geschäftsreisen zu generieren: Downloadable Content direkt in der Abwesenheitsnotiz anbieten. Beispiele gibt es hier viele. Daher ist es wichtig, sich eine Strategie zurechtzulegen, welchen Download Du dem/ der Schreibenden zur Verfügung Stellen möchtest. Hilfreich ist es, sich auf Fokus-Themen Deiner Abteilung zu beschränken. Vielleicht bist Du für Software-Vergleiche zuständig und hast einen brandneuen ERP-Tools herausgebracht? Dann verlinke diesen doch als Download. Oder hast Du ein neues Whitepaper zu einem hochaktuellen Thema wie der Digitalen Prävisualisierung verfasst? Auch hier bietet es sich an, über eine direkte Verlinkung in der Abwesenheitsnotiz nachzudenken. Zwei Beispiele für die Lead-Generierung über Abwesenheits-Mails:

Informationen gewinnen über Abwesenheits-Mails

Informationen sind Gold für Unternehmen. Das steht fest. Auch mit einer einfachen Abwesenheits-Mail kann man potenziell Informationen sammeln. Über Deine Kund:innen, aber auch einfach als Feedback zu Angeboten und Services Deines Unternehmens. Bist Du zum Beispiel gerade mit dem Relaunch Deiner Website beschäftigt, kannst Du Deine Abwesenheits-Mail dazu nutzen, User:innen nach ihren gewünschten Kontakt-Funktionen zu befragen. Oder zu Themen, die Deine Kunden interessieren. Diese Angaben kannst Du dann wiederum in Deine Redaktionsplan Vorlage innerhalb des Content Stackings einfließen lassen.

Ein Beispiel:

Eine Abwesenheitsnotiz kann also Content Marketing und Lead-Generierung durchaus nach vorne bringen. Wenn man die richtigen Hebel in Bewegung setzt. Nutze daher Deinen Urlaub oder Deine Geschäftsreise, um ganz nebenbei Inhalte zu promoten und Leads zu gewinnen.

 

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Darf es etwas lockerer sein? – Kreative Abwesenheitsnotiz erstellen

Gerade in der Kreativbranche ist die Abwesenheitsnotiz gerne etwas ausgefallener. Neben den klassischen Informationen zur Zeit der Abwesenheit, Weiterleitung der Mail und alternativen Kontaktmöglichkeiten nutzen Kreative Bilder und GIFs. Sie lockern die Abwesenheitsnotiz optisch auf.

GIFs und Bilder

Farbe und Abwechslung sind bei Abwesenheits-Mail Vorlagen sicher eine gute Idee, um in Erinnerung zu bleiben. Ein bisschen Humor hilft, Sympathien zu wecken. Aber auch hier gilt: Das richtige Maß einhalten. Relativ unverfänglich sind Tier-GIFs und -Bilder. Achte bei GIFs und Bildern auf die Inhalte, damit sie Dich nicht im falschen Licht erscheinen lassen. Das Party-GIF mit Alkohol-Absturz sollte in keine Abwesenheits-Mail kommen! Beachte auch, ob Dein Unternehmen und Deine Kund:innen einen eher lockeren Umgang pflegen. Selbiges gilt für die Zielgruppen. Im B2B sind GIFs und Bilder je nach Unternehmensschwerpunkt eher nicht zu empfehlen.

Social Media

Social Media Kanäle werden immer wichtiger. Ausgefeilte Social Media Konzepte gehören daher bestenfalls in jedem Unternehmen zum Marketing dazu. Versuche doch einmal, auch in Deiner Abwesenheitsnotiz Vorlage die unternehmenseigenen Social Media Kanäle einzubinden. Unterhaltsam ist wie immer bei Social Media das beste Stichwort. Ein Beispiel:

Eine solche Abwesenheitsnotiz bedeutet in der Regel ein sehr lockeres Umfeld, mit einer Du-Policy zwischen Unternehmen und Kund:innen, damit es authentisch bleibt. Passt ein solches Vorgehen in Dein Unternehmen, kannst Du die Abwesenheitsnotiz Vorlage zum Social Media Tool umfunktionieren.

Abwesenheitsnotiz Vorlage und Feiertage

Ein Urlaub fällt oftmals in die Zeit von Feiertagen. In unserem Beitrag „Feiertage im Marketing nutzen“, zeigen wir Dir, wie Du die freien Tage im Content Marketing perfekt einsetzen kannst. Aber auch darüber hinaus solltest Du natürlich Feiertage nicht ignorieren. Das gilt insbesondere bei der Korrespondenz mit Kund:innen – und dazu gehört nun einmal auch die Abwesenheitsnotiz. Binde daher auf jeden Fall Feiertagsgrüße in Deine Abwesenheitsnotiz Vorlage ein, sollte sich Dein Urlaub über die Feiertage erstrecken. Übrigens: Gerade bei Feiertagen wie Ostern oder Weihnachten eigenen sich GIFs und Bilder besonders gut, um die Abwesenheitsnotiz optisch aufzuwerten. Und sie sind in aller Regel definitiv unverfänglich.

Dont’s bei der Abwesenheits-Mail

Bei aller Kreativität solltest Du dennoch die Professionalität, wie wir oben geschrieben haben, bewahren. Daher hier fünf Dinge, die Du bei Deiner Abwesenheits-Mail vermeiden solltest.

1. Unpassende Abwesenheitsnotiz zum Unternehmens-Image

Wir haben es bereits angesprochen: Kreative Abwesenheitsnotizen richten sich immer nach dem jeweiligen Unternehmen. Kreativ-Agenturen sind hier tendenziell freier in der Wahl ihrer Vorlagen als traditionellere Unternehmen. Auch können B2C-Unternehmen etwas lockerere Abwesenheits-Mails verfassen als das B2B-Umfeld. Schaue daher vor allem zuerst auf Deinen Kundenstamm und Deine Zielgruppe(n). Genauso solltest Du das Unternehmens-Image bei der Wahl Deiner Mail-Vorlagen berücksichtigen. Es gilt: Je traditioneller das Unternehmen und je „konservativer“ die Zielgruppe, desto klassischer sollte auch die Abwesenheitsnotiz sein. Das wirkt sich aber grundsätzlich nicht auf die Möglichkeiten der Lead-Generierung und der Content Promotion aus. Beides ist sowohl in kreativen als auch traditionelleren Unternehmen durchaus eine gelungene Idee für die Abwesenheits-Mail.

2. Keine Unterscheidung von interner und externer Abwesenheitsnotiz Vorlage

Deine Abwesenheit wirkt sich natürlich nicht nur auf den externen Kontakt aus, sondern auch auf die interne Kommunikation. Die meisten Mail-Programme wie Outlook unterscheiden zwischen internen und externen Abwesenheitsnotiz Vorlagen. Daher solltest Du für die automatische Mail auch verschiedene Vorlagen für Kolleg:innen und Kund:innen erstellen. Bei internen Mails kannst Du zum Beispiel auch etwas lockerer vorgehen – gerade, wenn Du in einem eher kleinen Unternehmen arbeitest.

3. Zu viele Details zur Abwesenheit

Weniger ist mehr. Das gilt bei der Abwesenheitsnotiz Vorlage besonders. Wichtige Informationen sind im Grunde nur folgende Punkte:

• Die Zeit, in der Du nicht erreichbar bist
• Eine Angabe darüber, ob Mails weitergeleitet werden oder nicht
• Ggf. der Kollege/ die Kollegin, an die sich Kund:innen alternativ wenden können

Bist Du im Urlaub, kannst Du das gerne auch kommunizieren. Belasse es aber bei der einfachen Aussage „Urlaub“ und verfalle nicht in detaillierte Beschreibungen. Eine Ausnahme: Du nutzt als Kreativ-Agentur o.ä. den „sonnigen Urlaub am Strand“ für eine Social Media Kampagne, wie wir sie oben beschrieben haben. Die Angabe, dass Du auf Geschäftsreise bist, kann ebenfalls sinnvoll sein, vor allem, wenn Du währenddessen verzögert auf E-Mails reagierst. Das gibt Deinen Kund:innen und Partner:innen einen wichtigen Hinweis zur potenziellen Bearbeitungsdauer.

4. Zu wenige Informationen zur Abwesenheit

„Ich bin nicht im Büro.“ – diese Aussage ist natürlich nicht falsch, aber sie liefert definitiv zu wenig Informationen für Deine Kund:innen und auch die Kolleg:innen. Zu wenige Angaben sind genauso ein Don’t wie zu viele. Achte daher auf die grundsätzlich wichtigen Informationen, wie wir sie unter 3. noch einmal angegeben haben.

5. Sprachbarrieren nicht beachten

Viele Unternehmen agieren international. Zu den wichtigsten Tipps gehört daher auch: Achte auf Sprachbarrieren. Hast Du Kund:innen und Partner:innen im Ausland, solltest Du lieber eine Abwesenheitsnotiz Vorlage in Englisch erstellen. Manche Mail Programme ermöglichen auch verschiedene Abwesenheitsnotizen je nach Region des Absenders oder der Absenderin, sodass Du die Mail automatisiert sprachlich angepasst versenden kannst.

Fazit: Kreativ ja, aber mit Blick für’s richtige Maß

Die Standard-Abwesenheitsnotiz “Sehr geehrte Damen und Herren, ich bin bis zum TT.MM. nicht erreichbar. Ihre Mail wird nicht automatisch weitergeleitet. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an XX.“ ist eine verpasste Chance. Du erreichst Kund:innen besser, indem Du auch die Abwesenheitsnotiz Vorlage an Deine Zielgruppe anpasst. Mit Blick für das richtige Maß kannst Du kreativ werden. Biete den Schreibenden Mehrwerte wie Content-Links, aktuelle, interessante Downloads oder binde Kund:innen in die Optimierung Deiner Services ein. Wenn Du dabei die wichtigsten Tipps für die Wahrung von Professionalität beachtest, wird die Abwesenheitsnotiz positiv in Erinnerung bleiben. Denke außerdem daran: Abwesenheitsnotizen gibt es nicht nur für E-Mails. Nutzt Du zum Beispiel WhatsApp Business, solltest Du bei Abwesenheit auch hier eine Notiz einrichten.