5 Tipps für die Rückkehr ins Büro

Seit Wochen arbeiten die Kollegen im Homeoffice und nicht wenige sehnen sich eine Rückkehr ins Büro herbei. Viele Unternehmen planen entweder gerade schrittweise die Rückkehr ins Büro oder haben schon erste Maßnahmen eingeleitet. Wir geben Ihnen fünf Tipps auf den Weg, mit denen Sie die Arbeit im Büro jetzt neu strukturieren.

Seit März arbeiten viele Deutsche aus dem Homeoffice heraus. Eine Maßnahme, um Mitarbeiter vor dem Coronavirus zu schützen und die Ansteckungskurve herunterzudrücken. Die Verbreitung des Virus konnte so verlangsamt werden, viele Maßnahmen wurden inzwischen seitens Bund und Ländern wieder gelockert. Doch noch immer gelten viele grundlegende Sicherheitsmaßnahmen wie ein Mindestabstand von 1,5 Meter. Dennoch sollten sich Unternehmen Gedanken darüber machen, wie man die Mitarbeiter – zumindest schrittweise – wieder ins Büro zurückkehren lässt. Sei es, um eine Abwechslung zum Homeoffice-Alltag zu schaffen, wieder die sehr wichtigen zwischenmenschlichen Impulse zu ermöglichen oder Projekte in (kleineren) Teams anzustoßen. Eine komplette Rückkehr zum etablierten Alltag ist sehr wahrscheinlich noch etwas entfernt. Dennoch wir zeigen Ihnen einige Möglichkeiten, wie Sie zumindest eine Überbrückung sicher schaffen können.

Sicherheits- und Hygienemaßnahmen: Die Grundlage für die Rückkehr ins Büro

Das Fundament für die Rückkehr ins Büro stellen natürlich Sicherheits- und Hygienemaßnahmen dar. Es sind genau die, die wir alle schon seit Wochen praktizieren und die auch in Geschäften, Restaurants und bei Friseuren gelten. Dazu gehören:

• mindestens 1,5 Meter Abstand im Umgang mit Kollegen halten, besser sogar zwei Meter oder mehr
• regelmäßiges und gründliches Händewaschen (mindestens 20 Sekunden lang)
• Maskenpflicht in geschlossenen Räumen
• Regelmäßiges Lüften
• Desinfektion und Reinigung von gemeinsam genutzten Oberflächen

Doch das sind nur die absoluten Grundlagen. Können Sie bereits diese nicht einhalten, sollten sie es sich genau überlegen, ob eine Rückkehr ins Büro zum jetzigen Zeitpunkt schon ratsam ist. Neben diesen Grundlagen können Sie einige Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass diese auch eingehalten werden:

• Bereitstellen von ausreichenden Mitteln zur Handdesinfektion (in Toiletten, in jedem Büro, am Empfang/Eingang) und Seife
• Infomaterial bereitstellen, etwa dieses Infoplakat von der Bundeszentrale für gesundheitliche Aufklärung oder diese YouTube-Playlist der BZGA. Hier können Sie auch direkt Plakate mit Hygienemaßnahmen per Post ordern.
• Regeln und Routinen gut sichtbar aufhängen
• zusätzliches Reinigungspersonal bzw. Reinigungshäufigkeit erhöhen

Ein weiterer, entscheidender Punkt: Klare Regeln für alle. Es sollte den Mitarbeitern überlassen werden, ob sie ins Büro kommen oder nicht. Aber wer kommt, muss sich ohne Ausnahme an diese Regeln halten. Sonst droht, dass sich eine Schlenderian-Kultur etabliert.

Das eigene Konzept: Absprache untereinander

Gerade die Abstandsregelungen und die Erkenntnis, dass die Infektionsgefahr durch Aerosole in geschlossenen Räumen besonders hoch ist, erfordert es, die Präsenz der einzelnen Mitarbeiter ganz genau zu überdenken und zu planen. Denn auf einen Schwung alle zurückzubeordern wird bei vielen Unternehmen schwierig. Können Sie garantieren, dass alle Arbeitsplätze mindestens anderthalb Meter voneinander entfernt sind? Zudem wäre es jetzt auch ein schlechtes Zeichen, die Mitarbeiter dazu aufzufordern, wieder ins Büro zu kommen, wenn es nicht zwingend notwendig ist. Stattdessen sollten Sie auf Freiwilligkeit setzen und Verständnis zeigen. Bieten Sie die Rückkehr als Option an, nicht als Pflicht. Gerade zu Beginn müssen nicht alle ins Büro. Einige werden sich freuen, einmal wieder das Arbeitsumfeld zu wechseln, andere schätzen in der aktuellen Situation das Homeoffice. Bedenken Sie dabei auch die besondere Situation von Eltern, solange die Kinderbetreuung weiterhin nicht wie gewohnt abläuft. Auch öffentliche Verkehrsmittel sind aktuell vielleicht nicht das beste Fortbewegungsmittel. Deswegen sollte jeder Mitarbeiter individuell die Entscheidung treffen, ob er ins Büro kommen möchte oder besser noch nicht. Eine Möglichkeit ist es etwa, mit dem Team bestimmte Tage abzusprechen, an denen jemand ins Büro kann. Oder Sie eröffnen einen gemeinsamen Kalender, in dem Mitarbeiter einen Platz im Büro „anmieten“ können. Für die Absprache empfiehlt sich ein gemeinsames Dokument, entweder eine Tabelle in der Dropbox oder bei Google Drive.

Büros umräumen & neu strukturieren

Checken Sie im Vorfeld der Maßnahmen genau Ihre Örtlichkeiten und passen Sie den Sitzplan an die Erfordernisse der besonderen Situation an. Im Großraumbüro sollten mindestens die 1,5 Meter Abstand zwischen den Plätzen möglich gemacht werden. Das bedeutet: Ist ein Raum zu eng, müssen Sitzplätze im Zweifelsfall auch gestrichen oder verlegt werden. Ideal ist es, jedes Büro mit nur einer Person zu besetzen. Ist dies nicht möglich, sollten alle im Raum befindlichen Kollegen eine Maske tragen. Das gilt natürlich insbesondere für Meetings. An der frischen Luft hingegen ist die Infektionsgefahr durch Aerosole geringer, da sie durch die frische Luft weggeweht werden. Gerade jetzt in den Sommermonaten können Sie also Meetings und Brainstorming-Sessions sehr gut ins Freie verlegen. Achten Sie aber auch dort auf die 1,5 Meter Abstand. Wenn Sie über einen Balkon, Terrasse oder sonstige Außenfläche am Arbeitsplatz verfügen, sollten Sie auch über den Kauf von Outdoor-Möbel nachdenken.

Der neue Alltag: Neue Anschaffungen um alte Routinen zu ermöglichen

Die Hygienemaßnahmen sorgen dafür, dass viele alte Alltagsrituale vorerst nicht mehr oder zumindest nur eingeschränkt möglich sein werden. Etwa die Mittagspause: Viele Kantinen haben bereits die Maßnahmen von Restaurants übernommen, lassen etwa nur eine bestimmte Anzahl von Gästen gleichzeitig hinein und erheben Kontaktdaten. Auch für kleinere Büros ändert sich einiges. Gemeinschaftsküchen und gemeinsam verwendete Küchengeräte und Gegenstände können kritisch sein. Diese sollten nach jeder Benutzung direkt gesäubert und desinfiziert werden. Oder Sie empfehlen, die Küche kalt zu lassen – ein gemeinsamer Kochplan für zuhause könnte auch eine teambildende Maßnahme sein. Überlegen Sie sich gemeinsam mit Ihrem Team Gerichte, die man daheim vorbereiten kann und die nicht in der gemeinsamen Mikrowelle aufgewärmt werden müssen. Auch die gemeinsame Kaffeemaschine steht auf dem Prüfstand. Ein von allen bedientes Touch-Display ist in der aktuelle Situation eher weniger angebracht. Überlegen Sie deswegen, eventuell in mehrere kleine (Filter-)Kaffemaschinen zu investieren. In den heißen Sommermonaten ist vielleicht auch ein zuhause vorbereiteter Eiskaffee nicht das Schlechteste!

Support zeigen mit kleinen und großen Gesten

Auch mit all diesen Maßnahmen ist eines klar: Die erste Rückkehr ins Büro wird nicht von jetzt auf gleich den Status Quo wiederherstellen. Wann, fast schon ob, dies passiert, ist fraglich. Dies sollte Ihnen im Umgang mit Ihren Mitarbeitern stets bewusst sein. Nicht jeder wird die Möglichkeit, wieder am altbekannten Arbeitsplatz zu arbeiten, direkt annehmen. Und nicht jedem, der das tut, wird die Umstellung auf die neue Situation einfach fallen. Deswegen sollten Sie sich kleine und große Gesten überlegen, den Übergang zu vereinfachen. Stellen Sie nicht nur ausreichende Seife im Bad zur Verfügung, auch Desinfektionsmittel sollten Sie stellen – schon allein dafür, wenn Mitarbeiter einen Arbeitsplatz inklusive Tastatur nutzen, an dem am Tag vorher jemand gearbeitet hat. Auch können Sie überlegen, (Einweg-)Masken zu kaufen – falls ein Mitarbeiter seine an diesem Tag vergessen oder doch spontan zum Supermarkt muss. Gleichzeitig können Sie Möglichkeiten schaffen, diese Masken abzukochen; etwa mit einer mobilen Herdplatte oder einem Wasserkocher. Denken Sie auch an die kleinen Gesten: Ein kleiner Präsentkorb mit Snacks und Getränken kann gerade am ersten Arbeitstag ein tolles Signal sein.

Fazit

Die Umstellung auf die neue Normalität am Arbeitsplatz erfordert einiges an Vorbereitung, Voraussicht und Empathie. Preschen Sie nicht alleine voran, sondern setzen auf den Dialog mit Ihren Mitarbeitern. Diese sollen ebenso Feedback und Vorschläge einbringen – und so gemeinsam die Rückkehr ins Büro erfolgreich gestalten. Weitere Tipps, wie die Exit-Strategie für Unternehmen aussehen kann, lesen Sie übrigens hier.