Mit Dokumenten Management Systemen können Unternehmen Ordnung in ihr digitales Datenwirrwarr bringen. Doch bei der Auswahl des richtigen Systems stellt sich Unternehmen oft eine wichtige Frage: Wie viel darf ein DMS kosten? In unserem Marktüberblick zu DMS Lösungen haben wir uns die Preisansätze der Lösungen und welche Faktoren sie bestimmen ganz genau angesehen. Die Übersicht der einzelnen Preismodelle findest Du als Download in diesem Beitrag.
Ordner über Ordner auf den Schreibtischen der Mitarbeiter:innen. Und damit meinen wir nicht die Papierdokumente. Auch digital sammeln Unternehmen mittlerweile immer mehr Daten, die zu einem regelrechten Chaos ausarten, sofern man sie nicht angemessen verwaltet. Dokumenten Management Systemen bieten durch ihren breiten Funktionsumfang, eine Lösung Daten schnell und einfach digital zu archivieren. Viele denken jedoch: Wenn ich viel will, muss ich auch viel zahlen. Doch das stimmt nur zum Teil. Unser Marktüberblick, in dem wir 19 Lösungen miteinander verglichen haben, beschäftigt sich näher mit dem Thema DMS Kosten und welche Faktoren dabei eine Rolle spielen. Wir zeigen Dir, mit welchen Kosten Du rechnen solltest und wie sich die einzelnen Preise der Anbieter zusammensetzen.
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DMS Kosten – damit musst Du rechnen
DMS Lösungen können in Form eines Abo Modells erworben werden. Doch die Kosten können stark variieren, je nachdem was gefordert ist. Dabei bedingen vor allem die folgenden Faktoren die DMS Kosten:
- Anzahl der User
- Zeitliche Aufwendungen für das Setup
- Individuelle Dienstleitungen
- Anzahl der Module
- Unternehmensgröße
- Umfang der Funktionen
- Umfang der Schnittstellen
Wer ein DMS in sein Unternehmen implementieren will, muss sich dessen bewusst sein, dass eine langfristige Bindung erforderlich ist. Bei fast allen Anbietern ist eine Mindestvertragslaufzeit von insgesamt 12 Monaten angesetzt. Manche Anbieter gehen über die 12 Monate hinaus. Bei ihnen sind Vertragslaufzeiten von 24 bis zu 36 Monaten üblich. Damit bilden sie jedoch eher die Ausnahme.
Mehr Leistungen – mehr Kosten
Du fragst Dich, was die Preise nach oben treibt? Die Antwort: Zusatzleistungen. Auch diese unterscheiden sich bei unseren verglichenen Anbietern. Einige Anbieter stellen Leistungen für Mitarbeiterschulungen in Rechnung. Andere wiederum fordern für die Vergabe von Lizenzen einen Obolus. Zudem spielt es eine Rolle, ob das DMS self-hosted ist oder als SaaS-Lösung zur Verfügung steht. Eine Zusatzleistung kann außerdem die Integration von Schnittstellen sein, sofern es erforderlich ist. Je nachdem wie umfangreich das Angebot an Zusatzleistungen ist, dass du in Anspruch nehmen möchtest, entwickelt sich auch der Preis. Zu der Implementierung können Kosten für die Wartung sowie Beratung entstehen. Auch zusätzliche Aufwendungen für die Nutzung spezieller Speichermedien gab in unserem Vergleich ein Anbieter als Kostenfaktor an. Je spezieller die Anforderungen an das jeweilige DMS ausfallen, desto höher wird logischerweise auch der Gesamtpreis. Deswegen kann man nicht pauschal sagen, wie hoch die Kosten letzten Endes ausfallen.
Besonders große Unterschiede in der Preiskalkulation finden sich auch hinsichtlich der Unternehmensgröße. Ein Unternehmen mit 10 Mitarbeitern zahlt bei einem Anbieter 15000 Euro. Beschäftigt das Unternehmen 100 Mitarbeiter:innen liegt der Preis bei diesem Anbieter schon bei 40000 Euro. Ein deutlicher Sprung ist bei 1000 Mitarbeiter:innen erkennbar. Hier verdoppelt sich der Preis des Anbieters auf 80000 Euro. Wobei sich die Preise teilweise nach Lizenzen berechnen und bei anderen Anbietern wiederum pro Monat. Für die Setup Einrichtung muss mit 1000 bis zu 2000 Euro gerechnet werden. Die Spanne ist deshalb so groß, da sich die Setupkosten größtenteils am Projektumfang der Unternehmen orientieren.
Ausprobieren lohnt sich
Bei vielen DMS Lösungen besteht auch die Möglichkeit, auf eine Testversion zurückzugreifen. Diese stellen viele Anbieter kostenlos zur Verfügung, damit Unternehmen einen ersten Eindruck über das System und seine Funktionen erhalten. Du kannst dadurch mehrere Anbieter ausprobieren, ohne dabei einen Vertrag abschließen zu müssen. Insgesamt bieten 10 unserer verglichenen Anbieter eine kostenlose Testversion an. Eine Testversion kann die Entscheidung für ein DMS womöglich erleichtern, allerdings ist es kein Muss. Wer lieber auf Nummer sicher gehen möchte, ist aber mit einer Testversion gut bedient.
Außerdem haben wir uns in unserem Vergleich den folgenden Fragen bezüglich DMS Kosten gewidmet:
- Was sind die Startpreise pro Jahr?
- Was sind die durchschnittlichen Kosten für Freelancer?
- Wie groß ist der zeitliche Aufwand bei der Setupeinrichtung?
Fazit
Wer jetzt denkt, dass es ausreicht einzig und allein die Preise zu vergleichen, um sich für ein DMS zu entscheiden, täuscht sich. Der Preis ist mit Sicherheit ein wichtiges Kriterium, sollte allerdings immer in Kombination mit anderen Faktoren betrachtet werden. Neben den Kosten spielt der Funktionsumfang eine entscheidende Rolle. Sind beispielsweise mobile Anwendungen verfügbar oder handelt es sich bei dem System um eine Open-Source Lösung? Betrachte die Möglichkeiten, die Dir ein System bietet, immer in Relation.
Auch der allgemeine Fit ist wichtig bei DMS. Das DMS muss zum Unternehmen passen. Ebenso muss sie sich allerdings auch zu den darin befindlichen Systemen einfügen. Ansonsten kann eine Implementierung von DMS schnell in Mehraufwand ausarten, wenn die Systeme untereinander nicht kompatibel sind. Informiere Dich deshalb im Vorfeld zu Schnittstellen der DMS. Sie zeigen Dir, ob eine derartige Lösung für Dich infrage kommt. Ebenso Gedanken solltest Du Dir dazu machen, wie viel Arbeit Du intern bewerkstelligen kannst. Unternehmen, die über eigenen IT-Bereiche verfügen, haben mit deutlich geringeren Kosten zu rechnen, als wenn sie die Arbeit outsourcen. Die eigene Expertise sollte deswegen nicht unterschätzt werden. Denn sie spielt im Endeffekt in die Kosten der DMS mit ein.
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