Digital Asset Management Kosten: Ein Überblick

Die digitale Transformation macht es für Unternehmen unverzichtbar, ihre digitalen Assets wie Bilder, Videos, Dokumente und Grafiken effizient zu verwalten. Hier kann ein Digital Asset Management System für Ordnung sorgen. Doch eine zentrale Frage für viele Unternehmen lautet: Welche Kosten entstehen bei der Einführung und Nutzung eines DAM-Systems? In diesem Artikel beleuchten wir verschiedene Aspekte der Digital Asset Management Kosten, von Testversionen über Jahreskosten bis hin zu den Faktoren, die die Preise beeinflussen.

In unserem Marktüberblick Digital Asset Management 2024 haben wir 36 Software Anbieter gegenübergestellt. Dabei hat der Preis-Ansatz der Lösungen eine zentrale Position eingenommen, da das Kostenthema nun einmal entscheidend ist. Hier kannst Du Dir die Kostenübersicht direkt herunterladen:

Kostenfreie Testversionen: Ein risikofreier Einstieg

Viele Anbieter von DAM-Systemen bieten kostenfreie Testversionen an, um Unternehmen die Möglichkeit zu geben, die Software vor einer Kaufentscheidung zu testen. Diese Testphasen dauern in der Regel 14 bis 30 Tage und ermöglichen es, die Benutzeroberfläche, Funktionalitäten und Integrationen der Plattform zu prüfen. Solche Angebote sind ideal, um ohne Risiko festzustellen, ob die Lösung zu den Bedürfnissen des Unternehmens passt. 7 der Anbieter in unserem Marktüberblick bieten eine kostenfreie Testversion an.

Kosten pro Jahr: Von Einsteigertarifen bis zu Enterprise-Lösungen

Die Kosten für ein DAM-System variieren stark und hängen von verschiedenen Faktoren ab. Im Durchschnitt können Unternehmen mit folgenden Preiskategorien rechnen:

Einsteigerlösungen: Diese richten sich an kleinere Teams oder Start-ups und beginnen bei wenigen hundert Euro bis 3.000 Euro pro Jahr. Sie bieten grundlegende Funktionen wie Datei-Upload, Tagging und Basis-Suche.
Mittelstand: Für mittelgroße Unternehmen bewegen sich die jährlichen Kosten zwischen 5.000 und 20.000 Euro. Diese Systeme beinhalten erweiterte Funktionen wie Workflows, Benutzerrechteverwaltung und Integrationen mit anderen Tools.
Enterprise-Lösungen: Großunternehmen zahlen oft 50.000 Euro oder mehr jährlich. Diese Lösungen bieten maßgeschneiderte Funktionen, unbegrenzten Speicherplatz und API-Zugriff.

Es ist wichtig, die Kosten mit dem potenziellen Mehrwert zu vergleichen: Effizienzsteigerungen, Zeitersparnis und verbesserte Zusammenarbeit. Die Anbieter im Marktüberblick bewegen sich in einem Preissektor von knapp 1.000 Euro bis 24.000 Euro. In dieser Preisspanne ist für jede Größe an Unternehmen eine Lösung dabei.

Von welchen Faktoren hängen die Kosten ab?

Die Preisgestaltung für DAM-Systeme wird von einer Vielzahl an Faktoren beeinflusst, die bei der Auswahl eines Anbieters berücksichtigt werden sollten:

Anzahl der Nutzer:innen: Systeme berechnen oft pro Benutzerlizenz. Mehr Nutzer:innen bedeuten höhere Kosten. Deswegen sollte bei der Auswahl einer Lösung bereits ermittelt werden, wie viele Benutzer:innen es letztendlich geben wird und konservativ kalkulieren.
Datenvolumen und Speicherbedarf: Unternehmen mit großem Bedarf an Speicherplatz müssen mit höheren Gebühren rechnen.
Funktionalitäten: Zusatzmodule wie KI-gestützte Suche, automatisches Tagging oder Videobearbeitung können die Kosten in die Höhe treiben.
Integrationen: Wenn ein DAM-System nahtlos mit CRM– oder Content-Management-Systemen verbunden werden soll, können zusätzliche Kosten entstehen.
Support- und Wartungsaufwand: Premium-Support oder regelmäßige Updates können ebenfalls preisrelevant sein.

Welche Basisfunktionen sollte Dein DAM-System mit sich bringen?

Quelle: Image by DC Studio on Freepik

Je mehr Zusatzfunktionen Dein Unternehmen benötigt, desto höher werden die wiederkehrenden Kosten. Doch was gehört eigentlich zum Basispaket dazu? In unserem Beitrag Basisfunktionen von DAM-Systemen: Was zählt bei der Auswahl? steigen wir tiefer in die Materie ein.

Implementierungsdauer: Wie lange dauert die Einrichtung?

Die Implementierung eines DAM-Systems ist ein entscheidender Schritt, der sowohl Zeit als auch Ressourcen erfordert. Durchschnittlich dauert die Einrichtung je nach Komplexität zwischen wenigen Stunden und mehreren Monaten.

Einfachere Systeme: Schnell einsatzbereite Cloud-Lösungen können innerhalb weniger Stunden oder Tage eingerichtet werden. 15 Anbieter haben eine Dauer in diesem Zeitrahmen angegeben.
Komplexere Setups: Wenn Integrationen, Datenmigration und maßgeschneiderte Workflows erforderlich sind, verlängert sich die Implementierungszeit. Schulungen der Mitarbeiter:innen sind hierbei ein wesentlicher Bestandteil. 10 Anbieter haben im Marktüberblick eine Dauer von mehreren Wochen bis zu Monaten angegeben.

Mindestvertragslaufzeiten: Welche Bindung ist üblich?

Bei der Auswahl eines Digital Asset Management Systems spielt die Mindestvertragslaufzeit eine wichtige Rolle, da sie die finanzielle und strategische Flexibilität eines Unternehmens beeinflusst. Viele Anbieter arbeiten mit jährlichen Verträgen, da diese eine bessere Planbarkeit für beide Seiten ermöglichen. Alternativ gibt es auch monatliche Abonnements, die jedoch meist teurer ausfallen. Für Unternehmen, die eine längerfristige Nutzung planen, bieten manche Anbieter Rabatte bei Vertragslaufzeiten von zwei oder sogar drei Jahren.

Vorteile längerer Laufzeiten

Planbare Kosten:
Ein fester Vertrag über mehrere Jahre schafft finanzielle Sicherheit. Unternehmen können ihre IT-Budgets besser planen, da die monatlichen oder jährlichen Kosten während der gesamten Vertragslaufzeit konstant bleiben. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die langfristig auf Stabilität setzen.
Preisvorteile:
Anbieter gewähren häufig Rabatte bei längeren Bindungen. Solche Vergünstigungen können sich auf die Gesamtkosten erheblich auswirken, insbesondere bei umfangreicheren Lösungen. Manche Anbieter bieten bis zu 20% Preisnachlass für eine dreijährige Bindung.

Herausforderungen längerer Laufzeiten

Geringere Flexibilität:
Langfristige Verträge können Unternehmen einschränken, wenn sich ihre Anforderungen ändern oder der Anbieter nicht mehr den gewünschten Service bietet. Ein Anbieterwechsel während der Laufzeit ist in der Regel schwierig und mit zusätzlichen Kosten verbunden.
Abhängigkeit vom Anbieter:
Unternehmen binden sich stärker an einen Anbieter, was die Abhängigkeit erhöht. Sollte der Anbieter technische Probleme haben, Supportleistungen verschlechtern oder seine Preise erhöhen, ist ein Ausstieg oft kompliziert.
Technologische Veränderungen:
In der dynamischen Welt der Technologie könnten während einer langen Vertragslaufzeit neue, innovative Lösungen auf den Markt kommen, die besser auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sind. Eine längere Bindung kann die Möglichkeit nehmen, auf solche Entwicklungen zu reagieren.

Bei der Entscheidung über die Vertragslaufzeit sollten Unternehmen abwägen, ob sie von der finanziellen Planbarkeit und den möglichen Rabatten profitieren können oder ob Flexibilität und die Möglichkeit, auf Marktveränderungen zu reagieren, wichtiger sind. Eine gründliche Analyse der eigenen Bedürfnisse und ein Vergleich der Anbieter können helfen, die richtige Entscheidung zu treffen.

Fazit: Digital Asset Management Kosten

Die Kosten für Digital Asset Management hängen stark von den spezifischen Anforderungen eines Unternehmens ab. Während kleinere Teams mit günstigen Cloud-Lösungen auskommen, benötigen größere Organisationen umfassendere Funktionen, die entsprechend teurer sind. Wichtig ist, Anbieter sorgfältig zu vergleichen und sich nicht nur von den Preisen, sondern auch vom Mehrwert und der Benutzerfreundlichkeit leiten zu lassen. Bei dieser Auswahl hilft unser Marktüberblick DAM Systeme 2024.