Unternehmen verfügen über eine wachsende Zahl an Fotos und Videos. Zum Teil aus Shootings, zum Teil aus Foto- und Videodatenbanken werden die Assets auf zahlreichen Kanälen eingesetzt. Wer diese digitalen Assets nicht professionell managt, geht das Risiko ein, hohe Kosten bei falscher Verwendungen zu produzieren. Fotos und Videos professionell zu managen braucht leistungsstarke Software. DAM Systeme bieten eine Umgebung, in der Fotos und Videos sicher und komfortabel verwaltet werden können. Eine Gegenüberstellung von 31 DAM-Anbietern bietet Dir unser Marktüberblick.
Ein internationaler Modehändler hat ein professionelles Foto-Shooting mit einem Model gebucht. Die Bilder wanderten in die Marketing-Bibliothek des Unternehmens. Nach wenigen Wochen waren die Fotos auf der deutschen Homepage verbaut. Einige Tage später erhielt die Geschäftsleitung eine Abmahnung. Die Bilder des Models tauchten plötzlich auch auf Homepages in Asien und Südamerika auf. Lizenziert waren sie jedoch nur für den deutschen Markt. Die Kosten beliefen sich auf mehrere Zehntausend Euro. Das Problem rührte schlichtweg daher, dass die Foto-Assets nicht vernünftig verwaltet wurden und jeder im Unternehmen Zugriff darauf hatte. Die Lösung: Ein Digital Asset Management System.
DAM Systeme im Überblick
Eine Übersicht verschiedener Digital Asset Management Anbieter haben wir in unserem DAM-Vergleich für Dich zusammengestellt. Der Marktüberblick DAM Lösungen gibt Dir einen detaillierten Überblick über Anbieter am Markt und Funktionen der einzelnen Lösungen. Die Gegenüberstellung basiert auf 156 Kriterien, nach denen wir die Software-Anbieter befragt haben. Neben Funktionen findest Du so auch Informationen zu unterstützten Media-Inhalten, rechtlichen Kriterien wie dem Datenschutz und Schnittstellen der jeweiligen Lösung zu anderen relevanten Systemen von Unternehmen. Zudem liefern wir Dir Angaben zu den Preisansätzen der DAM Software-Anbieter.
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DAM Systeme für mehr Sicherheit im Zugriffs- und Rechtemanagement
Wie professionalisieren DAM Systeme die Organisation von Bildmaterial? Mit Hilfe solcher Systeme lassen sich alle digitalen Assets des Unternehmens – Fotos, Videos und auch weitere Dokumente zentral managen. Sie werden im ersten Schritt in einer zentralen Datenbank abgelegt. Lizenzinformationen, Zugriffsrechte und Kommentare zu den einzelnen Assets machen die Verwaltung leichter. Bei der Einführung solcher DAM Systeme ist jedoch darauf zu achten, neue notwendige Prozesse einzuführen, die die Ablage und Verwaltung der Assets vereinheitlichen. Arbeitsweisen sollte man in jedem Fall auf die neue Datenverwaltung hin anpassen. Mitarbeiter:innen gilt es von Anfang an mit an Bord zu holen, um die neuen Prozesse zu etablieren. Erst, wenn diese angenommen werden, können DAM Systeme auch ihr volles Potenzial entfalten. Es hilft wenig, ein DAM System implementiert zu haben, wenn Dateien wie Fotos und Videos von Mitarbeiter:innen teilweise weiter in den alten Strukturen abgespeichert und verwaltet werden.
Integrierte Bearbeitung und Konvertierung von Dateien
Einige DAM-Systeme bieten Unternehmen sogar die Option, Fotos und Videos direkt auf der Plattform zu bearbeiten. Verschiedene DAM Anbieter stellen hier unterschiedlich ausgeprägte Funktionen in ihren Lösungen bereit. Mit den Bearbeitungs-Tools und -Funktionen lassen sich Fotos beispielsweise zuschneiden, farblich verändern und für diverse Ausgabekanäle skalieren. Videos können mit der Software des DAM Systems geschnitten und neu zusammengestellt werden.
Die Bearbeitung, Skalierung sowie Konvertierung von Media-Dateien wie Bildern und Videos ist innerhalb der DAM Systeme nicht nur schneller und mit weniger Aufwand verbunden. Sie wirkt sich auch positiv auf die Bedienung der Google Core Web Vitals aus, da die Konvertierung für die Online-Ausspielung automatisch erfolgt und nicht im Arbeitsalltag „untergeht“. Die Bedienung ist dabei vor allem wichtig, um in den Suchergebnissen möglichst weit oben zu ranken. Dank Skalierung und Optimierung der Fotos im Digital Asset Management System brauchen Bilder dann weniger Ladegeschwindigkeit, was wiederum die Google Scores verbessert. Insbesondere für die mobile Version einer Website, die für Google am wichtigsten ist (Mobile First-Prinzip), ist die Ladegeschwindigkeit ein elementares Kriterium.
Vereinfachtes Data Sharing und Data Publishing
Auch die Einbindung von Agenturen in DAM Systeme ist hilfreich. Sie erhalten Zugriff auf bestimmte Bereiche der DAM Lösung. Brand Guidelines werden so etwa für Agenturen bereitgestellt, die neben der Gestaltung von Grafiken auch festlegen, welche Metadaten den Dateien gegeben werden müssen. Selbst bei einem Foto-Auftrag ist bei der Nutzung von Digital Asset Management Systemen darauf zu achten, dass der Fotograf die Datenframe direkt in die einzelnen Bilder einspeichert. Diese Informationen werden automatisch aus dem DAM System ausgelesen, sodass bei der Suche nach Bildmaterial das Auffinden der passenden Assets viel leichter wird. Einige DAM Systeme bieten sogar an, Grafiken automatisiert auf Websites auszuliefern. Darüber hinaus wird der Einsatz von DAM System in Zukunft noch relevanter werden.
Mit umfangreichen Funktionen und der fortlaufenden Entwicklung der Künstlichen Intelligenz spielen DAM Systeme beispielsweise für neue und personalisierte Inhalte eine zentrale Rolle. Wie sich KI in DAM und PIM Systemen nutzen lässt, erklärt Dir unser Whitepaper zum Thema. DAM Systeme gehören unter anderem zu den Systemen, die für den Aufbau einer Digital Experience Platform nötig sind. In diesem Zuge ist auch das Zusammenspiel mit anderen Systemen der IT-Infrastruktur wichtig. Aus einem DAM System lassen sich zum Beispiel die jeweils passenden Bilder und Videos zu einem Produkt heraussuchen und auf einer Produktdetailseite via PIM-System einbinden. Auch die Verbindung zu einem Content-Management-System (CMS), dem Customer-Relationship-Management (CRM) oder einem Enterprise-Resource-Planning (ERP) System ist möglich. Eine nahtlose Integration ermöglicht einen reibungslosen Workflow und optimiert die Nutzung von Assets in verschiedenen Geschäftsbereichen. Wie sich mit PIM und DAM eine erfolgreiche Plattform-Strategie umsetzen lässt, erfährst Du in unserem Whitepaper.
DAM Systeme bieten Vorteile bei der Verwaltung von Foto- und Video-Dateien
Unternehmen, die auf DAM Systeme setzen, können damit gleich mehrere Aspekte in der Verwaltung von Foto- und Video-Dateien abdecken:
- Digital Asset Management Lösungen unterstützen beim Rechte- und Zugriffsmanagement. Die Software bietet verschiedene Funktionen, um Mitarbeiter:innen im Unternehmen sowie externen Dienstleister:innen verschiedene Zugriffsrechte zu erteilen und so Dateien vor unbefugter Nutzung zu schützen. Darüber hinaus hilft ein detailliertes Lizenzmanagement dabei, rechtliche Vorgaben einzuhalten und kostspielige Falsch-Verwendungen zu vermeiden.
- In DAM Systeme integrierte Bild- und Videobearbeitungs-Tools ermöglichen eine einfache und schnelle Bearbeitung von Media-Dateien wie Fotos und Videos. So können digitale Inhalte immer kanalspezifisch und mit möglichst geringem Aufwand konvertiert und ausgespielt werden.
- Unternehmen, die eine Digital Asset Management Software einsetzen, vereinfachen nicht nur die Verwaltung von Media-Dateien und erhöhen dabei die Sicherheit. Sie schaffen ebenso Möglichkeiten, ihr Marketing besser zu automatisieren und in Zukunft Inhalte für Kund:innen besser zu personalisieren.
Fazit
Digital Asset Management (DAM) Systeme sind essenziell für Unternehmen, die ihre wachsende Anzahl an Fotos und Videos professionell managen möchten. Damit reduzieren sie auch rechtliche Risiken und vermeiden Kosten bei falscher Verwendung. DAM Systeme beweisen im Unternehmensalltag Vielseitigkeit und passen sich neuen Trends und Herausforderungen an. Daher wird künstliche Intelligenz in der Zukunft der DAM Systeme eine wichtige Rolle spielen und sie noch relevanter für neue und personalisierte Inhalte sowie für die Integration mit anderen Unternehmenssystemen machen.
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