Marketing Automation Tools: 20 Anbieter im Marktüberblick

Unternehmen setzen zunehmend auf Marketing Automation Tools, um Kommunikationsprozesse zu automatisieren. Aber welche Software ist die beste am Markt? Welches Tool passt zur IT-Infrastruktur Deines Unternehmens? Und welche Preismodelle existieren? Wir haben 20 Softwarelösungen in einem Marktüberblick gegenübergestellt. Anhand von 270 Kriterien wurden verschiedenste Funktionen, Leistungen und Preismodelle erfragt. Die Zusammenfassung des Softwarevergleichs kannst Du Dir kostenlos als PDF herunterladen.

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Warum Marketing Automation?

Die Vorteile bestehen fast immer in der Einsparung von Zeit und / oder Kosten in einem Marketing Prozess. Das sogenannte Inbound Marketing soll den Vertriebsprozess entlasten und erst dann den Vertriebsmitarbeiter oder die Vertriebsmitarbeiterin einbeziehen, wenn der/ die potenzielle Kund:in so weit qualifiziert ist, dass ein Kauf wahrscheinlich wird. Dabei setzt man nicht nur auf der eigenen Webseite an. Soziale Netzwerke wie Facebook und LinkedIn bieten eigene Lead Formulare an, mit denen vollautomatisiert potenzielle Kundendaten generiert werden können. Bei den Leads unterscheidet man zwischen Marketing Qualified Leads (MQL) und Sales Qualified Leads (SQL).

Je weiter fortgeschritten die Leads entlang der Customer Journey qualifiziert sind, desto mehr werden sie zum MQL bzw. zum SQL. Aber es geht nicht immer um den Vertrieb. Denn die Automatisierung von Kommunikation findet an den verschiedensten Stellen statt. Möchtest Du weitere Informationen über die Marketing Automation, von der Definition bis hin zu möglichen Kosten, haben wir hier den passenden Artikel für Dich.

Einsatzbereiche für Marketing Automation

Lead Management

Zu den am häufigsten eingesetzten Funktionen von Marketing Automation Lösungen zählt das Management von Leads. Meistens werden so genannte Lead Magneten – beispielsweise Whitepaper oder Checklisten – auf der eigenen Webseite angeboten. Dort erfasst ein Formular die Lead-Daten. Im nächsten Schritt erfolgt in der Regel der Double Opt-In Prozess, welcher die Daten aus dem Formular DSGVO-konform bestätigt. Sobald die Bestätigung in Form eines Klicks in der versendeten E-Mail erfolgt, kann die eigentliche Automation beginnen. Hierzu werden typischerweise sogenannte Funnels aufgesetzt. Ein Funnel ist ein digital abgebildeter Prozess, der aus verschiedenen aufeinander folgenden Aktivitäten besteht. Je nach Ereignis können unterschiedliche Aktivitäten und Funnels in Gang gesetzt werden, um auf diese Weise qualifizierte Leads zu generieren.

Onboarding

Ein weiterer Bereich, in dem zunehmend Prozesse automatisiert werden, ist der Onboarding-Prozess. Egal, ob das Onboarding neuer Mitarbeiter:innen in der Firma, neuer Kund:innen, beim Start einer Software oder neuer Content Manager:innen in einem Redaktionsteam; immer müssen verschiedene Themen aufeinander aufbauend kommuniziert werden. Deshalb kann es sich schnell lohnen, diese Prozesse einmal sauber zu durchdenken und anschließend einen Automation Funnel aufzusetzen, der diesen Prozess in Zukunft komplett übernimmt.

Marketing Kampagnen

Viele Online-Marketing-Agenturen beschwören ihre Kund:innen, Kampagnen jeder Art – sowohl online als auch offline – mit nachvollziehbaren Hashtags auszustatten. So wird eine Erfolgsanalyse der Kampagne deutlich einfacher. In Zukunft sollte man bei jeder Kampagne ebenfalls überprüfen, ob auch die Befüllung eines Automation Marketing Funnels ein Ziel sein kann. Spannend ist in diesem Zusammenhang auch die Frage, wer für den Aufbau der Funnels verantwortlich ist; der/ die Sales Manager:in oder ein:e Marketing Manager:in. In immer mehr Branchen werden Marketing Manager:innen immer stärker auch daran gemessen, wie viele Marketing Qualified Leads sie beschaffen und an die Sales Abteilung übergeben können. Aus diesem Grund werden Kampagnen in Zukunft stärkere Automatisierungselemente beinhalten.

Messe-Nachbereitung

Soweit das Unternehmen über einen Messeauftritt verfügt, werden die auf der Messe gesammelten Kontakte meist mit Hilfe von Besuchsformularen festgehalten. Nach der Messe werden diese Formulare ausgewertet und Handlungen abgeleitet. In der Praxis fehlt aber vielen Mitarbeiter:innen die Zeit, akribisch die neu gewonnenen Leads zu bearbeiten. Auch dieser Use-Case bietet eine hervorragende Grundlage, um mit Marketing Automation Tools die Messenachbereitung automatisch durchführen zu lassen. So gehen innovative Unternehmen dazu über, die Visitenkarten der Kontakte zu scannen und einen Double Opt-In noch am Messestand bestätigen zu lassen. Je nach Besucher:in kann das Standpersonal digital auf einem Online-Formular konfigurieren, welche Informationen an diese:n gesendet werden sollen. Die dahinter liegenden Funnels müssen nur einmal angelegt werden. Neben diesen Prozessen existieren viele weitere Anlässe und Szenarien, an denen sich solche Lösungen sinnvoll einsetzen lassen.

Die wichtigsten Kriterien für die Auswahl des passenden Marketing Automation Tools

In unserem Marktüberblick haben wir verschiedene Kriterien definiert, die wir anhand von Kategorien eingeordnet haben. Die Basiseigenschaften der Softwarelösungen werden im Folgenden vorgestellt.

Verfügbare Kanäle

Bei der Auswahl einer Marketing Automation Software sollte man bereits zu Beginn darüber nachdenken, über welche Kanäle die Kommunikation automatisiert werden soll. Im ersten Moment denkt man vielleicht nur an die eigene Website und an den Kanal E-Mail bzw. Newsletter. In beiden Bereichen sind fast alle analysierten Softwarelösungen stark. Wie aber sieht die Automatisierung auf Facebook, Instagram, LinkedIn und X (früher Twitter) aus? Ist auch die Automatisierung von Dialog-Content auf einem Chatbot-Kanal denkbar? Was ist mit dem guten alten Kanal der SMS? Auch Kanäle wie Webinare, Whatsapp, Online-Shops, Display sowie Offline, also den Briefversand, haben wir in der Analyse geprüft. Hier sind die Ergebnisse zum Teil sehr unterschiedlich. Denn einige Tools haben ihren klaren Fokus auf E-Mail-Marketing-Automation gelegt, andere bespielen die ganze Bandbreite an Kanälen.

Content Management Funktionen

Welche Werkzeuge bietet das jeweilige Tool bei der Content-Erstellung? Ist die Personalisierung von Content automatisch möglich? Bietet das Tool auch Unterstützung durch Künstliche Intelligenz bei der Erstellung passender Inhalte? Gibt es eine integrierte Lösung für das Bauen von Landing Pages? Sind dafür dann vorgefertigte Templates verfügbar? Diese Kriterien sind auch deshalb so wichtig, weil Du diese extra bezahlen musst, wenn sie nicht in der Lösung integriert sind. Natürlich existieren auch spezialisierte Content Management Lösungen und Content Marketing Lösungen, die wir in anderen Marktüberblicken bereits beleuchtet haben.

Lead Management Funktionen

Das Management der Kontakte, die in das Marketing Automation Tool eingespielt werden, bedarf verschiedener Funktionen. So müssen die Leads DSGVO-konform erhoben werden. Dazu bieten alle analysierten Tools Double Opt-In-Unterstützung an. Außerdem ist das Bauen von automatisierten Funnels mit Hilfe von Funnel Buildern möglich. Von 18 Tools besitzen 13 einen solchen Funnel Builder. Das Scoring und Tagging von Leads hilft dann dabei, die Leads zu qualifizieren und davon abhängig Ereignisse – so genannte triggerbasierte Kampagnen – abzuleiten. Dieser Prozess der Lead Qualifizierung wird auch als Lead Nurturing bezeichnet. Auch diese Funktion ist bei den meisten, aber nicht bei allen Lösungen integriert. In zeitgemäßen Lösungen können die Funnel zudem per Drag and Drop zusammengestellt werden. Bestenfalls sollte das Tool außerdem mit einem CRM System zusammenarbeiten, in dem auch die User History abbildbar ist.

Schnittstellen zu anderen Lösungen

Längst haben Unternehmen eine ganze Bandbreite von Software-Lösungen in ihrem Technology Stack für Marketing Automation oder Content Marketing. Damit hier die Zusammenarbeit glatt läuft und Übertragungsfehler vermieden werden, müssen die Lösungen über Schnittstellen miteinander verbunden werden können. Viele der betrachteten Marketing Automation Tools können zum Beispiel mit Shop-Systemen, Sales- und CRM-Systemen, CMS- oder ERP-Systemen verbunden werden. Welche Schnittstellen die von Dir gesuchte Marketing Automation Lösung unbedingt haben muss, hängt natürlich von den Aufgaben ab, die diese in Zukunft übernehmen soll, ebenso wie von dem Technology Stack Deines Unternehmens. Was neben den Schnittstellen bei der Auswahl einer neuen Software unbedingt beachtet werden sollte, erfährst Du in unserem Artikel zur Software-Auswahl.

Weitere Kriterien

In Zusammenarbeit mit Branchen-Experten haben wir weitere spezielle Kriterien erfragt, die ein paar Marketing Automation Tools abbilden. Dazu gehört zum Beispiel die Möglichkeit, einen Facebook Audience Builder zu integrieren. So ist es technisch möglich, aus bestimmten Leads eine eigene Zielgruppe für die Facebook Werbung zu erstellen und anschließend diese Zielgruppe oder eine ähnliche Zielgruppe auf Facebook zu bewerben. Auch die Integration von Retargeting bieten einige der abgefragten Softwarehersteller an. Eine ebenso spannende Funktion ist der so genannte Sales Alert. Denn stell Dir vor, Du hast einen automatisierten Funnel erstellt, der vom ersten Kontakt bis zur Erstellung eines Angebots reicht. Sobald der Kontakt das Angebot öffnet, erhält der oder die Sales Manager:in eine E-Mail oder eine SMS.

Reportingfunktionen bieten die Tools in unterschiedlichem Umfang an. Zudem erfüllen sie weitestgehend rechtliche Kriterien. Die Services umfassen neben der Implementierung Online-Trainings und Präsenztrainings, Handbücher, integrierte Hilfen, Community-Support und Telefonsupport. Allerdings bieten die Softwarehersteller nicht alle durchgängig die gleichen Services an.

Preise der Marketing Automation Tools

Die Mindestvertragslaufzeiten der Anbieter reichen von einem Monat bis zu 24 Monaten. Bei den Preisen gaben die Anbieter nicht alle eine Antwort. Die Preise liegen durchschnittlich zwischen ca. 1.000 Euro und 100.000 Euro pro Jahr. Bei der tatsächlichen Kostenbestimmung solltest Du unbedingt aber darauf achten, neben den Softwarelizenzkosten ein Budget für Training und Implementierung zu berücksichtigen. Die genauen Preise findest Du in unserem kompletten Marktüberblick. Typische Preisfaktoren der Tools sind die Folgenden:

• Anzahl Kontakte
• Anzahl Nutzer
• Anzahl Features
• E-Mail Aufkommen

Vor- und Nachteile von Marketing Automation

Wenn auf den ersten Blick die Vorteile überwiegen, sollte man die Nachteile beim Einsatz von Automation Tools nicht außen vor lassen. Denn die Einführung solcher Tools führt im ersten Schritt zu Mehrkosten, da sowohl Softwarelizenzen als auch zeitlicher Aufwand sowie meist externe Beratung einkalkuliert werden müssen. Nach hinten raus sollte sich aber der Einsatz rechnen. Damit das nachvollziehbar ist, müssen Entscheider den Einsatz vernünftig planen. Das schließt auch mit ein, dass Du dir Gedanken darüber machst, welche Kosten mittelfristig eingespart werden können oder welche zusätzlichen Einnahmen durch die Nutzung von Skalierbarkeit entstehen können.

Ein weiterer Nachteil ist der Aufwand beim Change Management. Sobald in einem Unternehmen die Gefahr besteht, dass Arbeitsplätze wegfallen, entsteht Gegendruck von Seiten der Mitarbeiter:innen. Denn Menschen haben Ängste. Diese müssen dann mit der richtigen und vorsichtigen internen Kommunikation berücksichtigt werden. Obwohl dies bei kleinen Unternehmen meist weniger problematisch ist, muss diesem Aspekt Beachtung geschenkt werden. Vor allem größere Firmen sollten dies aber schon bei der Planung berücksichtigen.

Diese Marketing Automation Tools wurden in den Softwarevergleich einbezogen

Die folgenden Marketing Automation Tools in alphabetischer Reihenfolge haben wir im redaktionellen Marktüberblick beleuchtet:

Fazit

Die Anzahl der Marketing Automation Tools steigt kontinuierlich. Dabei werden immer höhere Anforderungen an den Funktionsumfang und die Services der Anbieter gesetzt. Unternehmen müssen sich bei der Auswahl der richtigen Lösung entscheiden, ob sie lieber eine schnell installierbare aber weniger wandelbare Lösung, oder ein komplett auf die Anforderungen zugeschnittenes Tool einsetzen. Wichtig ist der Blick auf die bestehende Infrastruktur. Wenn Du bereits mehrere Produkte eines großen Anbieters einsetzt, solltest Du zumindest die Automation Lösung dieses Anbieters – sofern vorhanden – in Dein „Best of 3“-Set einbeziehen. Manchmal lohnt sich auch ein Pilotprojekt, indem man mit einer kostengünstigen Lösung erste Erfahrung losgelöst von der eigenen IT sammelt und erst in einem zweiten Schritt das große Fass aufmacht. Wir hoffen, Dir mit dem Marktüberblick eine gute Entscheidungsgrundlage an die Hand geben zu können. Viel Erfolg bei der Automatisierung!