Zwischen Extranet und Wikifarming - Trends im Einsatz von Firmen-Wikis

Kein Zweifel: Etranet und Wikis erobern die Firmen. Zahlreiche Anbieter von Firmen-Wikis sind in den letzten zwölf Monaten auf dem Markt erschienen. Sie bieten an, das Wissens- und Qualitätsmanagement effektiver zu organisieren. Auch viele etablierte Softwarehersteller arbeiten an Wiki-Erweiterungen.

Extranet: Eine Frage der Standards

Sind Wikis nur ein kurzfristiger Hype? Die Antwort beantworten immer mehr Unternehmer mit einem entschiedenen Nein. Laut dem eBusiness Barometer 2007/2008 der deutschen Wirtschaft setzen bereits heute 13% aller Unternehmen Wikis ein. Und auch der allgemeine Trend zeigt, dass dieses Wissensmanagement-Werkzeug in den kommenden Jahren zu einer Standardapplikationen in Firmennetzwerken wird. Die Gründe: Wikis schließen erstens eine Lücke, weil die zentrale und personenunabhängige Ablage von Informationen eine wichtige Ergänzung zu vorhandenen Suchmaschinen darstellt. Zweitens steigen viele Unternehmen mit Wikis bewusst in Web 2.0-Techologien ein.

Und der Markt reagiert. Auch große Softwarehäuser statten ihre Angebote zunehmend mit Wiki-Erweiterungen aus. Als Beispiel kann hier Microsoft Sharepoint dienen. Doch schon die Sharepoint-Variante zeigt, dass Wiki nicht gleich Wiki ist. Für den professionellen Einsatz sind leistungsstarke und ausbaubare Systeme gefragt, die nicht als Anhängsel, sondern als vollwertige Instanzen genutzt werden können.

Diese ausgereiften Wikisysteme werden dann in die bestehende Softwarelandschaft integriert. Von daher fragen bereits viele Entscheider nach Standards und Interoperabilität. Schnittstellen zu anderen Anwendungen sind zukünftig von großer Bedeutung. Ebenso müssen die Lösungen eine lange Perspektive haben und dürfen eine spätere Datenmigration nicht blockieren. Während sich bei den proprietären Firmen-Wikis Socialtext und Confluence als Marktführer etabliert haben, gilt im Bereich der Open-Source-Software die Wikipedia-Software MediaWiki als klarer Favorit. Mehr noch: Da Open Source Produkte in der Softwareentwicklung eine immer wichtigere Vermittlungsfunktion einnehmen, dürfte auch das Standardwiki der Zukunft ein Open Source Wiki sein. Aus diesem Grund setzt beispielsweise die Hallo Welt! – Medienwerkstatt auf die konsequente Erweiterung der Wikipedia-Software MediaWiki zum Firmen-Wiki.

Mehr Nutzerfreundlichkeit im Extranet

Diese Dienstleister arbeiten vor allem an nutzerfreundlichen Open Source Lösungen und schließen so wichtige Lücken. Der Markt verlangt nach besseren Eingabehilfen, WYSIWYG-Editoren und größerer Prozessorientierung. Andere benötigen eine leistungsfähige Suchmaschine, mit der sich Anhänge und die Datenbestände anderer Applikationen durchsuchen lassen. Hier kommt momentan Bewegung in die Entwicklung. Doch so wichtig die Verbesserung der Nutzerfreundlichkeit ist, so zeigt doch die Praxis: bei Erweiterungen ist oft weniger mehr. Für die Akzeptanz eines Systems sind viele Features gar nicht so entscheidend, wie viele Projektverantwortliche in den Betrieben meinen. Wichtig ist, dass das System einen realen Bedarf deckt und weitgehend selbstverantwortlich von den Nutzern gestaltet werden kann. Alles andere bleibt häufig eine nette Beigabe.

Extranet

Outsourcing des Intranets ist auch 2008 ein wichtiges Thema. Marktführer wie Google treiben eine Debatte gezielt an und so kann sich auch die Wiki-Szene dem Thema nicht verschließen. Das Schlagwort lautet „Extranet“. Die Faszination: Schnell verfügbare, unbürokratische und kostengünstige Plattformen zur Arbeit mit externen Partnern. Beispielsweise um mit einem Kunden ein Pflichtenheft zu entwickeln oder zur Dokumentation eines Qualitätsmanagementprozesses. Gerade Unternehmensberater entdecken die Chancen gehosteter Wikis. Und verschiedenen Software-Anbieter umwerben den Kunden mit Hosting-Lösungen. Allein der Kunde traut dem Frieden nicht und scheut aus Sicherheitsbedenken die Externalisierung seiner Betriebsdaten. Für ein Outsourcing des Intranets gilt es, das Vertrauen der Kunden zu gewinnen. Und hier weisen Firmen wie Cryptodesk den Weg in die Zukunft: Hier lassen sich zukünftig über eine bestens verschlüsselte Authentifizierung verschiedene Intranetdienstleistungen über das WWW abrufen.

Wikifarming

Was in der Netzwelt „draußen“ das Hosting, ist „drinnen“ das Farming. Wer einmal ein Wiki hat, möchte bald ein zweites. Die IT-Abteilungen großer Unternehmen fragen schnell nach standardisierten Services für die verschiedenen Abteilungen und Niederlassungen. Wikis für Arbeitsgruppen und Abteilungen sollen sich auf Knopfdruck erzeugen lassen. Die Hosting-Technologie macht dies möglich. Ein ausgebautes Wikifarming-System erlaubt ein bequemes Monitoring der firmeninternen Wiki-Landschaft: Aktive und weniger aktive Projekte können schnell identifiziert werden, Benutzerrechte werden zentral verwaltet. Außerdem können inhaltlich vorstrukturierte Wikis angeboten werden, die beispielsweise bei der Pflichtenheft-Erstellung die Arbeit erleichtern.

Themenwikis

Das führt uns zu einem anderen Trend, zu themen- und problemorientierten Wiki-Anwendungen. Es gibt inhaltliche Strukturen, die für viele Betriebe gleichermaßen interessant sind. Betriebshandbücher, IT-Notfallhandbücher oder Datenschutzregelungen variieren zwar von Unternehmen zu Unternehmen, aber viele Abläufe sind standardisierbar und müssen nur noch mit spezifischen Inhalten gefüllt werden. So konzipieren beispielsweise das wiki-Team oder das TQU QWiki Lösungen für Wikis für das Qualitätsmanagement. Der Phantasie sind hier erst einmal keine Grenzen gesetzt. Zumal das gemeinsame Erarbeiten von Abläufen in einem Wiki attraktive Lernprozesse auslösen kann. Hier wird in den nächsten Jahren viel passieren.

Prozessbegleitung

Entscheidend für den Erfolg jedes Wiki-Projekts bleibt jedoch die erfahrene Begleitung des Prozesses. Und hier scheiden sich die Geister: Nicht wenige verkaufen mit Wikis alten Wein in neuen Schläuchen. Community Building und Social Software sind aber wirklich ernst genommen mehr als nur ein neues Label. Integrative Workshops und Empowerment der Nutzer sind notwendig, soll das neue Werkzeug wirklich benutzt werden. Wiki-Projekte erschließen nicht nur einen neuen Markt, sie motivieren zu einer neuen, offenen Arbeitskultur. Und das wäre tatsächlich mal ein Trend, auf den es sich lohnt, aufzuspringen.