Gliederung der Governance

Entsprechend ihren Zielen sollte die Governance eine Gliederung aufweisen, die alle für das Unternehmen relevante Aspekte abdeckt. Eine sinnvolle Gruppierung der zu adressierenden Themen ist eine Aufteilung der Governance in Richtlinien.

Aufteilung der Governance in sechs Guidelines
Design Guidelines: regeln die Gestaltung der Inhalte im Hinblick auf CI/CD-Vorgaben (Corporate Identity, Corporate Design), wie z.B. die Verwendung von Schriftarten, Farben und Styles

Content Guidelines: regeln die Abläufe, Qualitätskriterien und redaktionellen Aspekte der Inhalte

Behaviour Guidelines: regeln im Stile der “ Netiquetten “ die akzeptablen bzw. anzustrebenden zwischenmenschlichen Verhaltensweisen bei der Nutzung von Informations- und insbesondere Collaborationsmedien, wie z.B. Blogs, Wikis oder Instant Messaging

Integration Guidelines: regeln die Integration von Applikationen, Systemen und Informationsquellen in das Intranet in seiner Funktion als Portal, um bspw. eine systemübergreifende Suche in allen Informationsquellen oder die (Wieder-) Verwendung von außerhalb des CMS verwalteten Contents im Intranet zu ermöglichen

Technology Guidelines: regeln die technischen Anforderungen und Voraussetzungen, wie bspw. für welche Bildschirmauflösung Inhalte optimiert werden oder Vorgaben hinsichtlich Server-Plattformen und Betriebssystemen

Security & Compliance Guidelines: regeln wichtige Themen wie Datenschutz, Informations- und Revisionssicherheit

Der modulare Aufbau der Governance in einzelne Guidelines bringt auch den Vorteil mit sich, dass diese den Mitarbeitern bedarfsgerecht zur Verfügung gestellt werden können. Niemand liest eine 30-seitige Intranet Governance – und diesen Umfang hat man schnell erreicht!

Überschaubare und genau auf das aktuelle Informationsbedürfnis des Benutzers abgestimmte Themen-Guidelines von 3 bis 5 Seiten sind hingegen bedeutend besser „verkäuflich“ und konsumierbar. Auch eine weitere Aufteilung der Inhalte nach den wichtigsten Zielgruppen (typischerweise Benutzer und Autoren) ist empfehlenswert.

Der Inhalt der einzelnen Guidelines ist stark von der strategischen Ausrichtung des jeweiligen Intranets und der herrschenden Unternehmenskultur abhängig. Bestimmte Themen sollten aber auf jeden Fall darüber abgedeckt werden. So sollten bspw. in den Content Guidelines mindestens folgende, die Content Management Prozesse betreffende Themen behandelt werden:

Freigabemechanismen
Aktualisierung und Archivierung
Aufnahmekriterien für Inhalte
Platzierungskriterien für Inhalte
Vertraulichkeit
Qualitätskriterien
Verlinkungskriterien
Übersetzung und Lokalisierung
Verteilungsprinzipien
Formatkriterien
Steuerungsmechanismen für die Homepage(s) und sonstige zentrale Seiten/Bereiche
Nutzung von grafischen Elementen
Qualitätssicherung

Zu jedem der genannten Themen ist eine Vielzahl von Fragen zu stellen und zu diskutieren. Standardantworten von der Stange gibt es dabei keine, sondern nur auf die individuelle Situation des jeweiligen Unternehmens zugeschnittene und somit dort tragfähige Lösungsansätze.

Gliederung der Governance – Nicht in Stein gemeisselt

Bedrucktes Papier ist geduldig und in den meisten Unternehmen gibt es mehr als genug davon. Eine Governance, die nicht bekannt ist oder nicht verstanden wird, kann auch nicht gelebt werden. Damit die Intranet Governance nicht wie viele andere Reglements das Schicksal eines Papiertigers teilen muss, sollten Sie bereits vor deren Erstellung die Weichen in die Richtung des Zielpublikums stellen.

Der übliche Erstellungsprozess, bei dem das Intranet-Team in tagelanger Kleinarbeit ein umfangreiches Regelwerk schreibt und dieses dann beim Auftraggeber des Intranets absegnen lässt, ist dazu nicht geeignet.

Machen Sie Betroffene von Anfang an zu Beteiligten!

Begnügen Sie sich damit, die Richtung der Governance festzulegen – die sich aus Strategie und Zielen ableiten lässt – und den Entwicklungsprozess zu moderieren. Stellen Sie ein Team aus den Reihen der wichtigsten Stakeholder des Intranets zusammen und erarbeiten Sie mit diesen gemeinsam die Inhalte der Governance. Ausführliche Diskussionen und das Erörtern des „Warums“ führen dabei schliesslich nicht nur zu einer Sensibilisierung aller Beteiligten für die relevanten Themen, sondern auch zur Verpflichtung auf die gemeinsamen getroffenen Bestimmungen.

Während der Grobentwurf in Workshops erstellt werden sollte, kann der Feinschliff auch durch gemeinsame Bearbeitung der Texte bspw. in einem Wiki erfolgen. Mit der Fertigstellung der Governance endet die Aufgabe aber weder für das Intranet-Team, noch für die an der Ausarbeitung beteiligten Mitarbeiter aus den Bereichen. Denn nun beginnt der kritische Teil der Arbeit: die Schaffung der Akzeptanz für die Governance. Denn auch für die Einführung einer Governance gilt:

Nutzen = Qualität der Lösung x Akzeptanz

Während das Intranet-Team eine sinnvolle Mischung aus zentralen Kommunikationsmaßnahmen lanciert, sollten die Stakeholder in den Bereichen nach dem Schneeballprinzip die Verbreitung und Akzeptanzförderung unterstützen. Dazu sollte auch ansprechendes Anschauungsmaterial zur Verfügung stehen.

Ein bunter Flyer im Kleinformat mit den wichtigsten Punkten der Governance, den sich die Mitarbeiter neben den Monitor heften können oder eine im Comic-Stil gestaltete Präsentation der Richtlinien, erlangen meist deutlich größere (und nachhaltigere) Aufmerksamkeit als seitenlanger Fliesstext.

Die Intranet Governance sollte auch immer eine Versionsnummer erhalten. Manche Dinge werden sich trotz bester Planung in der Praxis als ungeeignet herausstellen, die Rahmenbedingungen und das Intranet ändern sich laufend, neue und gute Ideen entstehen oft dann, wenn ein Arbeitsprozess gerade abgeschlossen ist. Der ständige Wandel macht auch vor der Intranet Governance nicht halt. Eine heute zwei Jahre alte Intranet Governance wird wahrscheinlich Themen wie z.B. Blogs und Wikis noch überhaupt nicht berücksichtigt haben. Ein regelmäßiger Review der Governance sollte deshalb selbstverständlich sein.