Am 2. Dezember fand zum zweiten Mal Intranets Live statt. Intranets Live ist eine monatlich stattfindende Online-Konferenz, die Intranet Verantwortliche aus aller Welt für zwei Stunden am Bildschirm virtuell zusammenbringt. Stephan Schillerwein war Teilnehmer der Veranstaltung und fasst die Höhepunkte des Programms kurz zusammen (Die Screenshots wurden „live“ aufgenommen.).
Eins der grössten SharePoint-Intranets weltweit
Shell betreibt für seine mehr als 104’000 Mitarbeiter eine der grössten SharePoint (MOSS 2007) Installationen weltweit. Der Rollout erfolgt phasenweisen, so dass noch nicht alle Funktionalitäten für alle Mitarbeiter verfügbar sind. So ist bspw. die ‚My Site‚ erst für 47’000 Mitarbeiter aktiviert. Bei diesen dient diese allerdings nicht nur als persönliche Seite, sondern stellt gleichzeitig die Intranet-Homepage dar.
Sie enthält neben den obligatorischen ‚Shell News‘ vor allem persönlich relevante Informationen, wie bspw. eine Liste der eigenen Kollegen, einen RSS-Viewer (zur „Abonnierung“ interner und externer Informationsquellen), ‚My Alerts‘ (Benachrichtigungen über neue und geänderte Inhalte), ‚My Navigation‘ (persönliche Links), eine Weltzeituhr, lokale Wetterinformationen und den Shell Aktienkurs.
Das Shell Intranet zeichnet sich durch die Integration einer Vielzahl an Systemen und Tools aus, die alle im gleichen ‚Look & Feel‘ gestaltet sind und alle den gleichen Seiten-Header und eine globale Navigationsleiste verwenden.
Screenshot – Shell
Dadurch kann sich der Benutzer leichter in den vielen Anwendungen oder auch bspw. in den Shell Blogs oder dem geplanten Video-Portal ‚Shell Tube‘ zurecht finden.
Screenshot – Shell
Screenshot – Shell
Der Einsatz von Web 2.0 Ansätzen im Intranet wird als erfolgreich beschrieben. Alleine im letzten Monat sind z.B. 18 neue Blogs entstanden und der meist gelesene Blog-Post konnte 1’800 Aufrufe verzeichnen. Besonders gut kommen Posts mit Bezug zu Personen oder Personalthemen an.
Die Blogs werden auch für die Neugestaltung von Arbeitsabläufen verwendet. So nutzt zum Beispiel das Intranet-Team selber einen Blog als Plattform für Entscheidungen hinsichtlich der Weiterentwicklung des Intranets. Wo früher langwierige und oftmals politisch geprägte Diskussionen über Sinn und Zweck von neuen Funktionen in einem Steering Committee geführt wurden, kann heute jeder Mitarbeiter mittels Kommentarfunktion Einfluss auf die Zukunft des Intranets nehmen.
Trotz dieser ersten Erfolge ist man bei Shell realistisch hinsichtlich der Potentiale und Grenzen von internen Web 2.0 Ansätzen. So hat sich bspw. gezeigt, dass durch Social Media die Intranet Governance bei Shell nicht überflüssig wurde, sondern sich in weniger sichtbare Bereiche verlagert hat.
Als grösste Herausforderungen bei der Einführung von SharePoint wurde das Aufsetzen und Management der Server-Farmen genannt, da MOSS hier noch klare Schwächen aufweist. Auf organisatorischer Ebene stellt auch das rapide Wachstum an Teamsites (virtuelle Arbeitsräumen für Projektteams) eine Herausforderung dar. Als grosses Plus wird hingegen die gute Integration mit anderen Microsoft-Produkten wie MS Office oder Communicator gesehen.
Herausforderungen bestehen auch in kleineren Organisationen – Intranet der Westminster Abbey
Passend zur nahenden Weihnachtszeit führte die zweite Case Study die Teilnehmer in ein für die meisten sicher ungewohntes Umfeld: das Intranet der Westminster Abbey in London. Obwohl Unternehmenszweck und Organisationsgrösse (mit nur 110 Intranet-Benutzern) sich deutlich von Shell unterscheiden, sieht die dortige Intranet-Managerin Imogen Levy viele Parallelen hinsichtlich grundlegender Herausforderungen.
Dies bestätigt sich auch im Intranet selber, in dem auch bei Westminster Abbey das „Who’s Who“ die wichtigste Anwendung ist und Inhalte wie „The Priest of the Week“ hohe Gemeinsamkeiten zu entsprechenden Aktivitäten in kommerziellen Grossunternehmen aufzeigen.
Derzeit findet bei ‚Abbey‘ ein Relaunch statt, durch den das Intranet u.a. einen neue Informationsarchitektur und einen neuen Namen bekommt.
Screenshot – Abbey
Der neue Name, „The Font“, ist ein gutes Beispiel für ein gelungenes, organisations-bezogenes Branding des Intranets. „The Font“ kann mit Brunnen, Quelle aber auch Taufbecken übersetzt werden und stellt somit sowohl Assoziationen zur Organisation als auch dem Intranet selber her (z.B. Informationsquelle). Mit diesem Intranet-Namen gewann Westminster Abbey auch den 2. Platz im Namens-Wettbewerb der letzten Intranets Live Episode im November (eine Übersicht weiterer Intranet Namen findet sich im Intranet Matters Blog unter Intranet Names ).
Spektrum des Intranets: Wenn der Intranet Doktor Hausbesuche macht
Neben diesen beiden Fallbeispielen rundeten ein Interview mit James Duffy über seine alltäglichen Herausforderungen als ‚Head of Intranet‘ bei Schroders sowie aktuelle Intranet News und Tipps rund um gutes Design und Usability vom ‚Intranet Doktor‘ William Hudson das Programm ab.
Abonnementen von Intranets Live können dem Intranet Doktor vorab Fragen zu besonders kniffligen Usability-Problemen stellen, die dann live beantwortet werden. Diesmal widmete sich die Intranet-Sprechstunde der Gestaltung von PDF-Dateien, die auch für die Nutzung am Bildschirm gut geeignet sind.
Grosse Bilder sind dem ebenso abträglich wie Farbkontraste, die im Print zwar noch gut lesbar sind, am Bildschirm aber für viele Personen nur noch mit Schwierigkeiten. Auch die ‚Readability‘, also die Lesbarkeit von Texten generell wurde einer Diagnose unterzogen. In diesem Bereich erzielen laut William Hudson mittelständische Unternehmen in der Regel bessere Resultate als global agierende Grossunternehmen, da mit zunehmender Grösse auch mehr ‚Corporate Speak‘ zu beobachten ist. Diese ist der Lesbarkeit von Texten meistens abträglich. Seine einfache Empfehlung: kurze Sätze ohne lange, komplizierte Wörter.
Die rund 200 Teilnehmer wurden interaktiv mit ins Geschehen einbezogen und konnten jederzeit Fragen stellen. Da aus zeitlichen Gründen nicht alle Fragen live beantwortet werden konnten, geht die Diskussion in der Intranets Live Community weiter. Dort stehen die Referenten auch im Nachgang noch Rede und Antwort.
Nach der Show ist vor der Show
Intranets Live findet auch zukünftig an jedem ersten Dienstag eines Monats statt. Das nächste Mal also am 6. Januar (u.a. mit einer Live Tour durch das Intranet von GlaxoSmithKline). Für Erstbesucher stehen jeweils kostenlose Gästekarten zur Verfügung.
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