Das Büro ist in den meisten Firmen einer der wichtigsten Orte und der übliche Arbeitsplatz eines Angestellten. Dieser Arbeitsplatz mit seiner liebgewonnenen Umgebung ist mehr denn je im Umbruch.
Zunächst ist aus dem Arbeitsplatz ein Workplace geworden. Und on Top ist er auch noch digital. Reden wir hier von einem Buzzword, das in der Sprache der IT Leute zum alltäglichen Wording gehört oder ist der Digital Workplace in den Unternehmen angekommen?
Die Frage ist berechtigt, da es ca. 10 Jahre gedauert hat, bis aus „unserem Intranet“ ein Mitarbeiterportal geworden ist und der Unterschied auch in den Fachabteilungen verstanden wurde.
Brauchen Unternehmen den Digital Workplace?
Der freie Fluss von Informationen am Digital Workplace hat positive Auswirkungen auf Agilität und Innovationskraft moderner Unternehmen. Gleichzeitig fördert er das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeiter, indem die richtigen Informationen an die richtigen Personen zur richtigen Zeit ausgeliefert werden. Dabei spielt die Erreichbarkeit des Digital Workplace eine Schlüsselrolle. Um eine wirklich moderne Arbeitsumgebung zur Verfügung zu stellen, muss er ortsungebunden und über verschiedene Endgeräte erreichbar sein. Nur so werden Szenarien wie Home-Office und zeit-räumlich flexible Arbeit sinnvoll unterstützt.
Was kann der neue Arbeitsplatz?
Mitarbeiter können in ihrem Unternehmen über verschiedenste Kanäle und Medien hinweg digital und ohne Medienbrüche zusammenarbeiten. Sie wollen aktuell über Neuigkeiten benachrichtigt werden und persönliche Kalender sowie Teamkalender digital nutzen.
Für viele Mitarbeiter ist auch ein einheitlicher Nachrichtenstrom, bekannt unter „Enterprise Activity Stream“ wichtig. Er beinhaltet nicht nur die Mitteilungen aus dem Enterprise Social Network, sondern auch Informationen über Aktivitäten aus den geschäftskritischen Applikationen, relevante Neuigkeiten aus den öffentlichen sozialen Netzwerken sowie E-Mails. Zum digitalen Arbeitsplatz gehört ein Arbeiten über Hierarchien hinweg, mit Genehmigungsprozessen und Workflows. Ohne die Bereitstellung von Inhalten und geschäftsrelevanten Anwendungen auf mobilen Endgeräten für die Mitarbeiter, ist ein Digital Workplace nicht mehr denkbar.
Eine universelle Enterprise Search über alle Datenquellen hinweg sorgt für eine vollständige Trefferliste und liefert zudem thematisch relevante und zusammenhängende Informationen, daher ist sie ein unverzichtbarer Bestandteil am Digital Workplace.
Was sind die zentralen Vorteile des Digital Workplace?
- Informationen sind schneller verfügbar
- Arbeitsprozesse und Workflows können ohne Zeitverzögerung digital abgebildet werden
- orts- und zeitunabhängiges Arbeiten (home office) wird unterstützt
- unternehmensweiter Wissensaustausch wird gefördert
- Wissensinseln werden aufgelöst
- interaktives Zusammenarbeiten wird besser
- eine zentrale Plattform statt zahlreicher Insellösungen wird bereitgestellt
- eine Enterprise Search liefert nur relevante Suchergebnisse
- ein Single Sign-on (das den Zugriff auf verschiedene Applikationen nach einmaliger Authentifizierung am Portal ermöglicht) spart Zeit
- Engagement und Mitarbeiterzufriedenheit werden gesteigert
Das Thema IT-Integration ist ganz wichtig
Integration von geschäftsrelevanten Anwendungen und Collaboration Funktionen: Daten aus allen eingesetzten Software-Systemen (zum Beispiel ERP, CRM, BI etc.) werden in einer zentralen Plattform sprich Portale zusammengebracht. Schnittstellen, eine sichere Synchronisation und Übertragung von Daten machen das technisch möglich. Über seinen Browser hat der Nutzer einen zentralen Zugang zu allen für ihn bestimmten Anwendungen.
Über Prozesse werden die einzelnen Elemente orchestriert. Softwareprogramm, Maschinen und Daten spielen zusammen mit dem Ziel, Informationen und Services bestmöglich für die berechtigten User verfügbar zu machen. Zahlreiche Vorgänge können hier automatisiert ablaufen. Auch die Anbindung von Office Programmen und das Einrichten von gemeinsamen Kalendern und Teamräume sind Meilensteine zum digitalen Arbeitsplatz.
Ein bisschen Collaboration darf es auch sein
Aspekte der Social Collaboration gewährleisten, dass die unternehmensweite Zusammenarbeit gefördert wird. Mitarbeiter können aktiv Wissen austauschen und zu Projekten etc. kommunizieren. Dieser Aspekt gewinnt insbesondere dann an Bedeutung, wenn über verschiedene Standorte oder Abteilungen hinweg zusammengearbeitet werden soll.
Das Konzept eines Digital Workplace kann eine Mischung aus einem gemeinsamen Dokumentenbereich, Messaging, Diskussions-Portlets und Portal-Funktionen sein.
Unter dem Dach von Collaboration-Plattformen mit Enterprise 2.0 Technologien werden user-generated Web-Seiten, Foren, Wiki, Blog, Profile und Know-how-Tagging und Dokument-Sharing zusammengefügt.
Kein Digital Workplace ohne Personalisierung
Bei Unternehmen, die weltweit an verschiedenen Standorten agieren, spielt die Personalisierung für jeden Mitarbeiter eine große Rolle. Dies kann realisiert werden, indem Benutzer Kategorien wie Standort und Firma erhalten und diese bei der Anzeige von Inhalten entsprechend als Filter verwenden.
Für Abteilungen oder Projektteams stehen Vorlagen im Portal zur Verfügung. Diese können von den Mitarbeitern selbständig angelegt werden. Damit ist zusätzlicher Raum für Personalisierung gegeben. Weiterhin kann jeder Benutzer die für ihn täglich wichtigen Anwendungen auswählen.
Über den Digital Workplace wird Wissen verteilt
Ist Wissen in Köpfen und Dokumenten verankert, so braucht es immer auch Menschen, die fähig sind, die Informationen anderen zu vermitteln, sie anzureichern und zu tauschen. Doch wie bringen Sie das Wissen an den richtigen Ort?
Teamräume, die im Intranet von jedem Mitarbeiter angelegt werden können, unterstützen den Wissensaustausch. Weiterhin lassen Team-Wikis, Chats oder Berechtigungen auf gezielte Dokumente das Wissen in einer Abteilung, einem Projekt oder Team fließen. Mitarbeiter können von jedem Ort aus auf gemeinsame Dokumentenbibliotheken und Wissensforen von verschiedenen Unternehmensstandorten aus zugreifen. Mit Push/Pull Funktionen und abonnierten News sind Mitarbeiter aktuell informiert.
Quelle: comundus GmbH
Der Digital Workplace bei Autoneum
Ein Praxisbeispiel ist der Digital Workplace für die Mitarbeiter der Autoneum Management AG mit Hauptsitz Winterthur. Sie haben ein Mitarbeiterportal auf Basis der Liferay Portallösung und die Enterprise Search iFinder im Einsatz.
Das Mitarbeiterportal bei Autoneum dient als zentrale Plattform für die weltweit 11.000 Mitarbeiter bei Autoneum. Diese benötigen nur ein Passwort, um sich an ihrem Rechner und damit gleichzeitig am Portal anzumelden.
Das Layout passt sich an das Ausgabegerät an, sei es Desktop-PC, Tablet oder Smartphone. Das Mitarbeiterportal soll zukünftig in acht Sprachen eingesetzt werden. Die eingesetzte Groupware Lotus Notes wurde integriert (iNotes). Termine können zwischen der Anwendung und dem Portal ausgetauscht werden. Zusätzlich zu Notes wurde auch eine Instant-Messaging und Konferenz-Software integriert.
Ohne eine gute Suche funktioniert der Digital Workplace nur unbefriedigend. Mitarbeiter möchten effektiv und effizient arbeiten. Dazu müssen sie Informationen suchen und schnell finden können. Das Suchergebnis muss für den Nutzer relevant sein. Das Ziel wird nur dann erreicht, wenn für die Suche viele Inhalte und Dokumentenformate, Datenquellen und Drittsysteme erfasst und analysiert werden können. Autoneum löste die Anforderung mit der Enterprise Search iFinder.
Neben den Portalinhalten werden auch Notes-Datenbanken und das Filesystem durchsucht. Damit steht das verteilte Wissen den Autoneum-Mitarbeitern am Digital Workplace zur Verfügung.
Fazit:
Ein Digital Workplace ist nicht von heute auf morgen eingerichtet. Step for Step vorzugehen ist weise. Es ist die Akzeptanzbereitschaft des Mitarbeiters zu berücksichtigen und der kulturelle Wandel im Unternehmen zu begleiten.
Bildquellen
- digital-workplace: comundus GmbH
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