Wie das Product Information Management zum Unternehmenserfolg beiträgt

Wenn im Werbeflyer ein Produkt zu sehen ist, das sich schon lange nicht mehr im Sortiment befindet oder im Web Shop die Informationen zur längst veralteten Version einer Software stehen, dann wird schnell deutlich, dass der Verkäufer ein Problem mit der Organisation seiner Produktinformationen hat.

So ergeht es vielen Unternehmen, die kein Product Information Management (PIM) betreiben. Einen verunsicherten Kunden, der zum Wettbewerber wechselt, kann sich aber niemand leisten. Wie kann PIM hier Abhilfe schaffen?

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Keine Frage, jedes Unternehmen verfügt über umfangreiche Produktinformationen. In der Regel befinden sie sich für den internen Gebrauch zwar im ERP-System, dort aber häufig nach internen Kriterien strukturiert, nur mit Kerninformationen beschrieben und nicht für alle Abteilungen integriert aufbereitet.

Letzteres ist häufig der Grund warum parallel zum Beispiel viel mit Excel-Listen oder zusätzlichen Produktdatenbanken für Abteilungen gearbeitet wird. Jede Abteilung verfügt dabei über ganz eigene Produktdaten und passt sie für die jeweiligen Zwecke an. Das führt einerseits zu erheblichen Redundanzen, da ein und dieselben Daten immer wieder angefasst werden, anstatt sie wiederzuverwerten. Andererseits besteht die große Gefahr nicht durchgängiger Informationen, wenn Abteilung B nicht automatisch auf die von Abteilung A angereicherten Informationen wie etwa neue Produktbilder zugreifen kann.

Das bringt nicht nur unnötige Kosten mit sich, sondern für die eigenen Mitarbeiter auch einen erheblichen Arbeitsaufwand. Selbst kleinste Anpassungen müssen überprüft werden. Der Änderungsprozess bei einem aufgetretenen Fehler ist enorm zeitintensiv.

Single point of truth für alle Produktdaten

Die Lösung für dieses Problem heißt PIM in Kombination mit Product Content Management (PCM). Häufig wird diese Unterscheidung zwischen PIM und PCM in der Praxis nicht gemacht und beide Begriffe für gleiche Projekte und Applikationen genutzt.

Während das PIM-System jedoch technische Produktdaten verwaltet, kombiniert das PCM-System diese mit weitere Informationen wie zum Beispiel Marketingtexten oder Bildern. Das PCM fungiert als Single point of truth für sämtliche im Unternehmen befindliche Produktinformationen.

Somit ist das PCM die alleinige Quelle für alle Mitarbeiter, die für ihre Arbeit Produktinformationen benötigen und für alle Kanäle, auf denen die Informationen ausgespielt werden. Das PCM extrahiert Daten aus unterschiedlichen Quellen wie zum Beispiel dem ERP, Datenbanken oder Excel-Listen und fasst sie unter einer einheitlichen Datenbasis zusammen.Die so gesammelten Informationen werden für die Ausspielung auf die jeweiligen Kanäle automatisch angepasst.

Gerade die letztgenannte Funktion eines PCM ist für den Commerce besonders wichtig. Ein Beispiel: Das PCM enthält auch Marketing Content wie etwa ein Anwendungsbild für ein Produkt. Ein solches Bild verfügt zwar über keinerlei Produktinformationen, aber es muss dennoch mit diesen verknüpft werden, um es sinnvoll in die verschiedenen Marketingmaßnahmen für das entsprechende Produkt einbinden zu können.

Daher bedienen sich im Idealfall alle nach außen gerichteten Kanäle wie zum Beispiel der Shop auf der Unternehmenswebseite, der eigene eBay-Shop oder der Produkt-Flyer am PCM. Änderungen an den Produktdaten werden nur einmal vorgenommen und anschließend für alle Kanäle synchronisiert.

Darüber hinaus können die Produktdaten mittels eines PCM-Systems angereichert werden. In vielen Fällen stammen Informationen über ein Produkt von Lieferanten, sind aber beispielsweise für den Verkauf völlig unzureichend, müssen noch kategorisiert oder auch übersetzt werden.

Bei derartig wiederkehrenden Prozessen, die ohne PCM-Unterstützung manuell von den Mitarbeitern durchgeführt werden müssen, sorgt das Product Content Management für eine erhebliche Zeitersparnis. Werden Datenanreicherungen automatisiert, muss die Datenqualität kontrolliert werden. Auch das übernimmt das PCM-System mit Hilfe von Rollen, Workflows und Reports.

Um diese Funktionen erfüllen zu können, müssen Unternehmen darauf achten, ein passendes und standardisiertes PCM System zu wählen. So ist sichergestellt, dass auch in Zukunft eine ausreichende Unterstützung für Updates oder Systemerweiterungen zur Verfügung steht.. Führende Systeme, die von vielen Unternehmen eingesetzt werden, verfügen auch über die entsprechend große Basis an Implementierungspartnern. Darüber hinaus sind die Möglichkeiten zur Anbindung an andere Systeme wichtig. Neben den vorhandenen Schnittstellen spielt auch die Tiefe der Integration zu anderen Standardprodukten wie etwa SAP eine große Rolle.

Gemeinsames Wording und Produkthierarchie

Bei der Durchführung eines PCM-Projekts kommen auf das Unternehmen unterschiedliche Herausforderungen zu. Daher ist es ratsam, hier einen Partner zu wählen, der bereits über mehrjährige Erfahrung in der Umsetzung mit PCM-Projekten verfügt und die typischen Herausforderungen kennt.

Zunächst muss, so banal es klingen mag, ein gemeinsames Wording gefunden werden. Nicht jeder versteht unter einer Kategorie dasselbe. Verkaufbare Einheiten werden in einem Unternehmen als Produkte bezeichnet, im anderen als Produktvarianten. So muss man sich nicht nur für den internen Gebrauch auf gemeinsame Begrifflichkeiten festlegen, sondern gerade auch für die Kommunikation mit dem Kunden.

Am Beispiel der Begriffe „Produkt“ und „Produktvariante“ wird ein weiteres Problem deutlich: Häufig sind die Informationen über die Produktvarianten im ERP nicht miteinander verknüpft. Ohne eine durchgängige Produkthierarchie würde zum Beispiel im Webshop ein Schuh, nach dem der Kunde gesucht hat, zehn Mal angezeigt, weil er in zehn verschiedenen Größen angeboten wird. Es fehlt im System die Information, dass diese zehn Produktvarianten zusammengehören.

Mit einer Systemlandschaft- und Datenflussanalyse wird die Produkthierarchie deutlich. Außerdem wird so ermittelt, in welchen Systemen welche Informationen vorliegen. In der Regel befinden sich beispielsweise Produktdaten wie Maße, Gewicht und Preise in verschiedenen Modulen des ERP, wohingegen Marketinginformationen in einem Digital Asset Management System oder einer bestehenden Unternehmensseite liegen können.

Autor: Michael Wimmer, Business Development bei ecx.io