PIM Software Definition – Was ist ein PIM System und wie funktioniert es?

Für die Datenverwaltung gibt es verschiedene Lösungen. Eine der jüngeren Varianten, die sich aber vor allem im E-Commerce als sehr hilfreich erweist, ist das PIM System. In diesem Artikel liefern wir Dir eine PIM Software Definition und erklären im Detail, was es damit auf sich hat.

Zu Produkten gibt es unzählige Daten, die für Unternehmen und Kund:innen im E-Commerce essenziell sind. Umso wichtiger ist es, diese Produktinformationen up to date zu halten. Das gilt für alle Kanäle des Unternehmens. Die Herausforderung besteht darin, alle relevanten Produktdaten und alle Kanäle zu berücksichtigen. Eine Mammut-Aufgabe, denn die Daten liegen auf unterschiedlichen Systemen wie ERP, CRM, CMS und SQL. Zudem schafft jede Abteilung im Unternehmen ihr eigenes Datensilo. Es fehlt an Kompatibilität. Es fehlt eine Zentrale für alle Produktdaten. Die Lösung ist ein PIM System. Doch was genau ist das eigentlich? Erfahre mehr im Absatz „PIM Software Definition“.

PIM Software Definition

PIM steht für Product Information Management oder Produktinformationsmanagement und meint die Verwaltung von Produktdaten. Über ein PIM System wird das Management von Produktinformationen zentral über eine Plattform abgebildet. Dazu konsolidiert das System die verfügbaren Produktdaten. Die gesammelten Daten werden gespeichert und über die PIM Software auf unterschiedlichen Ausgabekanälen veröffentlicht. Ein PIM System wird mit entsprechender Software in die IT-Infrastruktur des Unternehmens implementiert. Du möchtest mehr über PIM Software erfahren und überlegst, welche am besten zu den Anforderungen Deines Unternehmens passt? Dann lade Dir hier unseren Marktüberblick zu PIM Software herunter. Darin sind unter anderem zum Beispiel die verfügbaren Schnittstellen der Lösungen aufgelistet, mit denen sich die Software in den Software-Stack des Unternehmens eingliedern kann.

Wie funktioniert ein PIM System?

Damit die PIM Software zur Zentrale für alle Produktdaten wird, braucht sie Zugriff auf die vorhandenen Datenbanksysteme. Das erfolgt über Schnittstellen, sogenannte APIs. Über diese werden die Eingangssysteme wie ERP, CRM, CMS und SQL an das PIM System angebunden. Zudem wird über die Schnittstellen der Zugriff auf Bild-, Video- und Dokumenten-Dateien und sowie manuelle Eingaben verwaltet.

Ist das PIM System implementiert, übernimmt es eine Reihe von Aufgaben:

• Datenpflege

• Sicherung und Steigerung der Datenqualität

• Übersetzungsmanagement für internationale Kanäle

• Steuerung der Ausgabe für verschiedene Kanäle

PIM-Schnittstellen

Der Datenaustausch zwischen PIM Software und angebundenen Systemen kann in beide Richtungen erfolgen. So liefern die Eingangssysteme dem PIM System den nötigen Input für das Daten-Management. Das PIM System gibt gleichzeitig aktualisierte Informationen an die angebundenen Systeme zurück.

Das PIM System führt relevante Produktdaten zusammen, reichert sie mit weiteren Informationen aus den anderen Datenbanken an und strukturiert sie. Im Anschluss veröffentlicht es die Informationen auf den Ausgabekanälen des Unternehmens, zum Beispiel in unterschiedlichen Online-Shops. Der Datenaustausch und die Datenpflege können dabei in verschiedenen Intervallen erfolgen. Je nach Notwendigkeit können Abteilungen wie Marketing und Vertrieb die Datenaktualisierung periodisch zu festgelegten Zeiten oder in Echtzeit vornehmen.

PIM Software in der Praxis

Über ein PIM System kann ein Unternehmen so Informationen rund um seine Produkte für alle relevanten Kanäle und Zielgruppen verwalten. Und das laufend ohne großen Aufwand. Für Lieferanten sind das elektronische Kataloge. Im E-Commerce stellt das PIM System zentral den Content für Online-Shops und Websites bereit, ohne dass ein Marketplace vergessen wird. Für Online- und Print-Produktkataloge liefert das PIM System Marketing-Abteilungen schnell umfangreiche und vollständige Daten, die für die Kund:innen relevant sind. Darüber hinaus kann der Vertrieb mittels PIM System neue Sortimentsstrategien entwickeln und Schattensortimente reduzieren. Auch die Produktdokumentation reiht sich in die Anwendungsfelder eines PIM Systems.

PIM, DAM und MAM

Doch warum muss es für das Produktdaten-Management ein PIM System sein? Immerhin gibt es im E-Commerce bereits bekannte Systeme wie das DAM oder ein MAM. Wie so oft liegt der entscheidende Unterschied der Datenmanagement Softwares im Detail.

DAM steht für Digital Asset Management. Anders als ein PIM System verwaltet ein DAM System digitale Inhalte auch ohne spezifischen Produktbezug. Das können Dokument, Bilder, Metadaten und Präsentationen sein. Ein PIM System grenzt sich in erster Linie durch seinen Fokus auf Produktinformationen ab. Bei einem MAM – Media Asset Management – handelt es sich um ein stark spezialisiertes Datenmanagement-System. Der Grund: Hierüber werden ausschließlich digitale Medieninhalte gepflegt (Videos, Fotos und Audio-Dateien). Während ein MAM nur Mediendateien berücksichtigt, kann ein DAM zusätzlich andere Dokumente wie PDFs und Datenblätter einbeziehen.

Das Produktinformationsmanagement (PIM) grenzt sich in beiden Fällen durch seinen strengen Produktbezug von DAM und MAM ab. Anders als DAM und MAM verwaltet ein PIM System ausschließlich produktbezogene Daten – dafür aber in den unterschiedlichsten Formaten. Daher verfügen PIM Systeme meistens über DAM- und MAM-Funktionalitäten.

PIM Whitepaper

Du planst, in Deinem Unternehmen eine PIM Software einzuführen? In unserem Whitepaper „Product Information Management – Leitfaden für PIM Software“ haben wir Tipps zur Softwareauswahl und Implementierung von PIM für Dich gesammelt. Außerdem findest Du dort Expert:innen-Stimmen zu PIM Systemen in der Praxis.

Wann ist ein PIM System sinnvoll?

Viele Unternehmen fragen sich, ab wann es sich lohnt ein PIM System zu implementieren. Kurz gefasst: Sobald Unternehmen mehrere Ausgabekanäle mit Produktinformationen bespielen, ist es sinnvoll mit einem PIM System zu arbeiten. So bewahren die Abteilungen den Überblick und übersehen keinen Ausgabekanal. Auch ein umfangreicher und/oder wachsender Produktbestand sprechen für ein PIM System, ebenso wie häufige Aktualisierungen. Aber auch heterogene IT-Infrastrukturen und der Wunsch nach mehr Kompatibilität und schlankeren Prozessen können ein PIM System erforderlich machen. Ein nicht weniger wichtiger Aspekt ist die Internationalisierung. Expandiert ein Unternehmen oder dessen Großkunden, sind häufig neue Datenbankstandards die Folge. Über ein PIM System kann das Unternehmen dann Probleme im Datenaustausch vermeiden. Gleichzeitig hilft die Übersetzungsleistung der PIM Software, Produktinformationen automatisch in verschiedenen Sprachen bereitzustellen.

Welche Vorteile bringt ein PIM System?

Vor allem: Zeitersparnis und Datenqualität. Durch die Konsolidierung fungiert das PIM System als “Single Source of Truth”. Damit sichert das PIM System nachhaltig die Datenqualität. Die zentrale und medienneutrale Datenhaltung sorgt zudem dafür, dass zusätzlich Arbeitsschritte entfallen. Gleichzeitig ermöglicht das System freigeschalteten Mitarbeiter:innen einen standort- und zeitunabhängigen Zugriff auf benötigte Daten und die Übersetzungsleistung die einfache Bespielung internationaler Kanäle. Für Unternehmen mit zahlreichen remote arbeitenden Angestellten ist das ein enormer Vorteil.