Cloud CMS – welche Vorteile hat das Content Management in der Cloud?

Cloud-Computing ist zunehmend wichtiger geworden. Insbesondere, da so eine langfristige Flexibilität ermöglicht wird. Eine Cloud-Infrastruktur setzt dabei auf verschiedene Elemente. So unter anderem auf ein Cloud CMS. Was aber ist das? Welche Vorteile bietet das Content Management über die Cloud? Und worauf sollten Unternehmen bei einem Cloud CMS achten?

In Unternehmen nimmt die Nutzung von Cloud-Lösungen und -Services zu. 2019 haben in Deutschland, Österreich und der Schweiz rund drei Viertel der Befragten Software-as-a-Service (SaaS)-Lösungen im Einsatz gehabt, wie aus einer Statista-Umfrage hervorgeht. Die Branche hat im Laufe der letzten Jahre insgesamt ein exponentielles Wachstum erfahren wie eine Gartner-Analyse herausstellt. Dabei besteht eine Cloud-Infrastruktur aus mehreren Systemkomponenten. Darunter als Herzstück des Content Marketings: Das Cloud CMS.

Cloud CMS: Definition und Abgrenzung

Content Management Systeme sind traditionell On-Premise-Lösungen. Unternehmen laden sich dabei das CMS – egal, ob Enterprise oder Open Source – herunter und installieren die Software auf der eigenen Infrastruktur. Herkömmliche CMS-Tools werden also vor Ort auf eigenen Servern gehostet und gewartet.

Cloud CMS-Lösungen werden hingegen nicht heruntergeladen und auf den eigenen Servern installiert. Bei einem Cloud CMS betreibt der Anbieter die Content Management Plattform in einer Cloud. Hosting und Wartung gehören damit zur Aufgabe des Anbieters. Ein Cloud CMS kann dabei auf drei verschiedenen Cloud-Modellen beruhen:

Software-as-a-Service

SaaS-Lösungen sind die gängigsten Cloud-Modelle für verschiedene Systemkomponenten wie dem CMS. Bei einem SaaS-Modell wird eine Softwareanwendung in der Cloud des Anbieters gehostet und den Nutzern (z.B. dem Marketing-Team) via Internet bereitgestellt. Der Zugang erfolgt dabei entweder über einen Web-Browser oder kann bei Bedarf auf einen lokalen Computer heruntergeladen werden. Dieser Zugang wird meist über ein Abo-Modell abgerechnet. Bei einem SaaS-Modell entfallen alle Hosting- und Wartungsarbeiten auf den Anbieter des CMS, sodass Mitarbeiter sich lediglich für die Contentpflege anmelden müssen.

Platform-as-a-Service

Ein PaaS-Modell bietet eine Umgebung, in der Entwickler Tools wie das CMS über das Internet für die gesamte Organisation bereitstellen können. Die einzelnen Anwendungen können entweder einfache Apps sein oder andere Cloud-basierte Software. Der Zugang auf PaaS-Modelle funktioniert analog zu SaaS-Modellen. Eine PaaS-Lösung eignet sich vor allem für Unternehmen, die eine bestehende IT-Infrastruktur in die Cloud migrieren und mit zusätzlichen Services erweitern möchten. Bei einem PaaS-Modell entfällt die Datennutzung und Software-Wartung jedoch wieder auf das nutzende Unternehmen und nicht den Anbieter der Cloud.

Infrastructure-as-a-Service

Ein IaaS-Modell liefert eine komplette IT-Infrastruktur, die über eine Cloud abgebildet wird – inklusiver aller Tools. Benutzer erhalten gleichermaßen Zugriff auf Hardware und Software, mit der sie bestimmte Aufgaben ausführen können: Speicherplatz, Rechenzeit, innovative Prozessoren oder Virtualisierungsdienste. Eine IaaS bietet eine umfangreiche Kontrolle der eingesetzten Technologien. Auch bei IaaS-Modellen entfällt die Datennutzung und Softwarewartung aber auf den Nutzer.

Vorteile von Cloud CMS: Einfachheit und Flexibilität stehen im Fokus

Klassische On-Premise-CMS-Lösungen stellen, anders als Cloud CMS, höhere Anforderung an die Integration in das bestehende Software-Ökosystem. Außerdem ist die Anpassung von On-Premise-Varianten begrenzt. Gerade aus diesen Gründen setzen Unternehmen verstärkt auf ein Cloud CMS. Darüber hinaus bieten Cloud CMS-Lösungen weitere Vorteile.

1. Einfache Integration

Cloud CMS-Lösungen sind wesentlich schneller einzurichten, als On-Premise-Software. Letztere beansprucht deutlich mehr Zeit. Für kleinere und mittelständische Unternehmen ist daher ein Cloud CMS von Vorteil: Entwickler können die Anwendungen schnell einrichten und in Betrieb nehmen. Das verkürzt nicht zuletzt auch die Time-to-Market, da ein Cloud CMS je nach Unternehmen innerhalb von wenigen Stunden oder Tagen einsatzfähig ist. Darüber hinaus ist die Performance bei einem Cloud CMS höher. Die Datenverarbeitung erfolgt in der Regel um einiges schneller als bei einer lokal installierten Software.

2. Geringere Kosten für das Setup

Gerade beim Einstieg in die Cloud sind die Kosten für das Cloud-basierte CMS günstiger, als bei On-Premise-Software. Die Startkosten liegen in letztem Fall meist höher, da mitunter auch neue Hardware angeschafft werden muss. Zudem sind die Kosten für Serverwartung in der Regel umfangreicher (Personalkosten, ggf. nötiges externes Know-how). Cloud CMS benötigen einen funktionierenden Internetzugang und keine bzw. nur geringe Vorabinvestitionen – je nach technischer Ausstattung des Unternehmens.

3. Bessere Skalierbarkeit

Einer der wichtigsten Vorteile ist wohl die bessere Skalierbarkeit von Cloud CMS-Lösungen. Unternehmen wachsen. Und mit dem Wachstum steigen die Anforderungen an die Software-Landschaft. Nicht jedes On-Premise-CMS kann hier dauerhaft mithalten. Ein Cloud CMS bietet die Möglichkeit, Zugänge bei wachsenden Anforderungen beispielsweise einfach hinzuzubuchen oder neue Features einzubinden.

4. Mehr Flexibilität

Ebenfalls ein sehr wichtiger Vorteil von Cloud CMS ist die deutlich höhere Flexibilität. Diese geht einerseits Hand in Hand mit der besseren Skalierbarkeit (mehr Zugänge, neue Features). Andererseits bieten Cloud-Lösungen im Content Management die Möglichkeit, schnell neue technologische Innovationen zu erschließen – etwa Headless Content Management.

Ein Cloud CMS ermöglicht beispielsweise, Headless-Funktionen bei Bedarf zu integrieren und damit neben Website, Blog und Social Media unter anderem schneller neue Kundenkanäle zu bespielen. Nicht zuletzt spielt Flexibilität auch eine enorme Rolle hinsichtlich der Customer Experience. Ein Cloud CMS ermöglicht es Unternehmen, eine Digital Experience Platform (DXP) hoch flexibel aufzubauen.

Flexibilität bietet ein Cloud CMS aber auch hinsichtlich der Zusammenarbeit und Synchronisation von Inhalten. Da die Datenverwaltung dezentral erfolgt, können Mitarbeiter von verschiedenen Standorten aus auf alle relevanten Inhalte zugreifen. Darüber hinaus sind Daten für alle Mitarbeiter jederzeit auf dem aktuellsten Stand.

5. Höhere Sicherheit

Die Cloud-Architektur verbessert die Data-Security. Einerseits durch die dezentrale Speicherung auf mehreren Servern in der Cloud. Andererseits können Unternehmen einfach Zugriffsbeschränkungen abbilden. Mitarbeiter gelangen so nur an die Daten und Inhalte, die für deren Arbeit auch wirklich relevant sind.

Bei allen Vorteilen des Cloud CMS: Damit die Auswahl des nicht mit Frust verbunden ist, sollten Unternehmen dennoch einige Aspekte beachten.

Auswahl des Cloud CMS: Darauf sollten Sie achten

Das CMS ist das Herzstück des Content Marketing. Damit kommt der Auswahl eine enorme Bedeutung zu. Unabhängig davon, ob von einer On-Premise-Lösung auf ein Cloud CMS gewechselt oder gerade erst ein Content Management Tool gesucht wird: Folgende Punkte sollten berücksichtigt werden.

1. Ein Cloud CMS sollte eine eigene Hosting-Struktur besitzen. Das heißt, dass CMS sollte auf Servern gehostet werden, die der CMS Anbieter selbst betreibt. Das ist nicht zuletzt in puncto Datenschutz von Bedeutung.

2. Die Kostenstruktur sollte transparent sein. Welches Pricing-Modell liegt dem Cloud CMS zugrunde (Monats- oder Jahres-Abo, Lifetime-Zugang) Wie berechnen sich die Kosten für das Cloud CMS (nach Nutzeranzahl oder Festpreis)? Welche Services sind bereits im Standard-Modell inkludiert? Welche zusätzlichen Kosten fallen für weitere Features (wie Headless-Funktionen) an?

3. Unternehmen sollten bei einem bereits bestehenden CMS die Datenmigration im Blick halten. Wie aufwändig ist der Umzug? Wichtig sind hier nicht nur Informationen zu anfallenden Kosten, sondern auch zum technischen Support und zum Zeitaufwand, bis das neue CMS betriebsbereit ist.

4. Ein neues CMS kann Umschulungen bzw. Trainings notwendig machen. Daher sollte explizit auch nach Möglichkeiten von Mitarbeitertrainings (online oder präsenz) gefragt werden.

Fazit: Cloud CMS flexibel und zukunftsfähig

Eine Cloud-Lösung für das Content Management bietet erhebliche Vorteile gegenüber On-Premise-CMS. Auch wenn es sich in der Regel um Abo-Modelle handelt, kann sich ein Cloud CMS schnell rentieren. Denn es bietet mehr Flexibilität, ist schneller einsatzfähig und besser skalierbar. Zudem fördert es standortunabhängiges Arbeiten. Nicht zuletzt lässt sich eine Cloud-Lösung einfacher via API mit anderen Software-Tools zu verknüpfen und sich somit in eine DXP integrieren. Die Zukunftsfähigkeit des Content Managements wird über Cloud-Lösungen somit deutlich gesteigert.

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