Leitfaden Projektmanagement: So führen Sie Ihr Digitalprojekt zum Erfolg

Die Hierarchien in erfolgreichen Unternehmen werden flacher, die Meeting-Kultur ändert sich grundlegend und der Chef wird immer häufiger geduzt. Seit Jahren zeichnen sich umwälzende Veränderungen in Unternehmen ab, die auch vor dem Projektmanagement nicht Halt machen. Das neue Credo lautet: Weg vom klassischen Projektmanagement, hin zu agilen Prozessen mit flexiblen Vorgängen. Die Internetagentur TWT Interactive zeigt, warum nicht mehr nur in den Zentralen von Google oder Facebook Scrum und Co. zum Erfolg führen.

In der komplexen Welt von heute, die geprägt ist von Digitalisierung auf allen Ebenen und mobiler Internetnutzung, versagen Prinzipien des Projektmanagement, die in den letzten 50 Jahren gut funktioniert haben. Seit wenigen Jahren setzen sich im Projektmanagement agile Arbeitsweisen, wie z.B. Scrum oder die Kanban-Methode durch. Insbesondere für Digitalprojekte ist ein agiles Projektmanagement bereits Erfolgstreiber Nummer 1. Absolute Flexibilität und permanentes Testing in der technischen Entwicklung ist dabei das A und O.

VIELE VORTEILE DURCH FLEXIBILITÄT UND AGILITÄT

Agile Ansätze im Projektmanagement fördern die effiziente Teamarbeit und versprechen erfolgreiche Projekte. Die operative Readiness ist dabei eine wichtige Grundvoraussetzung, um erfolgreiche Vorhaben umzusetzen. Agile Prozesse sind geprägt durch enge Abstimmung untereinander, ständige Kommunikation im Projektmanagement, flexible Vorgänge und kurzfristig abgesteckte Ziele.

AGILE METHODEN: SCRUM VS. KANBAN

Nicht nur bei Zalando wird bereits seit Längerem mit der Kanban-Methode gearbeitet, um Projekte schnell und effizient umzusetzen. Bei Kanban werden alle anstehenden To-Dos auf Post-its geschrieben und je nach Projektstatus sortiert. Auf dem Post-it werden neben der Benennung des konkreten To-Dos der Name des Mitarbeiters sowie eine konkrete Deadline vermerkt. Die Klebenotizen werden, je nach Status, in die folgenden Spalten eingeordnet:

• Eingang
• Auftragsklärung
• in Bearbeitung
• Testing
• Qualitätssicherung
• Erledigt

Sehr kurzfristige Projekte, die sogar möglicherweise noch am gleichen Tag erledigt werden müssen, können auf eine sogenannte Fastlane gesetzt werden. So ist auf einen Blick erkennbar, wo es gerade im Projekt hakt und welche To-Dos noch offen sind, bzw. wieviel bereits erledigt wurde. Nachdem die erledigten Aufgaben in der Done-Spalte verschoben worden, können Sie zur Ergebnis- und Effizienzmessung gesammelt und ausgewertet werden. Das Kanban-Board ist somit eine optimale Möglichkeit, sowohl kleinere Aufgaben als auch Groß-Projekte zu planen und visualisieren.

Während Kanban eine relativ freie Methode des Projektmanagements ist, verlangt die Scrum-Methode ein genaues Vorgehen, bietet aber stets höchste Flexibilität. Dies sind die wichtigsten Phasen und Begriffe im Projektmanagement mit Scrum:

• Sprint (Zeiteinheit der Arbeitsperiode)
• Planning (Welche Aufgaben sind zu erledigen)
• Estimating (Wie lange dauern die einzelnen Aufgaben?)
• Dailys (tägliches Stand-up Meeting, max. 15 Minuten Tagesplanung)
• Reviews (Bewertung der Ergebnisse)
• Retrospektive (Rückblick auf die Teamarbeit)

Neben den verschiedenen Phasen und Begriffen sind auch genau abgesteckte Rollenverteilungen wichtig, um ein Scrum-Projekt zum Erfolg zu führen. Ein Team besteht aus sechs bis zehn Mitgliedern und wird von einem Scrum-Master geleitet. Er ist Projektleiter, Mentor, Coach, und Moderator in einer Person und erste Anlaufstelle für alle Projektmitglieder. Der Product-Owner vertritt die Wünsche des Kunden, der auch die lebendige Schnittstelle zum Kunden ist, um diesen komplett aus dem Projektmanagement herauszuhalten. Die Entwickler sind für die technische Umsetzung des Projektes zuständig.

 

5 Tipps für ein erfolgreiches agiles Projekt:

1. Beginnen Sie zeitig

Legen Sie von Anfang an ein klares Projektziel fest und verfolgen Sie dieses stets mit jedem Teilschritt und To-do. Es sollten frühzeitig alle verantwortliche Projektmitglieder an einen Tisch gebracht werden, um eine klares und einheitliches Ziel vor Augen zu haben. Durch eine langfristige Planung können eventuelle Stolperfallen identifiziert werden und alternative Prozesse entwickelt werden.

2. Entwickeln Sie ein Konzept

Mit jedem formulierten Ziel sollten klare Möglichkeiten der Umsetzung und Verantwortlichkeiten einhergehen. Überlegen Sie sich im Voraus ein gutes Konzept, dass Ihnen Leistungsfähigkeit, Schnelligkeit, Produktivität und dennoch Flexibilität ermöglicht. Fragen Sie sich ob sich Scrum, Kanban oder doch besser die klassische Methode für Ihr individuelles Projekt eignet. Bleiben Sie dennoch flexibel und lernen Sie aus Fehlern. Sollten sich unüberbrückbare Hürden ergeben, müssen Sie zeitnah einen Plan B für den Erfolg Ihres Projekts umsetzen können. Durch die Nutzung einer ausgeprägten Lernkultur fördern Sie Teamwork, Partizipation und Commitment.

3. Definieren Sie klare Verantwortlichkeiten

Aufgaben, Ideen und Risiken müssen aktiv gemanagt werden. Dies kann nur durch eine eindeutige Rollenverteilung und Klärung der Verantwortlichkeiten passieren. Eine offene Kommunikation im Projektteam ist unerlässlich, um Gefahren schnell zu erkennen und zu lösen.

4. Messen Sie Fortschritte

Machen Sie im Verlauf des Projektes erreichte Teilziele transparent, beispielsweise mithilfe von Schulungen oder Reviews. Erfassen Sie Fortschritte sowie Kapazitäten und beleuchten Sie neue Risikofelder.

5. Bleiben Sie positiv

Legen Sie nicht das Augenmerk auf Dinge, die schief gelaufen sind, sondern konzentrieren Sie sich auf die daraus gewonnen Learnings und bleiben Sie positiv. Haben Sie den Erfolg im Blick und wissen stets genau, was dafür nötig ist – und was nicht. Es ist zwar wichtig Krisenszenarien zu entwicklen, doch Sie sollten nicht von den zu erreichenden Zielen ablenken.

FAZIT

Vermeiden Sie eine unklare Arbeitslast und undefinierte Erwartungen im Projekt. Viele Projekte scheitern an einem nicht eindeutig definierten Arbeitsaufwand und unerwarteten Herausforderungen. Alle Beteiligten sollten noch vor Beginn wissen, welche Anforderungen ein Projekt stellt und welche Erwartungen zu erfüllen sind. Darüber hinaus ist es wichtig, individuelle Prozesse zu entwickeln, statt lediglich nach Schema F zu planen.