Kalkulation von Honoraren

Kalkulation von Honoraren: Die Kalkulation ist der Schritt, bei der viele Dienstleister sich am unsichersten fühlen – vom Freiberufler zum Geschäftsführer einer großen Agentur. Was kann ich verlangen? Wonach soll ich meine Preise richten? Wie viel ist der Auftraggeber bereit zu zahlen? Verkaufe ich mich unter Wert? Die Wissbegierde ist groß, die Auskunftsfreude gering. Da der Preis mit entscheidet, ob man einen Auftrag erhält, sind Kalkulationen die bestgehüteten Geheimnisse jedes Dienstleisters. Hinzu kommt, dass auch die Abschätzung des Aufwands für ein Projekt nicht einfach ist. Hier hilft nur Erfahrung.

Oft wird Sie Ihr potentieller Auftraggeber für die Konzeption einer Website schon im ersten Gespräch nach den Kosten fragen. Versuchen Sie, diesen Punkt so lange wie möglich offen zu halten. Denn Sie können kaum kalkulieren, bevor Sie nicht wissen, wie genau das Projekt aussehen soll. Überzeugen Sie den Kunden, dass er nur gewinnen kann, wenn er von Ihnen erst später ein Angebot bekommt. Ist ihm der Preis zu hoch, hat er in jedem Fall eine erste grobe Beschreibung seines Projekts kostenlos bekommen.

Günstig ist es, wenn Sie herausbekommen, wie viel der potenzielle Auftraggeber ungefähr zu zahlen bereit ist. Denn dann haben Sie eine Vorstellung davon, in welchem Rahmen Sie sich bei Preis und Aufwand bewegen können. Wenn ein Kunde in einen Computerladen kommt und fragt, was “ein Computer“ kostet, versucht der Verkäufer auch, sich über Anforderungen und dem Geld, das der Kunde ausgeben will, an das richtige Modell heranzutasten. Manche Agenturen legen die endgültige Kalkulation erst vor, wenn das Grobkonzept abgeschlossen ist. Das ist sicher der bessere Weg, weil sich mit dem Grobkonzept genau kalkulieren lässt.

Dennoch machen die meisten Agenturen das nicht so, weil das Grobkonzept viel Arbeit ist und somit Kosten verursacht. Lehnt der Kunde dann das Angebot ab, haben Sie ihm umsonst ein Grobkonzept erarbeitet. Damit kann er seine Site selbst umsetzen oder er kann sich dazu eine andere Agentur suchen. Eine Alternative ist, sich das Grobkonzept bezahlen zu lassen. Dieses Vorgehen wird vom Deutschen Multimedia Verband (dmmv) empfohlen. Dennoch wird das selten gemacht, da die meisten Auftraggeber nicht so einfach dazu zu bringen sind. Sie müssen selbst entscheiden, wie viel Arbeit Sie vor dem Vertragsabschluss in das Projekt stecken. Je genauer Sie planen, desto geringer ist das Risiko, dass Sie sich verkalkulieren. Natürlich müssen Sie sich schon Gedanken über das Konzept machen, wenn Sie das Angebot kalkulieren. Ein Teil der Konzeptionsarbeit wird also bereits beim Erstellen des Angebots geleistet.

Bei großen Projekten gibt es oft sogar mehrere Schritte vor dem eigentlichen Auftrag für die Umsetzung:

• Zunächst gibt die Agentur eine Investitionsempfehlung ab, in der sie den Kostenrahmen für das Projekt grob schätzt. Eine erste Beschreibung des geplanten Projekts ist die Grundlage dafür.
• Nach weiterer Ausarbeitung der Details erstellt die Agentur einen Kostenvoranschlag.
• Letztendlich gibt sie, nachdem mindestens das Grobkonzept fertig ist, ein verbindliches Angebot ab.

Ein sehr faires Vorgehen ist auch, nach tatsächlichem Aufwand abzurechnen. Für alle Arbeitsschritte einigen sich Agentur und Auftraggeber dann auf Honorarsätze, nach denen dann die geleisteten Stunden abgerechnet werden. Dazu muss der Auftraggeber ein gewisses Vertrauen haben und auch bereit sein, ein Projekt zu starten, von dem er noch nicht sicher weiß, wie viel es am Ende kosten wird.

Im Folgenden behandle ich nur den häufigsten Fall bei kleinen und mittleren Sites, dass vor dem Grobkonzept das Angebot mit einer Kalkulation abgegeben werden muss. Sind die Projekte überschaubar und ohne technische Raffinessen, ist dieses Vorgehen durchaus ausreichend.

Das Vorgehen bei der Kalkulation von Honoraren

1. Aufwandschätzung
Sie schätzen welcher Schritt wie lange dauert.
2. Festlegung Honorarsätze
Sie bestimmen, wie hoch der Tages-/Stundensatz dafür jeweils ist.
3. Angebot
Schlüsseln Sie die einzelnen Posten der Kalkulation auch für den Kunden detailliert auf.

Aus den ersten beiden Punkten errechnen Sie die Auftragssumme. Manche Agenturen schlagen noch einen festen Prozentsatz darauf ­ ihren Gewinn. Ich persönlich finde das etwas zu viel der Offenheit. Außerdem kann der Kunde nicht nachprüfen, ob Sie tatsächlich die angegebenen Kosten für die einzelnen Posten haben. Daher ist das meiner Meinung nach eine Scheinoffenheit, von der der Kunde keinen Vorteil hat. Es genügt, wenn Sie für alle Einzelschritte einzeln einen Preis angeben.

Ich kalkuliere mit Tagessätzen, in denen bereits der Gewinn enthalten ist. Auch die Allgemeinkosten für Geräte, Software, Miete, Strom, Verwaltung etc. sind damit abgedeckt. Sonderausgaben wie etwa Reisekosten schlüssele ich dagegen einzeln auf.

Aufwandsschätzung bei der Kalkulation von Honoraren

Eine gute Hilfe für die Aufwandsschätzung ist die Kalkulationssystematik des dmmv (Deutscher Multimedia Verband). In diesem 113 Seiten dicken Heft finden Sie eine 20-seitige Tabelle mit allen nur denkbaren Teilschritten eines Multimedia-Projekts. Der Rest des Hefts sind Erklärungen zu den Einträgen. Diese sind stets knapp, aber ausreichend.

Die Kalkulationssystematik kann nicht die Erfahrung ersetzen, die man braucht um zu wissen, wie lange ein Schritt dauert. Aber sie hilft, nichts zu vergessen. Für die meisten Website-Projekte ist nur ein geringer Teil der Schritte von Bedeutung, und auch die Unterteilung in Unterschritte ist für die meisten Fälle zu stark. Dennoch ist das Werk insbesondere für Konzepter mit weniger Erfahrung empfehlenswert.

Auch Auftraggeber können anhand dieser Tabelle prüfen, ob die beauftrage Agentur die wichtigsten Schritte eingeplant und kalkuliert hat. Vertrieben wird die dmmv Kalkulationssystematik (89 Euro, incl. CD-Rom mit der Tabelle als Excel-Datei) über den Hightext-Verlag .

Honorarsätze

Inzwischen gibt es Erfahrungswerte, was den Aufwand betrifft und Anhaltspunkte für die Honorarsätze. Empfehlenswert für Letzteres ist der iBusiness Honorarleitfaden des dmmv. Er wird regelmäßig aktualisiert und gibt an, wie viel mehrere Hundert Multimedia-Dienstleister im deutschsprachigen Raum durchschnittlich für die einzelnen Arbeitsschritte eines Projekts verlangen.

Auch der Honorarleitfaden ist beim Hightext-Verlag erhältlich.

Als ersten groben Anhaltspunkt finden Sie hier die Sätze der Beispielkalkulation aus dem Buch „Website-Konzeption“.

Vergessen Sie aber nicht: Der Preis ist nicht alles. Denn es bekommt nicht immer der billigste Anbieter den Zuschlag. Immer mehr Menschen ist inzwischen klar, dass sich Qualität von Websites lohnt ­ und dass diese ihren Preis hat.

Weitere Tipps zum Thema Aufwandsschätzung und Kalkulation finden Sie im Buch „Website-Konzeption“.

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