Drei Aufgaben, die jedes Intranet erfüllen sollte. Case Study Siemens.

Als modernes Mitarbeiterportal hat das Intranet drei wichtige Einsatzbereiche:

• Es ist erstens Medium für die redaktionell betreute interne Kommunikation.
• Zweitens dient es als Arbeitsmedium zur Unterstützung der Zusammenarbeit über Abteilungs- und Ländergrenzen hinweg.
• Überdies fördert das Intranet als soziales Medium die umfassende Interaktion und Vernetzung der Mitarbeiter.

Der Mehrwert ergibt sich durch die Verknüpfung dieser drei Aspekte. References+ ist beispielsweise eine Web-Anwendung zum weltweiten Austausch von Wissen, Erfahrungen und Best-Practices innerhalb des Siemens-Intranets.

Im Sinne von ‚Social Networking‘ vernetzt References+ Siemens-Mitarbeitende über organisatorische, hierarchische und geographische Grenzen hinweg und animiert sie zur direkten Kommunikation untereinander. Mitarbeiter richten Fragen, auf die sie in ihrem Umfeld keine Antwort finden, an ein Forum. Antworten können von der Community auf ihren monetären Wertbeitrag für das Unternehmen bewertet werden. Je nach Werteinschätzung verteilt das System die Frage automatisch an eine entsprechende Anzahl an Kollegen. Das Intranet berücksichtigt dabei auch die Spezialisierung der Mitarbeiter und versucht so einen geeigneten Mitarbeiterkreis für die Beantwortung zu finden.

Derzeit umfasst die Siemens-Nutzer-Community knapp 10.000 Mitarbeiter aus über 70 Ländern. Alle Teilnehmer können über die Community-Plattform neue Beiträge publizieren und sowie auf die etwa 20.000 bisher eingegebenen Beiträge zugreifen.

Johannes Müller, Wissensmanager bei Siemens in der Schweiz, beobachtet dabei, dass der Wissenstransfer nicht nur über die Anwendung, sondern parallel dazu auch über rein bilaterale Kommunikation im Rahmen von Telefonaten, Meetings etc. stattfindet. Das Intranet fördert die Vernetzung und somit auch die Zusammenarbeit auf unterschiedlichen Kanälen.

Intranet braucht Verantwortliche und langfristiges Investment

Wie stark das Intranet im Unternehmen akzeptiert wird, hängt ganz klar von den gebotenen Vorteilen für Mitarbeiter und Unternehmen ab. Dargestellte Informationen und Funktionen müssen einen klaren Nutzenvorteil liefern, denn langfristig müssen sich für das Unternehmen die aufgebrachten Ressourcen messbar lohnen. Ist eine finanzielle Kalkulation der Vorteile des Intranets nicht möglich, so sollten zumindest positive Erfolge mess- und sichtbar gemacht werden – am besten über die Methode des ‚Story Telling‘. Erfolge des Intranets werden hierbei strukturiert erfasst, niedergeschrieben und laufend kommuniziert.

Ein Intranet bloß zu installieren reicht nicht aus. Sein Erfolg hängt entscheidend von der Verfügbarkeit eines ausdrücklich projektverantwortlichen ‚Motivators‘ ab. Projekte ohne Motivatoren sterben rasch. Es braucht also einen Intranet-Enthusiasten im Unternehmen, der sich dem Thema annimmt, es nach vorne treibt und auch die Vorteile laufend kommuniziert.

Für erfolgreiche Intranet Manager ist das Sammeln von Erfahrungswerten und ein Blick in Intranets anderer Organisationen unverzichtbar. In den Advatera Intranet Expertengruppen treffen sich regelmäßig Intranet Manager zum Erfahrungsaustausch und diskutieren Case Studies wie jene von Siemens.

Die Siemens Case Study gibt es übrigens auch zum Nachlesen:

Johannes Müller, Alexander Stocker: „Siemens Building Technologies Division: Globaler Wissens- und Erfahrungsaustausch mit References+“. Schriftenreihe zu Enterprise 2.0-Fallstudien Nr. 13, Andrea Back, Michael Koch, Petra Schubert, Stefan Smolnik (Hrsg.): Enterprise 2.0 Fallstudien-Netzwerk, April 2012, ISSN 1869-0297.

Johannes Müller, Jaren Krchnavi, Alexander Stocker: „Global Knowledge Exchange Using References+ within the Siemens Intranet“. In Evie Serventi (Hrsg.): „Innovation and Transformation Through Knowledge Management“, Ark Group, ISBN 978-1-908640-69-7, Seiten 71-80