Schneller Zugriff auf aktuelle Informationen, Dateien und Applikationen sowie Möglichkeiten für den interaktiven Austausch mit Kollegen weltweit: diese Anforderungen sollte das neue Intranet eines international tätigen Getränkeherstellers mit Hauptsitz in DACH erfüllen. Davon versprach sich der Konzern Produktivitätssteigerungen, ein effizienteres Arbeitsumfeld und verbesserte Collaboration-Möglichkeiten. Darüber hinaus wollte man durch den Einsatz moderner Enterprise-Social-Software auch die Attraktivität als Arbeitgeber steigern, speziell bei den Nachwuchs-Kräften, den Digital Natives.
Im Laufe der Jahre hatten sich bei dem Getränkehersteller, der Mitarbeiter in mehr als 100 Ländern weltweit beschäftigt, sehr heterogene Strukturen herausgebildet – sowohl was IT und Software, als auch was den Content betraf. So setzten die Niederlassungen in unterschiedlichen Ländern und zum Teil auch die verschiedenen Abteilungen vor Ort jeweils eigene Applikationen für ihren Bedarf ein. Die Inhalte waren auf diversen Servern gespeichert, was nicht nur zu einer Mehrfach-Datenhaltung geführt hatte, sondern auch dazu, dass Wissen und Daten oft nicht zentral verfügbar waren. Ein Intranet gab es zwar, aufgrund mangelnder User Experience wurde es jedoch von den Mitarbeitern nicht genutzt.
Um Inhalte und IT-Struktur zu konsolidieren und den Wissensaustausch zu fördern, wollte der Getränkehersteller ein interaktives Intranet und eine übergreifende Collaboration-Plattform einführen. Als zentraler Einstieg sollte dabei eine personalisierbare Startseite dienen, von der aus die Benutzer per Single-Sign-On auf alle für sie wichtigen Applikationen Zugriff haben. Mit der technischen Konzeption und Umsetzung des Projekts beauftragte der Getränkekonzern im Oktober 2012 die Netpioneer GmbH, Spezialist für individuelle Internetlösungen mit Sitz in Karlsruhe. Der Dienstleister verantwortete den Entwurf und die Implementierung der unterschiedlichen Intranet-Komponenten, Applikationen und Web-Services für das konzernweite Projekt.
Social Web-Prinzipien auf Geschäftsprozesse übertragen
Um die Mitarbeiter mit einem zeitgemäßen und benutzerfreundlichen Intranet zu begeistern, sollte dieses den Grundsätzen des Social Web entsprechen, d.h. intuitiv bedienbar und interaktiv sein. Eine wesentliche Aufgabe bestand also zunächst darin, diese Prinzipien auf die Geschäftsprozesse des internationalen Konzerns zu übertragen. Daneben galt es, eine Lösung zu schaffen, die folgende Voraussetzungen erfüllte:
- Flexible Anpassung an die Anforderungen und Präferenzen einzelner Nutzer und Nutzergruppen.
- Einfacher, schneller Zugriff auf alle benötigten Anwendungen, Werkzeuge und Daten per Single-Sign-On.
- Responsive Design und Intranet-Zugriff über mobile Endgeräte wie Laptop, Tablet oder Smartphone.
Flexible Plattform mit umfassenden Funktionalitäten
Gemeinsam mit dem Getränkehersteller entwickelte man die übergreifende Intranetplattform „My Workbench“ auf Basis des Content Management Systems FirstSpirit und moderner Webtechnologien. Ein wesentlicher Bestandteil des neuen Intranets ist daneben ein breites Angebot an Lösungen für die interne Unternehmenskommunikation, die Zusammenarbeit der Mitarbeiter und für den interaktiven Wissensaustausch. Dazu zählen beispielsweise Blogs, Wikis sowie Werkzeuge für die Ablage und den Transfer von Daten und Dokumenten. Die jeweiligen Applikationen gleichen den Anwendungen, welche die Nutzer von Social Media-Plattformen gewohnt sind und unterstützen dadurch eine einfache und intuitive Bedienung. Für den Austausch untereinander stehen den Mitarbeitern weitere Funktionen wie Status-Updates, Chats und Shared Spaces zur Verfügung. Ziel war es, dadurch die interne Kommunikation anzuregen und die Flut der täglichen E-Mails zu reduzieren.
Die Web-Applikationen entwickelte der Karlsruher Internet-Dienstleister auf Basis moderner Webtechnologien wie HTML5, CSS3 und AngularJS, einem JavaScript-basierten Open Source-Framework von Google, das Änderungen in der Datenausgabe automatisch mit dem Datenmodell abgleicht. Dies funktioniert auch umgekehrt, sodass eine „Single Source of Truth“, also die Einheitlichkeit der Daten aus einer Quelle, gewährleistet ist. Der große Vorteil dieser Technologie: Durch den Einsatz des Frameworks konnte ein Großteil der Geschäftslogik auf die Endgeräte ausgelagert werden. Auf diese Weise mussten serverseitig nur wenige verbleibende Web Services implementiert werden. Das Projekt gestaltete sich technisch sehr anspruchsvoll, da die Softwareentwickler des Internet-Spezialisten quasi bei Null starteten und sehr heterogene Systeme integrieren mussten. Letztlich wurden jedoch alle Aufgaben und Hürden – wie etwa die Inkompatibilität einiger Internetbrowser mit den implementierten Apps – trotz enger Zeit- und Budgetvorgaben erfolgreich gemeistert.
Nutzererlebnis wie im Social Web
Mit Hilfe des neuen Intranets will der Getränkehersteller mit der Entwicklung im Social Web und den Gewohnheiten der jüngeren, Social Media-affinen Nutzer Schritt halten. Das System wurde deshalb an die Vorgänge und Funktionalitäten in sozialen Netzwerken angelehnt und ermöglicht den personalisierten Zugriff auf Inhalte, Funktionen und Anwendungen. Durch die individuelle oder rollenbasierte Vergabe von Berechtigungen lässt sich zudem der Zugriff auf Anwendungen und Inhalte problemlos steuern.
Mit seiner neuen Plattform namens „My Workbench“ geht der Getränkehersteller jedoch noch einen Schritt weiter: Jeder Mitarbeiter kann sich seine persönliche Arbeitsumgebung selbst gestalten, z.B. auf der Einstiegsseite genau die Anwendungen anzeigen lassen, die täglich oder häufig benutzt werden. Per Mausklick zieht der Mitarbeiter Anwendungen wie Kalender, Chat, News-Ticker, Arbeitszeiterfassung oder Datenablage in den Startbildschirm und kann sie von hieraus ebenso einfach starten. Zudem gibt es einen sogenannten Activity-Stream, in dem die Mitarbeiter neue Inhalte und Interaktionen verfolgen können. Derartige Funktionalitäten sind viele Mitarbeiter durch ihre private Internetnutzung gewohnt – nun erleben sie diesen Komfort endlich auch am Arbeitsplatz.
Einheitlicher, schneller Zugriff auf Anwendungen und Daten
In der Vergangenheit litt die Arbeitseffizienz bei dem Getränkehersteller unter der unübersichtlichen Vielzahl unterschiedlicher IT-Systeme, zwischen denen es keinen einheitlichen Datenabgleich gab. Zudem waren an den verschiedenen Systemen jeweils gesonderte Anmeldungen erforderlich, was zusätzlichen Aufwand verursachte. Mit der neuen Intranetplattform sollten Komfort und Effizienz deutlich erhöht werden. Daher wurde „My Workbench“ als zentraler Einstiegspunkt zu sämtlichen Unternehmensanwendungen konzipiert – mit nur einer Anmeldung. Von seiner persönlichen Intranet-Startseite aus kann jetzt jeder Mitarbeiter – je nach Berechtigung und Profil – auf weitere Applikationen wie Jive, SAP oder Microsoft Exchange direkt zugreifen. Auch der Datenaustausch zwischen den Systemen funktioniert heute über vollintegrierte Schnittstellen in Echtzeit. Dank Indexierung aller Konzerndaten, von E-Mails bis zu Medieninhalten, sind alle Informationen über das Intranet jederzeit für alle Mitarbeiter schnell auffindbar und zugänglich.
Nutzung des Intranets über verschiedene Endgeräte
Die Mitarbeiter des internationalen Getränkeproduzenten erledigen heute ihre Arbeit flexibel an verschiedensten Endgeräten und Standorten. Neben Desktop-PCs und Laptops sind auch Tablets und Smartphones mit unterschiedlichen Betriebssystemen wie iOS, Android und Windows im Einsatz. Neben dem uneingeschränkten Zugriff auf die Intranetplattform über die verschiedenen Endgeräte war deshalb auch die optimale Lauffähigkeit der Anwendungen auf verschiedenen Betriebssystemen eine entscheidende Anforderung an das neue Intranet. Auch hier konnten die Spezialisten des Karlsruher Internet-Dienstleisters mit der Anwendung von HTML5, CSS3 und des AngularJS-Frameworks punkten, da es die Entwicklung von Web-Applikationen in responsivem Design erlaubt. Die auf dieser Basis entwickelten Apps erkennen das Endgerät und passen sich der Plattform entsprechend automatisch an, sodass die Bedienung der Anwendung im Front-End immer optimal auf das jeweilige Endgerät zugeschnitten ist.
Verbesserte Zusammenarbeit
Die grundlegend neu gestaltete Intranetplattform „My Workbench“ wurde im Mai 2013 zunächst am Hauptsitz des Getränkeherstellers eingeführt und erntete umgehend positives Feedback. Schnell brachten sich die Mitarbeiter auch mit eigenen Vorschlägen für weitere Ergänzungen ein. Deren Umsetzung sorgte dafür, die Akzeptanz für das neue Arbeitsumfeld weiter zu steigern. Nach und nach ist die Plattform um zusätzliche Apps erweitert und an zahlreichen internationalen Standorten ausgerollt worden; bis Sommer 2014 wird die neue Umgebung allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen. Bis dahin sollen auch weltweit alle bestehenden Inhalte und Anwendungen konsolidiert sein, um jedem Benutzer einheitliche Informationen schnell zur Verfügung zu stellen.
Der Nutzen der Investition in die neue Intranetplattform liegt auf der Hand: Die Zusammenarbeit und die Kommunikation der Mitarbeiter untereinander haben sich durch „My Workbench“ bereits deutlich verbessert. Langfristig ergibt sich für den Getränkekonzern ein deutliches Einsparpotenzial, da die Arbeitsabläufe wesentlich effizienter geworden sind. Und last but not least überzeugt das Unternehmen als Enterprise 2.0 seine aktuellen und zukünftigen Mitarbeiter mit einem modernen Arbeitsumfeld.
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