Enterprise Content Management (ECM) in der Cloud

Warum die Cloud eine Notwendigkeit für den ECM-Markt darstellt

Die Cloud gab es eigentlich schon immer – Dienste welche in dunklen Kellern betrieben und für unzählige Personen zur Verfügung gestellt werden. Angefangen von ERP-Anwendungen wie bspw. SAP über Vertriebssteuerungssysteme wie SugarCRM bis hin zu klassischen Netzlaufwerkspeichern, können wir schnell feststellen, dass die Cloud im Kern nichts Neues für unsere tägliche Arbeit darstellt. Doch die Cloud zementiert neben der klassischen „SaaS“ (Software as a Service) auch noch weitere Eigenschaften, welche dem heutigen und zukünftigen Geschäftsleben deutlich mehr Dynamik verschaffen können. Denn die Eigenschaften der Cloud, wie die ständige Verfügbarkeit, die uneingeschränkte Erreichbarkeit und die Integration in bestehende interne Prozesse können sehr schnell deutliche Mehrwerte für das eigene Unternehmen schaffen im ECM-Markt.

ECM mit Cloud-Services

Schauen wir uns das Thema Enterprise Content Management in Bezug auf die Cloud-Services genauer an. ECM steht klassisch für das Erfassen, Speichern, Verarbeiten und Verwahren von kritischen Unternehmensinformationen. Bevor ECM-Systeme überhaupt Einzug gehalten haben, wurden Keller mit Aktenschränken aufgebaut, welche sich Jahr um Jahr füllten. Die Idee, diese Dokumente nicht in einem analogen Archiv sondern stattdessen in einer elektronischen Akte aufzubewahren galt lange Zeit bis in das heutige Jahrtausend als nicht überzeugend. Die Transformation des Prozesses der Suche nach Inhalten, weg von Aktenschränken, hin zu einer (vielleicht sogar) Web-basierenden Suche kann durch aus als revolutionär betrachtet werden.

Die Umsetzung von digitalen Archivlösungen, welche auch das Thema Rechtssicherheit bedenken, ist heute bei weitem keine Seltenheit mehr. Die Mehrwerte für Unternehmen sind schnell gesagt: hohe Verfügbarkeit, schneller Zugriff, geringer Verwaltungsaufwand, wenig Unterhaltskosten für die Aufbewahrung der Dokumente, Automatisierte Aktenvernichtung.

Der Schritt vom analogen zum digitalen Zeitalter war sicherlich ein großer Schritt für viele Unternehmen im Dokumentenbereich gewesen. Doch auch nach der Umstellung ein digitales Archiv, ist zumindest ein Aspekt immer klar gewesen: die Daten (auch wenn sie Digital in „Nullen“ und „Einsen“ gespeichert werden) liegen dennoch im eigenen Unternehmen. Nur eigene Mitarbeiter hatten in der Regel die Möglichkeit, auf Dokumente zuzugreifen.

Doch heutzutage genügt ein reines digitales Archiv oft schon nicht mehr aus. Mitarbeiter, Personengruppen ja sogar ganze Abteilungen nutzen im Zuge der Erhöhung der Komplexität neue innovative Anwendungen um bspw. mit externen Mitarbeitern, Partnern oder Kunden zusammenzuarbeiten. Das eigene digitale Archiv ist diesen neue Ansturm an Anforderungen im Bereich Dokumenten-Sharing, Collaboration nicht gewachsen. Die eigene Datenhoheit ist stark gefährdet, da Abteilungen wie Marketing, Presse bereits begonnen haben, Applikationen wie Dropbox für das Verteilen und der Zusammenarbeit zu verwenden – meistens gegen die Richtlinien der eigenen Compliance. Mehr zum Thema im Artikel: Was die DSGVO von Unternehmenswebseiten verlangt

Herausforderung Filesharing

Filesharing-Dienste wie Dropbox haben seit einiger Zeit auch den Siegeszug in Unternehmen angetreten – obwohl kritische Geschäftsdaten eigentlich nicht außerhalb der eigenen IT ausgelagert werden dürfen. Verschiedene Abteilungen in Unternehmen müssen mit externen Dienstleistern und Partner zusammenarbeiten. Der Zugriff auf interne Systeme wie File-Server ist oft nicht möglich. Die Kommunikation via Mail ist schwierig und kompliziert wenn Dokumente in größeren Mengen ausgetauscht werden sollen. Durch die Verfügbarkeit von einfach zu bedienenden Dienste wie bspw. Dropbox, gibt es für die betroffenen Abteilungen bzw. Personen eine erste vernünftige Lösung.

Zugriff via Web-Browser, Offline-Zugang, Integration in Smartphones und Tables überzeugen einfach. Leider sind diese Daten auf externen Systeme gespeichert und unterliegen nicht der Hoheit des eigenen Unternehmens. Datenmissbrauch, Datendiebstahl und unkontrollierter Datenwirrwarr ist langfristig vorprogrammiert. Außerdem: sind erst einmal tausende Dokumente in die Cloud abgespeichert, sind Möglichkeiten wie Prozessunterstützung, Abbildung von Geschäftsinformationen an Dokumente nicht mehr möglich.

Anforderungen an heutige ECM-Systeme

Genau hier muss der ECM Markt sich bewegen und neue Möglichkeiten anbieten und neue Anreize schaffen, eine zentrale und moderne Dokumentenablage bieten zu können. Mobiles Arbeiten via Tablets und Smartphones, Offline Bearbeiten von Dokumenten und die Netzübergreifende Zusammenarbeit sind nur einige wesentliche Anforderungen an ECM-Systeme der heutigen und zukünftigen Zeit.

Die Cloud kann hier ein wesentliches Medium darstellen, um die zukünftigen Anforderungen besser abzubilden und die Kluft zwischen kritischen Unternehmensdaten und externer Zusammenarbeit zu schließen. Dabei dient die Cloud im Wesentlichen dafür, nicht kritische Unternehmensdokumente mit verschiedenen Dienstleistern, Partner, Kunden oder externen Mitarbeitern auszutauschen und diese zusammen bearbeiten zu können. Der Zugriff auf den Cloud-Dienst auf die eigene interne ECM-Lösung erfolgt dann via Bidirektionaler Synchronisation. Dadurch bleiben wichtige kritische Unternehmensdokumente im Unternehmensnetzwerk gespeichert und stehen externen Personen nicht zur Verfügung. Nur ausgewählte Akten können für bestimmte Bearbeitungsprozesse in die Cloud synchronisiert und somit geteilt werden. Die Cloud sollte darüber hinaus verschiedene Schnittstellen bieten um bspw. via Tablet zugreifen zu können.

Als ein führendes Beispiel (auch nach Gartner entsprechend danach beurteilt) in diesem Bereich kann Alfresco angesehen werden. Mit Alfresco lässt sich dieses immer größere werdende Problem lösen. Alfresco stellt die notwendigen Schnittstellen und Integrationen zur Verfügung, damit ein Unternehmen eine private Unternehmens Cloud (Private Cloud) aufbauen kann. Zugriff auf Dokumente über den Web-Browser, Offline-Zugang sowie Smartphone und Tablet-Zugriff sind ebenfalls problemlos möglich. Doch Alfresco stellt viel mehr dar, als eine reine Dropbox-Alternative. Prozessunterstützung, Versionierung und „echte“ Zusammenarbeit sind mit Alfresco als führendes Open Source ECM problemlos möglich.

Egal welche ECM-Lösung es am Ende wird – sicher ist, dass der Weg in die Cloud ein strategisch wichtiger ist. Dadurch lassen sich zukünftig Geschäftsvorfälle (welche immer komplexer werden) vor allem im Bereich Zusammenarbeit mit verschiedenen Unternehmen, Lieferanten, Partnern oder sogar Endkunden stark vereinfachen – die Zukunft kann also ruhig ein wenig „Cloudy“ sein!