Dokumenten Management der Zukunft

CMIS -Der zukunftsweisende Standard

Viele Unternehmen lechzen seit Jahren nach einer einheitlichen Lösung, die es ihnen erlaubt, Dokumente unabhängig vom System über standardisierte Technologien zu durchsuchen und zu verwenden. Der Standard CMIS zeigt den Weg.

Zusammenführung von ECM-Systemen

Die Verlagerung von Arbeitsprozessen weg von Papier hin zum Computer führt zu einer massiven Veränderung der Arbeitswelt. Denn die digitale Verwaltung und langfristige Sicherung von Dokumenten bedeutet komplett neue Anforderungen an Unternehmen. Eine wesentliche Anforderung ist sicherlich, dass verschiedene Bereiche im Unternehmen davon abhängig sind, dass Dokumente in einer geeigneten Form schnell zur Verfügung stehen. Dazu müssen vor allem verschiedenste IT-Systeme miteinander kooperieren und Informationen zu Dokumenten austauschen. Denn ein IT-Prozess besteht heute nicht mehr nur aus einer Applikation, sondern aus der Nutzung vieler Anwendungen.

Die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Applikationen wird deshalb immer wichtiger, sodass auch der Zugriff und die Bearbeitung von Dokumenten praktischerweise überall funktioniert muss. Erschwerend kommt hinzu, dass verschiedene Dokumentenablagen im Unternehmen existieren können (bspw. oft zu sehen im Pharmabereich: validierte ECM-Systeme oder branchenspezifische Lösungen). Eine Vereinheitlichung von Dokumenten in diesen Fällen ist zwar i.d.R. nicht erwünscht bzw. nicht möglich, es besteht aber die Hoffnung, zumindest im ersten Schritt eine auf visueller Basis existierende Zusammenführung von ECM-Systemen umzusetzen.

CMIS – Der zukunftsweisende Standard

CMIS ist ein Standard für verschiedene ECM-Systeme. Content Management Interopability Services oder kurz CMIS lautet die herstellerunabhängige Spezifizierung, die von den führenden ECM-Herstellern EMC, IBM und Alfresco bis Ende des Jahres 2009 definiert wurde und in ihren Systemen umgesetzt wurde.

Vergleicht man CMIS mit der Standardisierung von SQL, einen Abfragestandard für Datenbanken, so erkennt man den klaren anwendungsorientierten Bezug. Obwohl beide Standards (bewusst) viele Parallelen aufweisen, bspw. in der Form der Suchsyntax, erhält man bei CMIS immer ein Dokument als Resultat einer Suche. D.h. ein bereits verarbeitetes Werk mit verweisenden Metadaten und Informationen. Durch den anwendungsorientierten Bezug bei CMIS erfolgt eine Abfrage auf einen Dokumenttypen oder einer Metadatenfeld. Zu Recht kann gesagt werden, dass CMIS eine weitere Schicht zwischen den technischen Aufbau und dem Endanwender darstellt. Für die Infrastrukturlandschaft eines Unternehmens kann dieser Standard erstaunlich positive Effekte erzeugen wie bspw.:

Verringerung des „Wildwuchses“ an Integrationslösungen auf ein Minimum und dadurch…
… Senkung der Kosten für (Neuentwicklungen) und Wartung
Optimierung und Flexibilisierung der Geschäftsprozesse durch vereinfachten/einheitlichen Zugriff auf ECM-Systeme

CMIS näher betrachtet

Verwendet werden können vier verschiedene Grundtypen welche von dem gleichen Objekt (engl. Object) ableiten: Dokumente, Verzeichnisse, Beziehungen, Policies.

Der wichtigste Typ stellt das Dokument an sich dar. Versionen können nur auf diesen Typ erzeugt oder abgefragt werden. Jede Version eines Dokumentes hat eine eindeutige Identifikationsnummer, die „object ID“ genannt wird. Ein Dokument verfügt über eine Versionshistoriennummer, genannt „Version Series ID“.

Das Verzeichnis (engl. Folders) stellt den zweiten Typ dar, der über CMIS verarbeitet werden kann. Hier kann definiert werden, welche Dokumenttypen im Verzeichnis abgelegt werden können.

Darstellung der wesentlichen Elemente des CMIS-Datenmodells (ausgenommen Streams)

Beziehungen (engl. Relationships) stellen einen Bezug zwischen zwei verschiedenen Objekten her. Diese nicht invasive Beziehung stellt keine direkte Abhängigkeit zueinander dar. Wird ein Objekt einer Beziehung gelöscht, führt das nicht zu kaskadierendem Verhalten (wie bspw. massenhaftes Löschen).

Policies sind nicht exakt vom CMIS-Standard definiert worden. Eine Policy wird bspw. auf ein Objekt wie ein Dokument angewandt, um ein bestimmtes Verhalten auf dem jeweiligen System zu erwirken (bspw. die zusätzliche Markierung eines Dokumentes als gelesen).

Metadaten sind über CMIS ebenfalls bearbeitbar. Über sogenannte Eigenschaften (engl. Properties) können die zusätzlich zum Dokument gespeicherten Informationen durchsucht und geändert werden.

Über eine ebenfalls standardisierte Suche (CMIS-Query Language) kann ähnlich wie mit SQL nach Dokumenten via Befehl „SELECT * FROM cmis:document“ gesucht werden. Eine Einschränkung auf bestimmte Metadaten ist natürlich auch möglich.

CMIS bietet darüber hinaus auch die Möglichkeit, über sogenannte Renditions, Objekte wie Dokumente oder Verzeichnisse visuell darstellen zu lassen. Ein klassisches Beispiel ist das Vorschaubild für ein Dokument, das als „Thumbnail“ definiert ist. Man spart sich also die mühselige Erstellung einer eigenen Vorschau, sondern stellt direkt das bereits vorgerenderte und mit übertragene Bild, bspw. eines Dokumentes, dar.

Natürlich bietet CMIS die Möglichkeit, Berechtigungen über eine sogenannte ACL (Access Control List) zu steuern. Die Berechtigungsvergabe ist dabei relativ einfach gehalten: Schreiben (write), Lesen (read), Komplett (all) können auf bspw. Benutzer und Gruppen vergeben werden.

Die Technik hinter CMIS

CMIS basiert auf dem Prinzip, dass herstellerabhängige Details (Metadatenstruktur, Verarbeitungsweise der Dokumente) von der CMIS-Implementation ausgeblendet werden. Der Zugriff auf CMIS erfolgt wahlweise über SOAP Web Services oder AtomPub. Der Vorteil von AtomPub besteht in der relativ einfachen Umsetzung von Anbindungen an eigene Entwicklungen. Denn über REST können auf einfache Weise Anfragen an das System gestellt werden. Auch der Response, der in XML (Atom-Feed)-Form vorliegt, kann sehr schnell weiterverarbeitet werden. Des Weiteren existieren verschiedene Services welche die CMIS-Implementation via SOAP-Schnittstelle (bereitgestellt über WSDL) zur Verfügung stellt (Auszug):

Navigation Service: Iterieren in der Verzeichnishierarchie
Object Service: Basis zum Bearbeiten und Auslesen von Dokumenten
Discovery Service: Ausführen von Suchanfragen
Versioning Service: Checkin/Checkout-Operationen

CMIS in der Praxis

Die Integration von einem Portal- und einem ECM-System hat langfristig gesehen viele Vorteile. Die Stärken beider Portale können über eine Oberfläche zu einem großen Teil präsentiert werden. Mit Liferay (Portal) und Alfresco (ECM), die führenden Open Source Systeme in ihren Bereichen, stand die Idee einer effizienten Integration seit der Entstehungsgeschichte beider Produkte immer im Vordergrund.

Liferay und Alfresco lösen das Integrationsproblem nahezu automatisch. Durch die Nutzung von CMIS können wesentliche Dokumentoperationen wie Suche, Lesen und Schreiben durchgeführt werden. Mit Liferay 6.1 können in die standardmäßig vorhandene Dokumentenbibliothek Repositories (ECM-Systeme) via CMIS eingebunden werden. Eine einfache Integration in das bestehende Portal erfolgt so ohne großen Aufwand.

Was die Zukunft bringt

Betrachtet man den Content-getriebenen Markt, erkennt man seit 2009 eine starke Richtung zu CMIS-basierenden Lösungen bzw. Erweiterungen für bestehende Produkte. Der klare Vorteil eines einheitlichen Formates ist sofort erkannt worden. Produkte wie Drupal, Alfresco, Liferay aber auch Documentum verfügen über eine CMIS-Schnittstelle.

Zu groß waren die bis dato vorhandenen Narben, die dokumentenbezogene Integrationsprojekte (beschönigende Beschreibung) hinterlassen haben.

Allein aus diesem Grund ist die zukünftige Entwicklung von CMIS sehr positiv zu sehen. Die aktuelle Version 1.1 behebt bspw. nicht nur wesentliche Mängel der früheren Version. CMIS 1.1 bietet auch die Verwendung von Aspekten an. Aspekte sind vordefinierte Metadaten (Mehrzahl), die an ein Dokument oder Verzeichnis zusätzlich angefügt werden können. Dadurch erhalten Dokumente noch mehr Aussagekraft ohne den eigentlichen Dokumenttyp umzuwandeln.

Die Zukunft im Dokumentenbereich sieht also dank CMIS blendend aus.