Obwohl das Thema „Enterprise Content Management“ laut Statista zu den Top-Themen der IT-Branche für 2015 gehört, werden noch immer viele Webseiten – auch von Unternehmen – ohne Content Management System betrieben. So verzichten laut W3techs.com – trotz vieler Gründe, die für den Einsatz eines geeigneten CMS sprechen – ca. 58% aller Webseiten-Betreiber auf den Einsatz von CMS Software.
Situation 1:
Sie brauchen die IT um Inhalte zu pflegen
Inhalte werden in der Regel durch Redaktion, Marketing oder Vertrieb erstellt. Vor diesem Hintergrund macht es Sinn, dass Inhalte auch von diesen Personen online gestellt werden können.
Ohne ein Content Management System ist oft der Umweg über die Technikabteilung nötig. Selbst kleine Änderungen in Formulierungen oder der Austausch eines Bildes kann so längere Zeit in Anspruch nehmen. Aktualisierungen werden dann oft ganz unterlassen.
Mit einem CMS kann potentiell jeder – dem Sie entsprechende Rechte gewähren – ohne HTML-Kenntnisse Inhalte veröffentlichen, ändern oder entfernen. Von Text bis zu multimedialem Content. Ihre Website ist so ohne großen Aufwand immer up-to-date. Das merken auch die Kunden.
Mit einer soliden Rechte- und Rollenverwaltung (beachten Sie dies bei der Auswahl des CMS) ist zudem alles sicher und nachvollziehbar.
Situation 2:
Ihre Webseite wächst. Genauso der Pflegeaufwand
In aller Regel wächst die Anzahl der Seiten mit der Zeit kontinuierlich an.
Studien gehen davon aus, dass der Aufwand ohne CMS mit steigender Anzahl an Seiten bzw. steigender Anzahl Aktualisierungen etwa quadratisch wächst.
Die Gründe liegen unter anderem darin, dass Anpassungen (z.B. die Änderung von Daten, das Setzen von Links zu neuen Seiten u.v.m.) manuell an vielen Stellen vorgenommen werden müssen.
Völlig anders mit einem CMS: Nach einem höheren Anfangsaufwand für Implementierung, Integration und Templating tendiert der Aufwand für neue Seiten gegen Null.
Einmal erstellte Seiten- und Modultemplates können ohne Mehraufwand an zahlreichen Stellen und auf zahlreichen Seiten wiederverwendet werden. Häufig sind fertige Templates beim Anbieter bereits vorhanden und können genutzt werden.
Informationen (z.B. ein Footer oder Kontaktangaben) werden zentral an einer Stelle geändert und wirken sich sofort an allen betroffenen Stellen aus. Dies trägt nicht nur zu einem einheitlichen Erscheinungsbild der Website bei, sondern reduziert vor allem Zeit- und Kostenaufwand.
Situation 3:
Sie planen oder betreiben mehrere Portale
Der Aufwand für die Verwaltung der Webseiten-Inhalte steigt dann nicht nur im beschriebenen Maße mit der zunehmenden Anzahl an Seiten, sondern multipliziert sich zudem mit jedem weiteren Portal. Schnell verdoppelt, verdreifacht oder vervierfacht sich Ihr Aufwand – je nachdem wie viele Portale Sie betreiben. Ein Unterfangen, das ohne Content Management System schnell sehr aufwändig wird.
Professionelle CMS-Systeme ermöglichen Multiportal- und Cross-Portal-Publishing. Verschiedene Webprojekte können dann aus einer Instanz verwaltet werden.
Das Teilen von Inhalten und gegebenenfalls Templates reduziert den Aufwand um ein Vielfaches. Templates, Ressourcen und Beiträge werden zentral gepflegt und können mit wenigen Klicks auf verschiedene Webseiten und verschiedene Portale publiziert werden.
Situation 4:
Ihre Website soll dynamisch werden
Statische Inhalte reichen auf vielen Webseiten – nicht nur in Shops, Foren oder Blogs – nicht aus, um den (Informations-) Bedürfnissen der Besucher gerecht zu werden oder um zeitgemäße Funktionen anzubieten. Für eine Vielzahl gängiger Features, z.B. Login-Funktion oder Anzeige von Terminen, werden mehr oder weniger umfassende Skript- und Datenbankfunktionen benötigt.
Wenn Sie Dynamik in Ihre Website bringen wollen, dann ist ein Content Management System genau das Richtige für Sie.
Sie brauchen sich nicht selbst mit komplizierten Skriptsprachen und Daten- bankabfragen herumschlagen.Content Mangement Systeme sind genau darauf angelegt, dynamische Inhalte zu verwalten und stellen entsprechende Funktionen in vielfältigsten Formen out-of-the-box bereit.
Situation 5:
Ihr Team wächst: Mehrere Personen arbeiten an der Website
Je mehr Personen Inhalte besteuern, desto wichtiger ist es, nicht von einer zentralen Stelle wie z.B. der Technikabteilung, abhängig zu sein.
In dieser Situation stellen sich jedoch noch andere Fragen: Soll jeder direkt auf die Seite publizieren können oder sind Freigabeprozesse nötig? Wie kann nachvollzogen werden, wer Änderungen an der Seite vorgenommen hat?
Ein gutes CMS liefert hierzu Antworten!
Eine granulare Rechteverwaltung bestimmt exakt, wer welche Tätigkeiten vornehmen kann und macht diese nachvollziehbar. Workflow-Prozesse wie Aufgaben-Management und Check-out-Funktion regeln Abläufe im Team und die (hoffentlich unterstützte) Versionierung ermöglicht es, bei Fehlern problemlos auf einen früheren Stand der Inhalte zurückzustellen.
Situation 6:
Sie benötigen Hilfe bei der Suchmaschinen-Optimierung
Traffic aus Suchmaschinen ist ein elementarer Baustein für den Erfolg eines Webprojekts. Hierfür spielt die sogenannte SEO Onpage-Optimierung eine entscheidende Rolle: Zwar wird sie nicht alleine zu Top-Platzierungen führen, jedoch wird fehlende Optimierung sicher ein gutes Ranking verhindern.
Gute Content Management Systeme integrieren in aller Regel SEO-Funktionalitäten, die auch für unerfahrene Nutzer einfach zu bedienen sind. Achten Sie bei der Auswahl darauf, dass mindestens Funktionen zur Optimierung von URLs, Meta-Daten, Seitenladezeit, interner Verlinkung und Inhalten vorhanden sind.
Situation 7:
Nicht nur Traffic, auch die Seitenladezeiten steigen
Ihre Anstrengungen werden mit wachsendem Traffic belohnt? Wir gratulieren! Das spricht für Ihre Inhalte. Doch sollten Ihre Nutzer darauf nicht zu lange warten müssen.
Leider ist der Traffic oft nicht das Einzige, das in solchen Situationen steigt: Neben dem erfreulichen Anstieg an Besucherzahlen und Seitenaufrufen, steigt häufig auch die Seitenladezeit. Dies verärgert Ihre Nutzer und verschlechtert obendrein das Ranking Ihrer Seite bei Google.
Auch hier hilft ein gutes CMS: Neben intelligentem Page Caching ermöglicht es idealerweise auch die Komprimierung von Ressourcen sowie Verfahren zur Lastverteilung auf mehrere Anwendungen oder mehrere Server.
Zusammenfassung
Die Anschaffung eines CMS ist gerade in der Anfangsphase mit höherem Aufwand verbunden. Dieser resultiert nicht nur aus dem Templating von Seiten, sondern auch aus Aufwand für Integration mit anderen Systemen oder Schulungsaufwand.
Dennoch lohnt sich die Anschaffung eines Content Management Systems für Unternehmen in den allermeisten Fällen:
Im laufenden Betrieb reduziert ein CMS Arbeits- und Zeitaufwand um ein Vielfaches und reduziert so die Kosten deutlich. Komplexe, aber häufig benötigte Funktionen dynamischer Webseiten müssen nicht extra programmiert werden, sondern stehen fertig und erprobt zur Verfügung. Die Unterstützung redaktioneller Prozesse schafft Sicherheit sowie Zeitvorteile und zahlt sich insbesondere in der Zusammenarbeit in Teams aus.
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