CMS Auswahl: Checkliste für das passende Content Management System

Die Kommunikation von Unternehmen findet zunehmend auf einer Vielzahl von Kanälen statt. Neben der Website nehmen Social Media Plattformen und – im E-Commerce – Onlineshops sowie Marktplätze bedeutende Rollen ein. Die Online-Kommunikation stützt sich dabei maßgeblich auf Content Management Systeme (CMS). Doch wie findest Du eigentlich das passende CMS für Dein Business? Welche Anforderungen solltest Du für die CMS Auswahl berücksichtigen? In diesem Beitrag erhältst Du eine detaillierte Checkliste zur CMS Auswahl.

Download Checkliste CMS Auswahl

Content Management Systeme bilden das Herzstück der Kommunikation im Content Marketing. Die Software übernimmt die Ausspielung verschiedener Content Formate auf Website, Social Media und E-Commerce Kanälen. Im Grunde auf allen digitalen Touchpoints, die für Deine Kundinnen und Kunden relevant sind. Umso wichtiger ist es für Unternehmen, unter der Vielzahl an CMS Lösungen die für sich passende zu finden. Wir bieten Dir eine Checkliste zur CMS Auswahl an. In dieser findest Du alle wichtigen Eckpunkte, damit Du das richtige CMS System für Dein Business findest. Lade Dir unsere Checkliste hier kostenfrei herunter. Im folgenden Beitrag haben wir für Dich außerdem die wichtigsten Informationen zur CMS Auswahl noch einmal kurz zusammengefasst.

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CMS Anbieter mit Branchenschwerpunkten

Nicht jede Content Management Lösung ist für jede Branche gleichermaßen geeignet. Viele CMS Anbieter spezialisieren sich auf einige wenige Branchen. Manches CMS weist dadurch beispielsweise speziell auf eine Branche ausgelegte Features auf. Natürlich gibt es aber auch unter den CMS Anbietern welche, die als Allrounder Kundinnen und Kunden aller Branchen bedienen. Die Frage, die Du Dir stellen solltest, lautet daher: Brauchst Du spezielle Funktionen, die nur auf Deine Branche zugeschnitten sind? Veröffentlichst Du beispielsweise Inhalte in Formaten, die außerhalb der normalen Content-Abdeckung liegen wie z.B. hochauflösende 3D-Modelle in der Automobilindustrie? Dann solltest Du eher CMS Anbieter in Betracht ziehen, die speziell Kundinnen und Kunden Deiner Branche im Fokus haben.

Benötigte Sprachen der Bedieneroberfläche

Neben branchenspezifischen Anforderungen an die CMS Software wirst Du selbstredend einen unternehmensspezifischen Anforderungskatalog haben. Dazu zählt unter anderem der Umfang der Sprachen, die von der Bedieneroberfläche des CMS unterstützt werden. Gerade im internationalen Geschäft sollte das CMS über die gängigsten Sprachen verfügen. Daher bieten die meisten Content Management Systeme standardmäßig neben Deutsch die Sprachen Englisch, Französisch und teils Spanisch sowie Italienisch an. Überlege Dir genau, welcher Sprachumfang für Dein Business relevant ist. Brauchst Du neben gängigen internationalen Sprachen spezielle Landessprachen für Deine Website oder sonstige Kanäle? Gerade im Hinblick auf eher außergewöhnliche Sprachen wie Chinesisch, Arabisch oder Russisch solltest Du bei der CMS Auswahl auf die Abdeckung achten. Mitunter bieten einige Content Management Lösungen andere Sprachen nur auf Anfrage – und ggf. gegen Aufpreis – an. Oder Sprachen werden nicht einzeln, sondern nur in Sprachpaketen zur Verfügung gestellt.

Funktionsumfang

Einer der wohl wichtigsten Aspekte bei der CMS Auswahl ist der Funktionsumfang. Wer bisher Open Source CMS (etwa WordPress) nutzt, weiß, dass Features schnell an ihre Grenzen stoßen können. Auch, wenn viele Open Source Lösungen wie WordPress bereits umfangreiche Features liefern. Für ein Enterprise CMS solltest Du Deine Anforderungen detailliert benennen. Zu den Basisfeatures, die wir im Marktüberblick CMS Lösungen betrachtet haben, gehören unter anderem ein WYSIWYG-Editor, die Vorschau-Funktion, ein Nutzer-Berechtigungssystem, eine integrierte Suchfunktion, die Abdeckung eines responsiven Designs sowie verschiedene Möglichkeiten der Installation. Die meisten CMS Software Anbieter verfügen über alle abgefragten Basis-Funktionen. Allerdings gibt es beispielsweise nur wenige Anbieter, die Inhalte für eine Mobile-App aufbereiten können. Definiere daher, welche Features Du Dir vom Content Management System genau wünschst. Welche Kanäle soll das Marketing über das CMS bespielen können (Website, Social Media, Newsletter, etc.)? Sollen Nutzer verschiedene Berechtigungen erhalten? Hast Du eine Mobile-App, die ebenfalls über das CMS mit Inhalten versehen werden soll? Wie soll die Software bereitgestellt werden (auf dem eigenen Server oder als SaaS-Lösung)? Welche integrierten Funktionen brauchen Deine Mitarbeitenden, damit die Arbeit leichter von der Hand geht? In Abhängigkeit der Funktionsanforderungen solltest Du bei der CMS Auswahl nicht nur die Basisfeatures berücksichtigen, sondern auch erweiterte Funktionen und Eigenschaften. Liefert das CMS beispielsweise ein Workflow-Management? Oder Funktionen für ein übersichtliches Content Stacking? Wie schaut es in puncto Personalisierung aus?

Personalisierung im Content Marketing – Headless CMS und DXP

Die Personalisierung im Content Marketing ist für Unternehmen mittlerweile wichtiger denn je. Kundinnen und Kunden wünschen sich ein individuelles (Kauf-)Erlebnis auf den verschiedensten Kanälen. Dabei ist es für eine exzellente Customer Experience umso entscheidender, dass Inhalte und Informationen konsistent und passend zur Customer Journey sind. Was für eine Digital Customer Experience wichtig ist erfährst Du zudem noch einmal detailliert in unserem Themen-Whitepaper. Viele CMS Anbieter haben ihre Software Lösungen dahingehend angepasst. Inzwischen gehören Headless CMS Lösungen zu einem guten Marketing Technology (MarTech) Stack dazu. Sie ermöglichen es dem Marketing Team, Content nicht nur zu personalisieren, sondern auch einheitlich auf verschiedenen Kanälen bereitzustellen. Den nächsten Schritt in der optimalen Customer Experience bildet die Digital Experience Platform (DXP). Sie vernetzt das CMS nahtlos mit anderen Marketing Technologien, um die Personalisierung von Inhalten noch besser und flexibler zu gestalten. Bei der CMS Auswahl solltest Du daher bei der Personalisierung auf neue technologische Möglichkeiten achten. Überlege, wo Du mit Deinem Content Marketing hin willst. Die Ziele im Content Marketing wirken sich maßgeblich auf die CMS Auswahl aus.

Quelle: Pixabay

Schnittstellen und Erweiterungsmöglichkeiten

Bei der CMS Auswahl solltest Du einen genauen Blick auf die Schnittstellen-Abdeckung und Erweiterungsmöglichkeiten werfen. Wie erwähnt, haben CMS Anbieter zu Teilen ihre Software Lösungen bereits auf einen Headless-Ansatz umgestellt. Einige bieten bereits die Möglichkeit, das CMS als Herzstück einer DXP zu nutzen. Doch halt nicht alle. Schnittstellen und Erweiterungsmöglichkeiten sind für die CMS Auswahl ein essenzieller Aspekt. Denn sie bieten Ihnen Möglichkeiten, das CMS System flexibel an neue Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen. Stelle Dir daher unter anderem folgende Fragen:

• Welche Schnittstellen benötige ich aktuell für meine bestehenden Systeme und Ausgabekanäle (Website, Newsletter, Social Media, Einbindung eines Shopsystems, etc.)?
• Welche zusätzlichen Apps und Plug-ins sind für mein Content Marketing relevant (z.B. Automation-Plugin, PIM-Einbindung, Verknüpfung eigener Community-Lösungen oder Formular- und Landingpage-Builder, etc.)?
• Welche weiteren Funktionen werden in naher (und ferner) Zukunft für die Anforderungen meines Unternehmens wichtig (z.B. KI-basierte Personalisierung, Natural Language Generation, Data Analytics, etc.)?

Rechtliche Aspekte

Neben Funktionen, Schnittstellen und Erweiterungsmöglichkeiten spielen bei der CMS Auswahl rechtliche Kriterien eine Rolle. Stichwort: Datenschutz. Prüfen Sie daher folgende Punkte:

• Ist der CMS Anbieter zertifiziert (z.B. DIN oder QMS)?
• Wie gewährleistet der CMS Anbieter Schutz vor Cyber-Attacken?
• Wie werden sicherheitsrelevante Vorfälle dokumentiert?
• Werden personenbezogene Daten anonymisiert?
• Hat der CMS Anbieter einen Datenschutzbeauftragten, zu dem Du Kontakt aufnehmen kannst?
• Gibt es einen Standard-Vertrag für die Auftragsdatenverarbeitung?
• Wo befindet sich der Server-Standort und Gerichtsstand?

Unternehmen sollten auf jeden Fall Wert auf DSGVO-konforme Prozesse beim Datenschutz des CMS Anbieters legen. Nicht zuletzt gehört zu den Aufgaben eines CMS Systems die Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Eine Zertifizierung hilft Unternehmen beispielsweise, Anbieter am Markt nach unternehmensspezifischen Datenschutzbedürfnissen zu segmentieren und hier eine Vorauswahl zu treffen.

SEO-Kriterien

Im Content Marketing dreht sich nicht nur alles um Personalisierung, sondern auch darum, am Markt digital gefunden zu werden. Sei es über die Website, den Social Media Kanal oder andere digitale Wege. Und um gefunden zu werden, ist die Suchmaschinenoptimierung einer der wichtigsten Stellschrauben. Entsprechend sollten Unternehmen schauen, welche SEO-spezifischen Features ein CMS für sie aufweisen sollte. Ein gutes CMS erzeugt beispielsweise aus dem Content entsprechende URLs und bietet die Möglichkeit, individuell Snippets zu gestalten. Zudem sollten Unternehmen beachten, ob ein CMS die Navigation ohne Flash oder JavaScript unterstützt und eine Breadcrumb Navigation ermöglicht. Eine automatische Verlinkung auf neue Dokumente ist nicht nur für SEO wichtig, sondern erleichtert auch Deinen Mitarbeitern die Arbeit. Genauso wie eine automatisch erstellbare XML-Sitemap oder die automatische Weiterleitung per Status Code 301.

Zusätzliche Services

Die CMS Auswahl bedeutet für Unternehmen auch, einen Blick auf zusätzliche Services der Anbieter zu werfen. Vor allem dann, wenn die eigenen IT-Ressourcen begrenzt sind. Bietet der CMS Anbieter etwa einen Support für die Implementierung an? Andernfalls kannst Du auch auf Partner für die CMS Implementierung setzen, die wir Dir in unserem CMS Integrations-Dienstleister Vergleich vorstellen. Gibt es integrierte Hilfen innerhalb der CMS Lösung, die Mitarbeitern bei der Arbeit helfen? Oder braucht Dein Unternehmen ggf. Online- bzw. Präsenz-Trainings für das neue CMS? Mitunter hilft auch ein möglicher Kontakt zum Community-Support, sofern dieser Service angeboten wird. Stelle Dir daher die Frage, welche zusätzlichen Services Du hinsichtlich Implementierung und Schulung benötigst.

Preisansätze

Der letzte Punkt unserer Checkliste sind die verschiedenen Preisansätze für Content Management Systeme. Neben Enterprise-Lösungen, wie wir sie in unserem Marktüberblick vorstellen, gibt es natürlich auch kostenfreie CMS Lösungen. Mitunter sind diese, wie zuvor erwähnt, allerdings im Funktionsumfang doch deutlich eingeschränkt. Wer vor der CMS Auswahl steht, sollte ein klares Budget für die Software festlegen und sich mit einmaligen sowie laufenden Kosten auseinandersetzen. Hier hilft Dir die Beantwortung folgender Fragen:

• Wie viel Budget steht jährlich für das CMS zur Verfügung?
• Welche einmaligen Kosten fallen an (z.B. Setupkosten, einmaliger Lizenzkauf, etc.)
• Welche laufenden Kosten müssen einberechnet werden (Abo-Vertrag)?
• Wie hoch liegt der Startpreis für das CMS pro Jahr?
• Wie lang ist die Mindest-Vertragslaufzeit?
• Welche weiteren Kosten (z.B. für Erweiterungen) fallen an?
• Wie schnell kann das CMS genutzt werden?

In unserem Beitrag zu Projekt Kosten im CMS-Bereich findest Du zudem eine ausführliche Betrachtung der Kostenkalkulation für die Implementierung eines Content Management Systems.

 

Du willst noch mehr zu Funktionen und Anbietern von CMS Software Lösungen erfahren? In unserem kostenlosen Marktüberblick CMS Lösungen findest Du 17 Enterprise Content Management Systeme im detaillierten Vergleich. Den Vergleich kannst Du Dir hier über das Downloadformular herunterladen:

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Fazit

Wie bei nahezu allen Software Auswahlprozessen steht und fällt die des CMS mit einem detaillierten Anforderungskatalog. Unternehmen sollten daher genau auflisten, inwiefern sie branchenspezifische Lösungen benötigen, welche Sprachabdeckung notwendig ist und wie der Funktionsumfang ausgestaltet sein muss. Gerade in Sachen Funktionen, Schnittstellen und Erweiterung solltest Du dabei künftig steigende Anforderungen berücksichtigen und Dir genügend Flexibilität sichern. Nicht zuletzt spielen rechtliche Kriterien und die anfallenden Kosten eine Rolle bei der Auswahl des passenden Content Management Systems.