Enterprise Search und die Digitale Transformation

Eine der wohl größten Herausforderungen für Unternehmen ist die Digitale Transformation. Das zeigt auch die IDC-Studie „Print und Document Management in Deutschland 2016“. Sie besagt, dass mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen in den nächsten zwei Jahren dokumenten-intensive Geschäftsprozesse digitalisieren will. Davon erhoffen sich die befragten IT-Entscheider und Geschäftsführer optimierte Abläufe und kosteneffizienteres Arbeiten.

Je weiter die Digitale Transformation fortschreitet, umso offensichtlicher wird, dass in vielen Unternehmen Nachholbedarf im Bereich Dokumenten-Management und Handling von digitalen Daten besteht. Knapp 42 Prozent der IDC-Umfrageteilnehmer gaben an, große Schwierigkeiten mit der gezielten Suche nach Informationen und Synthese von Wissen zu haben. Aufgrund der Digitalisierung und dem Anwachsen der Archive werden diese Prozesse nicht einfacher. Die plötzliche Datenflut überfordert viele Betriebe und je mehr Dokumente digitalisiert werden, desto unübersichtlicher wird es für die Nutzer.

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Wissen ist Macht

Es stellt sich zuerst die Frage, welche Systeme intelligent mit riesigen Datenmengen umgehen können. Bereits vorhandenes Wissen soll nicht im Unternehmen verloren gehen und keine Information sollte ungenutzt bleiben – Wissen ist ja bekanntlich das Öl für Innovation. Ein effizientes Input-Output-Management ist daher immens wichtig für den Unternehmenserfolg. Jedes Dokument, jede Information muss auffindbar sein.

Mitarbeiter müssen die benötigten Daten schnell bereitgestellt und zugeteilt bekommen.

Sofort einsatzfähige Systeme wie intelligente Enterprise Search Lösungen können dabei helfen: Sie durchsuchen Datenarchive und extrahieren Informationen aus den Dateien. Egal ob es sich dabei um unternehmensinterne oder externe gespeicherte Daten, beispielsweise aus der Cloud, handelt. Diese Informationen werden verknüpft und daraus eine semantische Wissensdatenbank erstellt, um alle relevanten Informationen wiederzufinden. Wichtig sind aber nicht nur relevante Treffer zu einem Suchbegriff, sondern auch die einfache Darstellung der übergeordneten, oft komplexen Zusammenhänge zwischen den Informationen. Zur semantischen Erkennung von Zusammenhängen verwenden Enterprise Search Lösungen verschiedene fortschrittliche Ansätze wie Web-Harvesting, Entities, Machine/Deep Learning bis hin zur künstlichen Intelligenz. Intelligente Lösungen bieten zusätzlich Sprachverständnis für diverse Sprachen und branchenspezifische Unternehmensvokabulare (z.B. Taxonomien) an.

Erst wenn alle relevanten Informationen auf einen Blick (360-Grad-Sicht) betrachtet werden können, werden Konstellationen und Muster erkannt, die bisher so nicht wahrgenommen wurden, aber relevant sind für die Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens und der laufenden Weiterentwicklung und Verbesserung. Betriebe können dadurch oft erst richtig erkennen, wieviel Wissen eigentlich in ihren Datenquellen „vergraben“ liegt.

Alles im Griff dank Enterprise Search

Papierdokumente werden zunehmend digitalisiert und die Daten in den verschiedensten Dateiformaten und in unterschiedlichen Systemen abgespeichert. Hinzu kommt, dass sie immer öfter keinem expliziten Projekt, Geschäftsfall oder Verantwortlichen zugeordnet werden, was das Wiederauffinden von Daten erschwert.

Enterprise Search Lösungen durchsuchen Archive, Dokumentenmanagementsysteme, lokale File-Systeme, Cloud-Anwendungen usw. und liefern so ein Gesamtbild aller vorhandenen Informationen zu dem gesuchten Begriff, Kunden oder Auftrag. Außerdem können innovative Anwendungen durch stetige Verifizierung von Zugriffsrechten gewährleisten, dass Benutzer nur jene Informationen angezeigt bekommen, für die sie autorisiert sind.

Doch das ist erst der Anfang, denn intelligente Lösungen können in verschiedensten Bereichen eingesetzt werden, unter anderem auch zur Klassifikation und automatischen Zuordnung von Posteingängen.

Intelligent, schnell und intuitiv

Eine große Herausforderung der Digitalisierung ist die rasche und genaue Zuordnung von Dokumenten, E-Mails oder digitalisierten Posteingängen. Die meisten Fachverfahren benötigen hierfür strukturierte Informationen für die automatisierte Verarbeitung. Eine fortschrittliche Enterprise Search Lösung strukturiert selbstständig die Informationen aus den Eingängen und extrahiert relevante Fakten. Egal ob Online-Formulare Anhänge von E-Mails oder Social Media Beiträge, alle Eingänge werden mit gleicher Effizienz analysiert und klassifiziert. Somit gibt es keine Nachteile aufgrund der Form des Anliegens.

Maschinelles Lernen trainiert zusätzlich die Fähigkeiten des Systems: Dank Predictive Analytics entwickelt sie ein Gedächtnis und lernt aus eigenen Fehlern und Erfahrungen. Werden Dokumente nicht korrekt klassifiziert, werden sie vom Benutzer manuell zugeordnet. Die Anwendung merkt sich die getroffene Entscheidung und verfeinert so automatisch die Datenklassifizierung. Beim nächsten Mal erinnert sich das System und klassifiziert dementsprechend korrekt. Die Erkennungsrate steigt dadurch mit jedem Digitalisierungsprozess und die Fehlerquote wird signifikant verringert.

Anwendung im Unternehmen

Intelligente Enterprise Search Lösungen ermöglichen eine automatisierte Datenklassifizierung in allen vorhandenen Archiven. Für optimalen Nutzen muss jedoch sichergestellt werden, dass die Appliances auf alle Quellen zugreifen können. Moderne Systeme bieten hierfür deshalb schon mehr als 450 Konnektoren, für Netzlaufwerke, SAP-Datenbanken, Microsoft SharePoint, E-Mail Server, Social Media Portale, ECM-Systeme und viele weitere wesentliche Anwendungen. Mittels dieser Konnektoren werden die benötigten Datenquellen angebunden und können so schnell und unkompliziert in die unternehmenseigene IT-Infrastruktur integriert werden.

Fazit

Die verschiedenen Einsatzmöglichkeiten von Enterprise Search Lösungen wie Sortierung und Extrahierung von Daten, das Auffinden von Informationen sowie die Klassifizierung und Zuordnung des Posteingangs bilden einen echten Mehrwert, nicht nur für Digitalisierungsprojekte. Sie sind auf eine Vielzahl verschiedener Bereiche anwendbar. Mit der Benutzung von nur einem dieser Systeme können Unternehmen diverse Arbeitsprozesse optimieren und mehrere Vorteile parallel genießen.

Autor: Sabine Stadler, Project Manager bei Mindbreeze und Expertin für die Themen Wissensmanagement und Trendscouting.