Die Wirtschaftlichkeit von Intranets

Entscheidend ist der Reifegrad!

Sind kleine, rudimentäre Intranets teurer als große, fortgeschrittene Intranets? Was auf den ersten Blick jeglicher Logik zu widersprechen scheint, bestätigt sich bei näherer Betrachtung tatsächlich. Solange allerdings nur eine isolierte Betrachtung der Kosten erfolgt – wie das bislang in den meisten Unternehmen der Fall ist – bleiben die wesentlichen Faktoren unberücksichtigt und damit auch die wirklich relevanten Zusammenhänge in Bezug auf die Wirtschaftlichkeit von Intranets unerkannt.

Intranet – mehr Kosten als Nutzen?

Nur wenige Unternehmen beschäftigen sich überhaupt eingehend mit der Wirtschaftlichkeit ihrer Intranets. Kein Wunder, sind seriöse Berechnungen doch aufwendig und können naturgemäß immer nur Näherungen sein. Trotzdem stellt sich die berechtigte Frage, ob das eigene Intranet nicht mehr Kosten verursacht als es Nutzen für das Unternehmen generiert.

Mittlerweile verfügt eine steigende Anzahl von Unternehmen über fortgeschrittene Intranets mit einem höheren Reifegrad. Die Mehrzahl der Intranets weist jedoch immer noch einen recht rudimentären Entwicklungsstand auf – News, Content und ein paar einfache Anwendungen, wie den Urlaubs- und Spesenantrag.

Möchte man diese beiden „Klassen“ von Intranets aus finanzieller Perspektive miteinander vergleichen, muss man sich zunächst einige grundlegende Aspekte zur Wirtschaftlichkeitsberechnung vor Augen halten:

• Die Kosten sind relativ leicht zu bestimmen, es muss jedoch klar definiert werden, was zu den Kosten des Intranets gezählt wird und was nicht (gehören z.B. Arbeitszeiten in den Fachbereichen zur Einstellung und Pflege von Content zum Aufwand des Intranets oder zum Aufwand der jeweiligen Prozesse, in denen diese Inhalte entstehen?).

• Die meisten Nutzeneffekte eines Intranets sind sowohl qualitativer als auch indirekter Natur und nicht von quantitativer und direkter Art – eine exakte Berechnung finanzieller Auswirkungen unter Ausschluss von verfälschenden Einflüssen ist deshalb fast unmöglich.

• Noch bedeutender als die bereits erzielten Nutzeneffekte sind die Opportunitätskosten, also der entgangene Nutzen, der dadurch entsteht, dass vorhandene Möglichkeiten und Potentiale bislang nicht wahrgenommen werden.

Hier wird bereits deutlich, wie durch einen höheren Entwicklungsfortschritt eine verbesserte Wirtschaftlichkeit erreicht werden kann. Sowohl Nutzeneffekte als auch Opportunitätskosten sind bei Intranets mit einem höheren Reifeniveau natürlich deutlich grösser als bei rudimentären Intranets.

Informationsbereitstellung ist Silber, Arbeitsunterstützung ist Gold

Die Bereitstellung von News & Content bildet die Basis eines jeden Intranets. Bleibt das Intranet jedoch dort stehen, kommt es über ein gewisses Maß an Nutzen nicht hinaus. Und das aus leicht nachvollziehbaren Gründen: die im Intranet vorhandenen Informationen sind meist nur unterstützendes Material für periphere Aufgaben. Diese haben zwar allesamt ihre Daseinsberechtigung, zwingend zur eigentlichen Aufgabenerfüllung werden sie hingegen nur selten benötigt. Dementsprechend ist auch die Auswirkung auf die Arbeitsproduktivität und –effizienz gering.

Um echte Arbeitsunterstützung bieten zu können, müssen sich Intranets deshalb von Bibliotheken zu Werkbänken weiterentwickeln. Dazu ist eine Reihe von Schritten nötig:

• Es ist eine strategische Ausrichtung bzw. Neuausrichtung erforderlich, die zeigt, welche Rolle das Intranet zukünftig für das Unternehmen einnehmen soll.
• Organisatorische und technische Barrieren müssen erkannt und anschließend beseitigt werden.
• Das Commitment des Managements für das zukünftige Intranet muss sichergestellt werden.
• Wichtige Arbeiten am Fundament des Intranets müssen durchgeführt werden (z.B. Verbesserung der Auffindbarkeit von Informationen, Möglichkeiten zur detaillierten Auswertung des Nutzungsverhaltens bereitstellen, …).
• Es sollten Anwendungsszenarien identifiziert werden, die konkrete Probleme der Organisation adressieren und sich mit einfachen Mitteln als Pilotanwendung umsetzen lassen. Dadurch kann die Eignung des Intranets als echtes Arbeitsmittel demonstriert werden.

Das „Arbeits-Intranet“ kann je nach Bedürfnissen und Problemen eines Unternehmens unterschiedlichste Ausprägungen aufweisen. Typische Anwendungsfelder umfassen:

• Unterstützung der Zusammenarbeit (Collaboration)
• Interaktion und (Wissens-) Austausch (Social Media, Social Networking)
• Projektsteuerung
• Unterstützung von Prozessen und Workflows
• Persönliche Arbeitsorganisation
• Integration von Anwendungen
• …

Erst eine bedarfsgerechte Kombination dieser Bausteine ermöglicht die besten Ergebnisse in Bezug auf den Nutzenbeitrag.

Dass eine derartige Vielfalt von Funktionen erforderlich ist, verwundert letztlich nicht, da sie wiederum nur das Abbild der unzähligen Abläufe und Aufgaben ist, die in einem Unternehmen tagtäglich ausgeführt werden.

Wenn dann aufgrund dieser neuen Art von Intranets die Projekte besser laufen, Prozesse beschleunigt werden, die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit optimiert und ein unternehmensweiter Wissensaustausch initiiert werden kann, liegt der Nutzen klar auf der Hand. Und bei richtiger Konzeption erhöht jeder neu hinzukommende Baustein erst noch den Wert aller bereits bestehenden Elemente durch Nutzung entsprechender Synergien.

Wenn Mitarbeiter ein Quartal lang nach Informationen suchen

Die Frage nach möglichen Quellen für Opportunitätskosten lässt sich fast immer einfach beantworten. Denn der Produktivitätsverlust durch langes und erfolgloses Suchen nach Informationen ist mittlerweile sehr gut erforscht und führt zu Zeitverlusten von 1 bis 2 Stunden pro Mitarbeiter und Tag! Auf die Jahresarbeitszeit eines Mitarbeiters hochgerechnet, ergeben sich schnell schwindelerregende, aber doch ganz reale Summen. Und dabei stellt Suchen nur einen von vielen Problembereichen dar.

All das nützt jedoch wenig, solange das Unternehmen den hohen Stellenwert von Informationen für heutige und insbesondere zukünftige Erfolge noch nicht klar erkannt (bzw. anerkannt) hat. Eine ganzheitliche Herangehensweise an die Arbeit mit Informationen findet man dementsprechend bislang auch nur selten vor. Bestehende Probleme und dadurch entgangener Nutzen werden dann schnell bagatellisiert. Eine kostspielige Haltung, denn die Informations-basierte Arbeit betrifft mittlerweile fast alle Aufgaben eines Großteils der Mitarbeiter.

Fortgeschrittene Intranets sind aufgrund ihrer universellen Einsetzbarkeit und Flexibilität dazu prädestiniert, genau hier Unterstützung zu bieten. Darauf zielt auch der inzwischen immer häufiger anzutreffende Begriff des „Digital Workplace“ ab. Der digitale Arbeitsplatz ist der Werkplatz des Wissensarbeiters im Informationszeitalter. Er befähigt, unterstützt und automatisiert Informations-basierte Tätigkeiten aller Art.

Systemsicht bringt nur Wirtschaftlichkeit in der IT

Im Digital Workplace treffen eine Vielzahl von heute üblicherweise isolierten Technologien und Fachdisziplinen aufeinander. Sie alle repräsentieren einen Teil der Informationsarbeit und bringen sowohl aus Mitarbeiter- wie Unternehmensperspektive nur dann echten Nutzen, wenn sie auch zusammenspielen.

Damit das möglich wird, ist ein zwar einfach anmutender aber dennoch entscheidender Perspektivenwechsel erforderlich: der Intranet-basierte, digitale Arbeitsplatz darf nicht mehr aus einer Systemperspektive betrachtet werden (bei der die zur Verfügung stehenden Technologien, wie CMS, Social Software, Collaborations-Plattform, etc. als Ausgangspunkt der Überlegungen dienen), sondern die Unterstützung der im Unternehmen ablaufenden Prozesse muss als Richtschnur des Handelns genommen werden.

Dann zeigt sich sehr schnell, dass eine durchgängige Prozessunterstützung mit Informationen bislang kaum existiert. Ständige Systemwechsel, Medienbrüche, Inkompatibilitäten, händische Datenübernahmen, Suchen in allen möglichen Datentöpfen sind dabei nur die offensichtlichsten der heute bestehenden Schwachstellen. Die Auswirkungen auf die Arbeitseffizienz und somit auch auf die Wirtschaftlichkeit (durch Opportunitätskosten in kaum abschätzbarer Höhe) sind enorm.

Ein wirtschaftliches Intranet muss auch das E-Mail-Problem adressieren

E-Mail ist heute für die meisten Mitarbeiter nach wie vor die wichtigste Informationsdrehscheibe. Neben der nicht enden wollenden Flut an „persönlich“ versendeten Nachrichten, wird E-Mail auch als Aggregationspunkt für Notifikationen anderer Systeme aller Art verwendet (bspw. Notifikationen über Aktivtäten in Social Media Plattformen oder neue Inhalte in anderen Anwendungen). Dies ist jedoch letztlich nur eine Notlösung, die normalerweise ausschließlich eine Benachrichtigungsfunktion übernimmt. Die Ausführung der eigentlichen Aktion wird jedoch im jeweiligen System belassen. So „zappen“ sich die Mitarbeiter in ihrem Arbeitsalltag von System zu System und Website zu Website. Motivation und Effizienz bleiben dabei zwangsläufig auf der Strecke.

Hier kommen neue Lösungsansätze ins Spiel, die dem Missbrauch und der bisherigen Vorherrschaft von E-Mail Paroli bieten, wie z.B.:

• „Corporate Activity Streams„, die den Informationsflüssen der Social Networks im Web nachempfunden sind, jedoch auf die Bedürfnisse von Unternehmensinformationen angepasst werden
• „Universal Inboxes„, die einen zentralen, persönlichen Einstiegspunkt in alle für einen Mitarbeiter relevante Informationen bereitstellen

Gerade in der heutigen wirtschaftlichen Situation im Euroraum ist es erforderlich, bisherige Arbeits- und Vorgehensweisen kritisch auf Optimierungspotentiale und Einsparungsmöglichkeiten zu überprüfen. Dem Intranet kommt hierbei gleich eine zweifache Rolle zu. Zunächst bieten bereits die Grundfunktionen der meisten Intranets ein hohes Verbesserungspotential – z.B. in der Optimierung der Auffindbarkeit von wichtigen Informationen – das allen Mitarbeitern Vorteile bringt. Darüber hinaus liegen aber insbesondere in den bislang selten adressierten Bereichen der echten Arbeitsunterstützung riesige Potentiale brach, die im Sinne der Opportunitätskosten einen noch viel wesentlicheren Beitrag für die Wirtschaftlichkeit des Intranets, vor allem aber des gesamten Unternehmens leisten können.

Weiterführende Informationen

Vertiefende Informationen bietet das Whitepaper „The Digital Workplace„.