Seit Januar 2014 nutzt Rossmann das System Comarch ECM zur Bearbeitung von Personalunterlagen. Das Projekt „E-Personalakte“ unterstützt die Verwaltung von HR-Unterlagen und Prozessen innerhalb der stark wachsenden Kette in Polen, die mehrere Tausend Neueinstellungen pro Jahr zu verzeichnen hat.
Übergeordnetes Ziel der Implementierung ist die Optimierung der Bearbeitung und Bereitstellung von Personaldokumenten bei gleichzeitiger Gewährleistung der geforderten Sicherheitsstandards. Durch den Digitalisierungs-Prozess der Dokumente konnte sowohl die Suche, als auch Bearbeitung wichtiger Personaldaten erheblich beschleunigt werden. In den bisher von Comarch implementierten ECM-Lösungen werden rund 1,2 Mrd. Dokumente verarbeitet.
Rossmann verzeichnet einen stetigen Zuwachs an Niederlassungen und Mitarbeitern wodurch die bisher eingesetzte Dokumentenverwaltung zu aufwendig wurde. Derzeit gibt es in Polen bereits 900 Niederlassungen mit 12.000 Mitarbeitern. Eine Optimierung der Dokumentenbearbeitung wurde aus Sicht von Ilona Perużyńska-Zych, Leiterin der Personalabteilung bei Rossmann in Polen, dringend notwendig.
Deshalb entschied man sich zur Digitalisierung der bestehenden Personalunterlagen sowie für den Übergang zu elektronisch geführten Personalakten. Papiergebundene Dokumente werden hierzu eingescannt, sortiert und in entsprechend gekennzeichneten Archiven aufbewahrt. Dieser Prozess wird von einer Workflow-Engine unterstützt, die die vollständige Kontrolle und die korrekte Ablage der Papierdokumente im Archiv gewährleistet.
Comarch ECM und die Möglichkeit zur Ablage von Dokumenten in dedizierten E-Personalakten ermöglicht Vorgesetzten die Suche und Kontrolle von personalbezogenen Informationen wie beispielsweise Verträgen, Schulungen oder regelmäßigen Untersuchungen. Sie erhalten Zugriff auf die Daten ihrer Mitarbeiter und können innerhalb weniger Sekunden auf die gesuchten Daten zurückgreifen.
Zudem wurde im Modul Business Process Management (BPM) elektronischer Support für mehrere HR-Prozesse implementiert. Dazu zählt beispielsweise die Möglichkeit, Akten von Mitarbeitern, deren Beschäftigungsverhältnis endet, ins Archiv zu verschieben, sowie die Aktualisierung personenbezogener Daten und Informationen in Bezug auf Ordnungsstrafen.
Langfristig sollen bei Rossmann mehr als 200 Anwender mit dem System Comarch ECM arbeiten. Geplant ist die Einbindung von ca. 25.000 Personalakten in den kommenden Jahren.
Quelle: Comarch AG
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