Bildrechte: Wie verwalte ich sie richtig?

Jede gute Website verwendet Bilder, um ihre Services zu verdeutlichen, eine bestimmte Stimmung zu erschaffen oder die User:innen optisch anzusprechen. Doch nicht nur dort, auch in Präsentationen, Whitepapers und anderen Publikationen verwenden Unternehmen Bildmaterial. Hier tritt eine wichtige Problematik auf: Die Bildrechte. Das Urheberrecht muss in jedem Fall berücksichtigt werden. Welche Herausforderungen es hier gibt, welche Technologien bei der Verwaltung von Bildrechten helfen können und welche Rolle auch KI in diesem Rahmen spielen kann, erklären wir Dir im Beitrag – mit Hilfe eines Experten und einem Praxisbeispiel!

Wer Bildmaterial erstellt, also Urheber:in des Bildes ist, hat auch ein Recht daran. Ein Recht, welches in der weiteren Verwendung dieses Materials unbedingt geachtet werden muss. Da es jedoch vor allem für große Unternehmen mit ggf. mehreren Standorten nicht einfach ist, eine Übersicht über Bilder und deren Lizenzen zu haben, wird ein gutes System benötigt. Wir werfen einen Blick darauf, wie die fachgemäße, übersichtliche und effiziente Verwaltung von Fotos und Bildrechten gelingen kann.

Welche Bildrechte gibt es überhaupt und wie sind sie zu unterscheiden?

Das erklärt uns Wolfgang Kaufmann, CEO und Gründer von eyebase: „Für ein Bild kann es einen Lizenzgeber und einen Lizenznehmer geben. Diese Rechte werden zudem genauer definiert, und zwar was den Verwendungsbereich (z.B. Print, Web…), den Verwendungszweck (z.B. Editorial, Werbung…), den Zeitraum (z.B. für unbestimmte Zeit, für 1 Jahr…) und das Verwendungsgebiet (z.B. weltweit, USA…) betrifft. Es können sogar noch feinere Untergliederungen verwendet werden (z.B. Print, Seite 1, Größe ¼ Seite).“

Bildrechte verwalten per DRM

Unternehmen, die in ihrem Alltag viel mit Bildern arbeiten, zum Beispiel ein Tourismusunternehmen, verwalten ihre Dateien oft mit einem DAM-System. Und das aus gutem Grund: Denn das Digital Asset Management schafft Übersicht und Effizienz für jede Person im Unternehmen, die Zugang darauf hat. Ganz gleich, an welchem Ort diese Person arbeitet. Wie genau DAM-Systeme funktionieren, welche Vorteile sie bieten und einen Marktüberblick über zahlreiche Anbieter haben wir Dir in weiteren Beiträgen aufgeführt. Für uns zählt in diesem Moment nur eine Funktion des DAM-Systems: Die Verwaltung von Bildrechten. Das Digital Rights Management ist ein essenzieller Teil der Verwaltung von Bildern. Ohne es kann es schnell zu unabsichtlichen Verstößen kommen. Denn nicht allen Mitarbeitenden ist sofort klar, welche Rechte das Unternehmen an einem Bild hat oder wo die Informationen dazu aufzufinden sind.

Was muss ich beim Kauf von Bildern beachten? 

Wer Stockfotos oder Bilder von einer Fotografin oder einem Fotografen kaufen und zum Beispiel auf der Website einsetzen möchte, muss dabei einiges beachten: Zum einen sollte festgestellt werden, ob es das Bild vielleicht schon gibt und die Rechte bereits erworben wurden. Denn doppelt bezahlen möchte schließlich niemand. Hier kann ein DAM-System helfen, welches die Suche von Duplikaten oder ähnlichen Bildern ermöglicht. Zweitens muss die richtige Lizenzierung für die eigenen Verwendungszwecke festgestellt und aufgeführt werden. Und schließlich sollte man das Bild inklusive der vollständigen Kaufdokumentation (wer hat es gekauft, Rechnung, Bestätigung und Vertrag) im DAM-System ablegen. So kommen auch bei Mitarbeitenden, die noch nie mit dem Bild in Berührung kamen, keine Fragen zu den Bildrechten auf. Die richtige Dokumentation kann also vor massiven Strafen und Rechtsstreitigkeiten schützen.

Natürlich gibt es auch viele kostenfreie Bilddatenbanken, bei denen sich Unternehmen bedienen können. Da erscheint es auf den ersten Blick vielleicht nicht schlimm, wenn ein Bild nach einmaliger Verwendung (und der richtigen Kreditierung!) auf dem Unternehmensserver verschwindet. Doch auch hier nimmt das Bild Speicherplatz ein. Und im Zweifel wird es von anderen Mitarbeitenden, die nicht von dessen Existenz oder Bildrechten wissen, erneut heruntergeladen.

Automatisierung der Bildverwaltung durch KI

Immer mehr Softwarelösungen verwenden KI, um zuvor manuell durchgeführte Prozesse zu automatisieren. Das gibt Mitarbeitenden nicht nur mehr Zeit, die sie für andere wichtige Tasks nutzen können, sondern sorgt oft auch für mehr Effizienz. Das ist auch im Digital Asset Management ein enormer Vorteil, wie Wolfgang Kaufmann erklärt:

Ein Beispiel aus der Praxis: Vorarlberg Tourismus

Wie eine sichere und übersichtliche Verwaltung von Bildmaterial wie auch der Bildrechte funktionieren kann, zeigt ein Beispiel aus der Praxis. Andreas Schwarzmann von Vorarlberg Tourismus hat uns dazu einige Fragen beantwortet.

contentmanager.de: Haben Sie ein Digital Asset Management System allein für DRM Agenden?

Andreas Schwarzmann: Keineswegs! Unser zentrales DAM-System wird von uns selbst, aber genauso von den Destinationen benutzt. Dabei haben wir Bereiche und Funktionsweisen, die allen gemein sind, zusätzlich kann jede Destination ihren eigenen Bereich selbst definieren und nutzen. Als einzige Ablage von Medienmaterial haben wir so landesweit dieselbe Ordnung.

Dadurch ist es auch möglich, über das System andere Plattformen mit Inhalten zu versorgen. So stehen jedem Hotel und Tourismusbetrieb ca 7 TB Videomaterial via Permalink zur Verfügung. Auch versorgt eyebase unsere V-Cloud mit Medienmaterial. Die V-Cloud ist das digitale Rückgrat der Vorarlberger Tourismuswirtschaft. Ob Points of Interest, Karten, Touren, Kulturangebote, Veranstaltungen, Bilder oder Karten: Die V-Cloud bündelt alle relevanten Daten unserer Netzwerkpartner und macht sie verfügbar.

contentmanager.de: Und wie wird den DRM Agenden Rechnung getragen?

Andreas Schwarzmann: Aufgrund unserer Organisationsstruktur, der vielen dezentral arbeitenden Mitarbeiter:innen sind wir angehalten, ein einfach zu verstehendes, zu bedienendes und fehlervermeidendes System zu verwenden. Dazu kommt wie beschrieben die Tatsache, dass wir durch Automatismen gesteuert viele Medien an diverse Ziele ausliefern. Jedes Hotel kann auf seinem TV in der Lobby einen regionalen Imagefilm direkt von eyebase streamen, genauso werden tausende Medien automatisch via V-Cloud ausgespielt.

So sind wir mit dem klassischen Dilemma konfrontiert: Einerseits stehen wenig Ressourcen für DRM Agenden zur Verfügung, andererseits haben wir es durch die breite Veröffentlichung mit einem kritischen Thema zu tun, dem höchste Aufmerksamkeit beizumessen ist.

contentmanager.de: Können Sie kurz beschreiben, wie Sie dem Herr geworden sind?

Andreas Schwarzmann: Da zu Beginn keine klare Vorgabe bestand und alle unsere Destinationen „ihre eigene Suppe gekocht haben“, war der erste Schritt, gemeinsam mit Juristen die inhaltlichen Anforderungen zu erarbeiten. In der Folge wurden diese mit dem DRM Lieferanten eyebase in einem Workshop verfeinert und mit recht wenig Aufwand gelang es dessen Team, diese Anforderungen in der Software umzusetzen. Jetzt sehen alle Mitarbeitenden auf den ersten Blick den rechtlichen Status aller Medien. Mit einem Klick sind die begleitenden Dokumente aufzurufen und einzusehen.

Dabei gelang es uns auch durch Vorgaben an Fotograf:innen viel Arbeit auszulagern. Fotograf:innen laden ihre Bilder direkt in das DAM-System hoch und arbeiten eingebettete Metadaten oder gemeinsam mit Bildern hochgeladene Dokumente entsprechen ab. Der Upload landet nur noch in unserer Redaktion, die ihn überprüft und mit einem Klick allen verfügbar macht. Wir erkennen auch, dass sich die Anforderungen manchmal ändern oder erweitern. So haben wir z.B. begonnen, interne Fotograf:innen ebenso rechtlich zu berücksichtigen. Ein flexibles, ohne großen Aufwand anpassbares System ist hier von großem Vorteil.

Fazit: Bildrechte sollten für alle einsehbar sein

Jede:r, der / die Bildmaterial verwendet, welches von einer anderen Person geschaffen worden ist, muss sich über dessen Bildrechte im Klaren sein. Und diese Bildrechte immer zum Foto angeben. Was zunächst nach einem aufwändigen Task klingt, kann man mit Hilfe eines DAM-Systems mit DRM-Feature einfach lösen. Das zeigen uns unser Experte Wolfgang Kaufmann und das Fallbeispiel des Vorarlberg Tourismus. Mit dieser Technologie sind alle Mitarbeitenden ohne großen Aufwand und oft sogar automatisiert über die Lizenzen informiert – und das Unternehmen vor Abmahnungen geschützt.