Die Basisfunktionen von PIM-Systemen: Was sollte unbedingt abgedeckt sein?

Product Information Management Systeme bringen zahlreiche Features mit. Da kann man schnell den Überblick verlieren, welche Funktionen wirklich gebraucht werden. Es gibt jedoch einige Basisfunktionen von PIM-Systemen, die auf alle Fälle abdeckt sein sollen. Welche das sind, erfährst Du in diesem Beitrag. Außerdem kannst Du in unserem Marktüberblick neben den Basisfunktionen auch zusätzliche Features, Schnittstellen und Kosten von 24 von uns gegenübergestellten Anbietern einsehen.

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Basisfunktionen von PIM-Systemen: Die Basics

Was ist ein PIM-System? Das PIM-System übernimmt die zentrale Verwaltung und Steuerung von Produktdaten. Außerdem ist es die Schnittstelle zu anderen Systemen, die weitere Produktinformationen enthalten. Diese Informationen können dann an die passenden Kanäle übergeben werden. In einem Unternehmen übernimmt ein PIM-System die Pflege, Sicherung und Optimierung von Daten, sowie das Übersetzungsmanagement und die Ausgabensteuerung.

Ist es eine SaaS-Lösung?

Bei der Auswahl eines Tools ist es wichtig zu klären, ob es sich um eine SaaS-/ASP-Lösung handelt. Dieses Modell bietet Softwareanwendungen als Service über das Internet an. SaaS- und ASP-Lösungen sind besonders benutzerfreundlich, da Unternehmen keine zusätzliche Software auf ihren eigenen Computern oder Servern installieren müssen. Der Zugriff erfolgt einfach über eine Schnittstelle. Ein weiterer Vorteil dieser cloudbasierten Lösung ist ihre Skalierbarkeit und Flexibilität. Unternehmen können ihre Funktionen jederzeit an veränderte Bedürfnisse und Anforderungen anpassen, ohne zusätzliche Hardware oder Software kaufen oder installieren zu müssen. Dies spart nicht nur Budget, sondern erleichtert auch die Planung der Ausgaben für PIM-Systeme. Außerdem bieten SaaS- und ASP-Lösungen eine hohe Datensicherheit, da sie strengen Sicherheitsstandards im Umgang mit sensiblen Daten folgen.

Besitzt das System die Multishop-Fähigkeit?

Heutzutage verkaufen viele Händler über verschiedene Verkaufskanäle. Dies können eigene Online-Shops sein oder verschieden Webshops, die von externen Partnern betrieben werden. Die Gründe hierfür sind klar: den Kundenstamm vergrößern und mehr Menschen erreichen. Doch diese Strategie muss unterstützt und nicht behindert werden – vor allem vom PIM-System des Unternehmens. Deswegen ist es für Händler, die über verschiedene Online-Shops ihre Produkte verkaufen, wichtig, dass die Software Multishop-Fähigkeiten besitzt. Es sollte unter keinen Umständen der Fall sein, dass jedes Produkt für alle Shops einzeln eingestellt werden muss. Der Zeitaufwand wäre enorm und die Vorteile, die das Verkaufen auf vielen Plattformen mit sich bringt, wären minimiert. Außerdem bringt die Omnichannel-Strategie noch weitere Herausforderungen mit sich. Jeder Kanal hat eigene Ansprüche: Formate, Bildmaße, Formulierungen der Produkttexte, etc. Diese Flexibilität muss ein PIM-System abdecken.

Welche Verkaufskanäle deckt es ab?

Apropos verschiedene Kanäle: Wenn ein Händler mehrere Verkaufskanäle, wie Online-Shops, Marktplätze oder das Ladengeschäft, verwendet, müssen diese natürlich vom PIM-System auch abgedeckt werden. Vom E-Commerce über mobile Apps bis hin zu den verschiedenen Social Media Kanälen: Die PIM Software muss die Informationen all dieser Outlets verwalten können. Welche genau für das eigene Unternehmen wichtig sind, ist eine individuelle Angelegenheit. Beispielsweise ist einem Online-Händler die Abdeckung des Ladengeschäfts egal. Jedoch sollte man sich im Voraus mit dieser Basisfunktion beschäftigen und auch ein Auge auf bisher nicht genutzte Verkaufskanäle werfen. Bei einer Expansion wäre es ärgerlich und würde unnötigen Aufwand mit sich bringen, wenn der neue Kanal vom PIM-System nicht abgedeckt wird.

Die Branchenexpertise

Verschiedene Branchen haben unterschiedliche Anforderungen an ihr PIM-System. Deswegen ist es von Vorteil einen Anbieter zu wählen, der bereits Erfahrung und eine gewisse Expertise in der eigenen Branche vorweisen kann. Hier ist auch ein Blick auf Rezensionen vorhandener Kund:innen lohnenswert. Wenn andere Händler der gleichen Branche bereits gute Erfahrungen mit diesem PIM-System gemacht haben, spricht das Bände. Natürlich wollen viele Anbieter für jede Branche eine Expertise anpreisen, doch die Priorisierung ist wichtig: Die Automobilbranche hat nämlich andere Anforderungen an ein PIM-System als der Öffentliche Dienst.

Das Sprachenangebot

Wenn es um das Angebot von Sprachen geht, sind Deutsch und Englisch natürlich der Standard. Aber für international ausgerichtete Unternehmen können auch andere Sprachen eine wichtige Rolle spielen. Als multinationale Firma will man meist die Produktinformationen zentral steuern, anstatt für jedes einzelne Land eine eigene Lösung zu finden. Dafür ist es wichtig, dass diese eine Lösung alle Regionen abdeckt. Andererseits ist es für Händler, die nur auf wenige Märkte begrenzt verkaufen, unnütz eine Software mit vielen zusätzlichen Funktionen zu bezahlen. Ein Blick auf das Angebot der Sprachen ist deswegen für jeden eine Notwendigkeit.

Welche Schnittstellen gibt es zu anderen Systemen?

Wie fügt sich das PIM-System in meinen Software-Stack ein? Die Lösung muss sich mit anderen Programmen und Tools verbinden lassen, das ist entscheidend für den Erfolg des Unternehmens. Von Shopsoftware über ERP– und DAM-Lösungen bis hin zu Translation Management Systemen: Da ein PIM-System die zentrale Stelle für die Verwaltung von Produktinformationen bildet, muss es über viele Schnittstellen verfügen. Vielfältige Schnittstellen ermöglichen die einfachere Implementierung der Lösung in das gesamte System. Welche Schnittstellen auf keinen Fall fehlen dürfen, erfährst Du in diesem Beitrag.

Du brauchst Hilfe bei der Auswahl Deines PIM-Systems?

Die Auswahl eines passenden PIM-Systems kann eine schwierige Aufgabe sein. Deswegen haben wir Dir eine Checkliste zusammengestellt, die Dir genau dabei helfen soll und die Entscheidung erleichtert. Alles wichtige erfährst Du hier.

Fazit: Basisfunktionen von PIM-Systemen

Neben diesen Basisfunktionen von PIM-Systemen gibt es natürlich noch Anbieter, die ein größeres Angebot an Features bieten. Punkte wie der 24/7-Support kann von manchen als wichtiger Service angesehen werden, zählt aber nicht zu den Basisfunktionen von PIM-Systemen. Genauso sind Weiterbildungsmöglichkeiten eine wertvolle, aber nicht notwendige Erweiterung. Diese zusätzlichen Services findest Du in unserem Marktüberblick aufgelistet, falls sie für Dich zu den Must-Haves dazugehören. Natürlich muss erwähnt werden, dass diese zusätzlichen Services sich dann auch in den Kosten widerspiegeln. Doch was darf ein PIM-System eigentlich kosten? Die Auswahl einer PIM-Lösung sollte gut recherchiert und durchdacht sein, da das System als zentraler Sammelpunkt eine wichtige Rolle im Software-Stack einnimmt.