Whitepaper: Hybride Events und Konferenzen veranstalten

Der Hype um die virtuellen Events ist vorbei und wir gehen zurück zum Alten, richtig? Nicht ganz. Obwohl Messen und Konferenzen offiziell wieder zu ihren normalen Rhythmen in Präsenz zurückkehren können, kommt das Phänomen auf, dass sie eben dies nicht tun. Zumindest nicht vollständig. Es zeigt sich, dass hybride Events das neue Mittelmaß zwischen rein virtuellen und komplett physischen Veranstaltungen sind. Doch was genau kann man darunter verstehen und wie organisiert man solche Messen? Alles rund um die Strategie, Software und Dienstleister hinter hybriden Events liest Du in unserem Whitepaper.

Du willst so viele Teilnehmer:innen wie möglich bei Deinen Events haben, egal an welchem Standort sie stattfinden? Ganz gleich ob die Veranstaltung eine Konferenz, Messe, Vorstandssitzung, Produktpräsentation oder Schulung ist – jedes Format bietet seine eigenen Möglichkeiten für die virtuelle Aufarbeitung der physischen Inhalte. Hybride Events vereinen hier die Vorteile beider Veranstaltung und gelten deswegen als das Beste aus zwei Welten.

DEFINITION HYBRIDE EVENTS

Hybride Events sind die Kombination aus einer physischen Veranstaltung und einem virtuellen Event. Das Ziel ist es, die Informationen, die auf der Messe vermittelt werden, auch einem Publikum zugänglich zu machen, das nicht vor Ort sein kann. Potenzielle Teilnehmer:innen sollten nicht von Hindernissen wie eine begrenzte Anzahl an Tickets oder einem langen Fahrtweg eingeschränkt werden. Darüber hinaus versteht man unter diesen Veranstaltungen aber auch nicht nur ein simples Zur-Verfügung-Stellen der Messeinhalte online, denn die Online-Teilnehmer:innen sind mehr als nur Beobachter:innen. Bei hybriden Events sind sie genauso ein aktiver Teil der Veranstaltung wie die Besucher:innen vor Ort.

Vor- und Nachtteile von hybriden Events

Welche Vorteile bringen hybride Veranstaltungen mit sich? Und mit welchen Herausforderungen muss man rechnen? Hier sind die wichtigsten Vor- und Nachteile von hybriden Events:

Vorteile:

Größere Reichweite: Keine Beschränkungen bei Besucher:innen- oder Ausstellerzahlen.
Gesenkte Reisekosten: Teilnehmer:innen sparen sich Anreise und Verpflegung vor Ort.
Räumlichkeiten spielen geringere Rolle: Es müssen nicht mehr riesige Hallen gebucht werden, sondern kleinere Veranstaltungsorte werden interessanter.
Kostensenkung bei Veranstaltern: Kleinere Räume bedeuten auch insgesamt weniger Ausgaben.
Aufzeichnung wiederverwendbar: Das Material kann auch nach den Messetagen verwendet werden.
Vorteile im Bezug auf Nachhaltigkeit & Umwelt: Weniger CO2-Emissionen durch kleinere Präsenz-Veranstaltung.

Nachteile:

Investitionskosten: Zu Beginn müssen Software und Hardware erworben werden.
Zusätzliches Personal: Damit die Übertragung online funktioniert braucht es geschulte Mitarbeiter:innen.
Höherer Arbeitsaufwand: Effektiv müssen Veranstalter zwei Events organisieren.

Erste erfolgreiche Umsetzungen

Bei der DMEXCO 2023 wurden virtuelle Elemente in den physischen Messealltag integriert. Noch nicht ganz als hybrides Event klassifizierbar hat sie dennoch Online-Komponenten genutzt, um das Offline-Erlebnis zu bereichern. So konnte z.B. durch die DMEXCO App das Networking neue Dimensionen annehmen. Man wurde schnell vernetzt, hat direkt alle Kontaktdaten ausgetauscht und konnte später dann auf die persönliche Verbindung im Netz aufbauen. Auch wurden die Vorträge online zur Verfügung gestellt, sodass man auch virtuell an den Masterclasses und Präsentationen teilnehmen konnte. Dieses Format ist eine Variante von vielen und muss auf das Event individuell angepasst werden. Die Messe kann definitiv als erster Schritt in Richtung eines hybriden Events klassifiziert werden.

Herausforderungen

Ein hybrides Event ist nicht gleichzusetzen mit einem einfachen Livestream einer physischen Messe. Man muss Anreize für die Teilnehmer:innen zuhause schaffen, um die ungeteilte Aufmerksamkeit zu bekommen. In der heutigen Zeit sind wir schnell abgelenkt, deswegen sollten die Zuschauer:innen aktiv eingebunden werden. Trotzdem muss man als Veranstalter auch darauf achten, dass der virtuelle Teil das physische Event nicht einschränkt. Die Besucher:innen vor Ort sollten sich auf keinen Fall von den Kameras gestört fühlen. Hierfür ist es notwendig schon im Voraus Hardware und Software zu testen, damit mögliche Störfaktoren beseitig werden können. Die Planung ist bei hybriden Events, mehr noch als schon bei normalen Messen, das A und O.

Fazit

Hybride Events bieten großartige neue Möglichkeiten. Da diese Art von Veranstaltung noch ganz am Anfang steht, können Unternehmen ihren eigenen Touch einbringen. Die unbegrenzte Anzahl an Teilnehmer:innen und Innovationen im technischen Bereich ermöglichen es, dass man ein spannendes Erlebnis offline wie online schaffen kann. Die Bedeutung von hybriden Events wird in Zukunft nur zunehmen, deswegen ist es ratsam sich so früh wie möglich mit diesem Themenbereich zu beschäftigen.